¿Qué son los comprobantes de diario? – Definición y ejemplos

Publicado el 14 septiembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Definición

Parece que su empresa está perdiendo efectivo. Parece que todo el mundo está pidiendo nuevo inventario, nuevos equipos e incluso más suministros. Las notas adhesivas y los litros están esparcidos por toda la oficina. Decides trazar la línea cuando alguien ordenó un televisor de pantalla grande para la cafetería sin tu aprobación. Un consultor contable le aconsejó que iniciara un sistema de cupones para poner fin al gasto desenfrenado. El objetivo de un sistema de vales es simplemente controlar los gastos asegurándose de que estén debidamente planificados y aprobados. Establece un procedimiento para aprobar, registrar y pagar las obligaciones de la empresa.

Características clave

Hay varias características clave de cualquier sistema de cupones:

  • Se establecen procedimientos estándar para cada transacción. Si alguien desea realizar una compra, se deben seguir los procedimientos estándar.
  • Solo el personal autorizado puede iniciar transacciones de compra. Los gerentes de departamento no pueden realizar pedidos directamente a los proveedores. Deben pasar por el departamento de compras.
  • Cada persona está limitada al tipo de compra que puede iniciar. Por ejemplo, solo el gerente de operaciones puede iniciar compras de inventario y solo el gerente de instalaciones puede iniciar compras de mobiliario de oficina.
  • Hay una adecuada segregación de funciones. Un departamento puede originar una solicitud, el departamento de compras buscará y realizará el pedido, el departamento de recepción registrará la llegada del artículo comprado y el departamento de contabilidad pagará la obligación.

El proceso de documentación debe fluir libremente entre todos estos departamentos para que el sistema de comprobantes funcione. Estos documentos se acumulan en un solo lugar, llamado bono . Puede pensar en un vale como una carpeta de archivos donde se almacenan todos los documentos. En el mundo cada vez más digital de hoy en día, el vale puede ser una carpeta virtual sin que se genere documentación en papel.

La solicitud de compra

Con un sistema de comprobantes implementado, el proceso de compra lo inicia la administración del departamento correspondiente que prepara una solicitud de compra . La solicitud enumera los artículos que se comprarán, la fecha en que se necesitan y las especificaciones adicionales pertinentes. Este documento se envía al departamento de compras y al departamento de contabilidad. El departamento de contabilidad abre un comprobante para la solicitud y le da al comprobante un número de identificación único.

Documentación posterior

Mientras tanto, el departamento de compras verifica que la solicitud haya sido aprobada por la persona adecuada y que el monto del pedido esté dentro de la autoridad del aprobador. Si la solicitud no se aprueba correctamente, se enviará de vuelta al gerente del departamento. Después de obtener la autorización adecuada, el departamento de compras emitirá una orden de compra al proveedor. Este documento autoriza al proveedor a enviar los artículos pedidos. Después del envío, el proveedor prepara una factura o factura que se envía al comprador. Cuando la mercancía es recibida por el comprador, su departamento de recepción emitirá un informe de recepción.. El “receptor”, como se le conoce a menudo, proporcionará un recuento de los artículos recibidos y otros detalles pertinentes, como la fecha en que se recibieron los artículos y si hubo algún daño aparente en la mercancía.

El Departamento de Contabilidad

Se envían copias de todos los documentos generados en el camino al departamento de contabilidad, donde se guardan en el comprobante. Una vez recibida la factura en contabilidad, todos los documentos coinciden. La solicitud, la orden de compra, el informe de recepción y la factura se comparan para ver si hubo la aprobación adecuada y se recibió la cantidad correcta de bienes. Se investigan las discrepancias. Una vez que se hayan resuelto todas las discrepancias, el departamento de contabilidad generará una autorización de cheque. La autorización del cheque a menudo viene en forma de una lista de verificación, donde el departamento de contabilidad y los otros departamentos indicarán que han realizado los procedimientos de verificación apropiados y aceptan que se puede realizar el pago. Estos procedimientos de verificación incluyen pasos tales como que el departamento de origen verifique que haya recibido los bienes apropiados y que no estén dañados.

El bono completo

Al recibir todas las aprobaciones, el cupón está completo. No solo sirve para documentar completamente el proceso, sino que sirve como documentación para que el departamento de contabilidad registre un pasivo por la obligación en la que ha incurrido la empresa. También es la aprobación para el pago del pasivo en la fecha apropiada. El comprobante completo se archiva para referencia futura y se ingresa en el registro de comprobantes , un diario especial. El sistema de cupones que se analiza aquí es un ejemplo típico de un sistema que:

  • Reduce la posibilidad de error
  • Prácticamente elimina la posibilidad de fraude a menos que exista una colusión generalizada
  • Garantiza que solo se realicen compras autorizadas, controlando así la rentabilidad y el flujo de caja

Resumen de la lección

Un sistema de comprobantes controla los desembolsos de efectivo y se asegura de que todas las obligaciones hayan sido aprobadas adecuadamente. Solo el personal designado puede emitir solicitudes de compra y dentro de ciertas limitaciones de gastos. El departamento de compras obtendrá los artículos y emitirá una orden de compra al proveedor. Cuando el vendedor envía la mercancía, enviará una factura al comprador. A medida que se reciben las mercancías, un informe de recepciónse genera, notificando a todos en la empresa que la mercancía ha llegado. Estos documentos se cotejan en el departamento de contabilidad y se obtiene la aprobación final de los departamentos involucrados. Este sistema reduce el error y la posibilidad de fraude. También conserva el efectivo al reducir las compras innecesarias.

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