foto perfil

Realización de conferencias de salida del trabajo de auditoría interna

Publicado el 18 septiembre, 2020

Finalización de la auditoría

A lo largo de un trabajo de auditoría, el informe de auditoría se considera el producto final. Hay una buena razón para esto: un informe de auditoría a menudo termina en los escritorios de la alta gerencia, en paquetes de reuniones para la Junta Directiva y, ocasionalmente, en un periódico y como evidencia en un caso judicial. Pero, un elemento crítico de contexto y apoyo para el informe de auditoría es la conferencia de salida. La conferencia de salida es la reunión al final de un trabajo de auditoría donde los auditores y el cliente se reúnen para discutir los hallazgos de la auditoría y las recomendaciones del informe.

Preparación para la conferencia de salida

La forma más eficaz de prepararse para la conferencia final es desarrollar una agenda que siga el flujo de su informe de auditoría. El informe de auditoría debe presentar el motivo de la auditoría, describir los objetivos del trabajo, el alcance, las pruebas de auditoría y los análisis que se llevaron a cabo, y cerrar con hallazgos y recomendaciones. También es una forma lógica y sencilla de cerrar verbalmente la auditoría.

Pregúntele a cualquier auditor que haya realizado una conferencia final sin compartir primero el informe preliminar con el cliente y ellos le dirán: ¡comparta primero el informe de auditoría con el cliente! Una forma infalible de descarrilar una conferencia de salida es hacer que un cliente se sorprenda y se ponga a la defensiva frente a sus gerentes.

Cuando comparta el informe de auditoría con su cliente antes de la conferencia final, probablemente resolverá algunos problemas que pueden ser hallazgos verbales en lugar de hallazgos de auditoría. Los hallazgos verbales son excepciones o problemas observados durante la auditoría que deben comunicarse a la gerencia, pero que no justifican una recomendación por escrito.

La conferencia de salida es el mejor momento para compartir los hallazgos verbales con el cliente, por dos razones. Primero, debido a que es parte de la discusión en torno al informe final, es más probable que el cliente recuerde la discusión como parte de esta reunión, en lugar de una mención casual durante la auditoría. En segundo lugar, el gerente del cliente está presente, por lo que hay una mayor responsabilidad para abordar los hallazgos verbales.

Realización de la conferencia de salida


Realización de una conferencia de salida
nulo

La conferencia de salida debe incluir a los auditores que llevaron a cabo el trabajo, los clientes involucrados y al menos un nivel de administración por encima del cliente. Si no se gestiona bien, esto puede crear una dinámica incómoda: puede parecer que los auditores están “acusando” al cliente, con el jefe del cliente en la sala. Esta es la razón por la que es tan importante mantener al cliente al tanto de cómo avanza la auditoría y de las recomendaciones que se harán. Luego, el cliente puede compartir eso con su gerente, por lo que nada en la conferencia de salida (o informe) es una sorpresa.

Una conferencia de salida tiene tres propósitos principales: confirmar la precisión, resolver cualquier problema y generar compromiso. Si hay algún malentendido que haya afectado el resultado de la auditoría, es fundamental identificarlo antes de que el informe de auditoría se envíe a la distribución final. Hablar del informe en una conferencia de salida hace esto. De manera similar, si la gerencia quiere discutir cualquier parte de la auditoría, la conferencia final es un momento para discutir sus preguntas y resolver cualquier problema que puedan tener.

Finalmente, el objetivo principal de un trabajo de auditoría no es producir un informe final; El objetivo principal de cualquier auditoría debería ser instigar un cambio positivo en la organización. Esto solo se hace si la administración se compromete a abordar los hallazgos y recomendaciones en el informe de auditoría. La conferencia de salida es una oportunidad para que el cliente y el auditor discutan la auditoría y para que la administración confirme su compromiso, frente a sus gerentes y auditores, de implementar las recomendaciones del informe.

Al igual que durante la auditoría, la variación del alcance puede amenazar una conferencia de salida exitosa. La filtración del alcance ocurre cuando una auditoría va más allá de los objetivos originales, ya sea que se trate de otros procesos, entidades, períodos de tiempo o iniciativas. Al discutir los hallazgos de una auditoría, puede ser tentador intentar fortalecer la posición del auditor al mencionar otras debilidades observadas durante la auditoría, incluso si están más allá del alcance.

Del mismo modo, si el cliente se pone a la defensiva, es posible que desee mencionar ejemplos de lo que está haciendo bien o incluso de auditorías anteriores mal realizadas. Una de las cosas más importantes que debe recordar durante una conferencia final es permanecer en el tema confiando en los datos y análisis de la auditoría, ¡y no permita que la reunión se emocione!

Resumen de la lección

Si bien el informe de auditoría escrito puede ser el resultado duradero de un trabajo de auditoría, la conferencia de salida puede ser un factor determinante del éxito de la auditoría. Tener esta oportunidad de visitar al cliente es una excelente oportunidad para revisar la auditoría, compartir los hallazgos verbales y recibir cualquier comentario de la gerencia.

Una conferencia de salida tiene tres objetivos principales: confirmar la precisión, resolver problemas y generar compromiso. Esta es la mejor oportunidad que tiene el auditor para lograr estos objetivos con el cliente, ya que su enfoque está en la auditoría y su gerente está presente. Una conferencia de salida bien planificada, utilizando la estructura del informe de auditoría como agenda y centrando la discusión en los datos y análisis de la auditoría, puede ayudar a asegurar un cierre exitoso del compromiso.

Articulos relacionados