Recuento de inventario: procesos y métodos

Publicado el 6 septiembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Inventario definido

¿Puedes contar? Si respondió que sí, ¿adivinen qué? ¡Ya domina la mayor parte de realizar un recuento de inventario físico! Lo primero que necesito hacer es explicarles exactamente de qué estoy hablando cuando utilizo el término inventario. El inventario son los artículos disponibles que se consideran activos para una empresa y se utilizan para generar ingresos.

¿Por qué hacer un inventario?

Hacer un inventario realmente es un trabajo que consume mucho tiempo, entonces, ¿por qué hacerlo? ¿Es realmente tan importante? ¡Ciertamente lo es! El inventario es un activo. Un activo es algo que posee una empresa que tiene valor y se puede utilizar para generar ingresos. Si la cantidad de inventario que tiene una empresa es incorrecta, entonces la cantidad total de activos que tiene la empresa también será incorrecta, al igual que la cantidad total de ingresos que una empresa reporta en sus estados financieros.

El inventario que está sobrevalorado , lo que significa que la cantidad de inventario informado es más de lo que está realmente disponible, resulta en una sobrevaloración de los ingresos netos. El ingreso neto es la cantidad de dinero que una empresa ganó en un período de tiempo determinado después de que se hayan deducido todos los gastos. Si se exageran los ingresos netos, entonces parece que la empresa ganó más dinero del que realmente hizo.

Por otro lado, si el inventario está subestimado , lo que significa que la cantidad de inventario que se informa es menor que lo que realmente está disponible, entonces los ingresos netos también se subestiman. Esto significa que parece que la empresa gana menos dinero de lo que realmente hizo. Para garantizar la precisión en el inventario, se debe realizar un recuento físico del inventario.

Cómo hacer un inventario

La planificación es la clave número uno para el éxito cuando se trata de hacer un inventario, pero ¿qué planifica exactamente? Varias cosas. Lo primero que debe hacer al prepararse para un recuento de inventario es asegurarse de obtener una vista previa del inventario o revisar los informes de lo que se supone que hay en el inventario. La mayoría de las empresas tienen un sistema de inventario automatizado que permite a los usuarios ver lo que la computadora dice que hay en el inventario. Incluso si una empresa no tiene un sistema automatizado, hay registros de lo que se supone que debe estar en su inventario.

Después de revisar lo que debería estar en el inventario, la gerencia debe asegurarse de que se produzca la agrupación. Agrupar significa que todas las categorías de elementos se agrupan en su ubicación adecuada. Por ejemplo, en una tienda de ropa, todas las camisas de manga corta deben agruparse por fabricante, tamaño y color. Lo mismo es cierto para cualquier otro artículo que lleve la tienda. Hacer esto antes del proceso real de recuento de inventario ayuda a garantizar que todo se cuente con la mayor precisión posible.

Una vez hecho esto, es hora de crear equipos de conteo y listas de conteo. Los equipos de conteo son aquellas personas que contarán elementos específicos, mientras que las listas de conteo son los elementos que se contarán. Saber quién está contando qué permite a la administración hacer un seguimiento de la responsabilidad de los números entregados y evita que los contadores realicen conteos redundantes en los mismos artículos. También permite a los miembros del equipo de conteo saber qué se supone que deben contar.

Otro paso importante en el proceso de recuento de inventario es asegurarse de detener la entrada de datos . Esto significa que todas las transacciones relacionadas con el inventario se detienen durante el proceso de inventario. ¿Qué quiero decir con eso? Bueno, si va a contar el inventario en una fecha específica, y ese recuento se compara con lo que se cree que está en el inventario en esa fecha, entonces no es necesario que se realicen ajustes de inventario. Los ajustes de inventario son adiciones o sustracciones al inventario.

En este punto, la etapa de planificación está completa y puede comenzar el recuento físico real del inventario.

Inventario incorrecto

Entonces, ¿cómo es exactamente que una declaración incorrecta de inventario causa que los ingresos netos sean incorrectos? Para calcular la utilidad neta, hay varias variables que se consideran. La fórmula básica establece que:

Ingresos netos = Ventas – Costo de bienes vendidos – Gastos operativos + Otros ingresos – Otros gastos

El componente de la fórmula en el que nos centraremos en esta lección es el costo de los bienes vendidos , la cantidad en dólares que los artículos vendidos durante un período de tiempo específico para generar ingresos le cuestan a la empresa. Esta cantidad podría calcularse utilizando el costo total de cada artículo específico vendido, pero sería un proyecto que consumiría mucho tiempo. En cambio, la cantidad se calcula sumando el costo total de las nuevas compras al valor informado del inventario inicial y restando el valor del inventario final informado al final del período. Si el valor de inventario informado es incorrecto, entonces el valor del costo de los bienes vendidos será incorrecto, lo que hará que el ingreso neto sea incorrecto.

Resumen de la lección

El inventario son los artículos disponibles que se consideran activos para una empresa y se utilizan para generar ingresos.

Hay cinco pasos básicos en el proceso de planificación:

  • Obtener una vista previa del inventario significa revisar los informes de lo que se supone que hay en el inventario
  • Agrupar el inventario significa que todas las categorías de artículos se agrupan en su ubicación adecuada.
  • Los equipos de conteo son aquellos empleados que contarán artículos específicos.
  • Detener la entrada de datos significa que todas las transacciones relacionadas con el inventario se detienen durante el proceso de inventario.
  • Los ajustes de inventario , que son adiciones o sustracciones al inventario, aseguran que el inventario en las listas de conteo sea lo más preciso posible.

Inventario exagerado , lo que significa que la cantidad de inventario informado es más de lo que está realmente disponible, así como inventario subestimado , lo que significa que la cantidad de inventario informado es menor que lo que está realmente disponible, ambos tienen efectos en los ingresos netos de un negocio.

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