Registro de devoluciones de compras departamentales y pagos en efectivo

Usar un diario de compras

The Clothing Emporium tiene departamentos para mujeres, hombres y niños y compra su inventario a varios proveedores diferentes. La propietaria de la tienda, la Sra. I. Sell, ha notado que la cantidad de artículos comprados que se han devuelto a los proveedores ha aumentado de manera constante durante los últimos seis meses. Ella está buscando una manera de rastrear con qué proveedores tiene problemas la tienda y se pregunta cómo los artículos devueltos afectan la cantidad de dinero que paga por la mercancía.

Cuando se compra un artículo, se registra en un diario de compras. En un sistema de contabilidad departamental, también se identifica el departamento que realizó la compra. El diario de compras incluye la siguiente información:

• Fecha
• Nombre del proveedor
• Número de factura
• Monto total adeudado y monto por departamento
• Departamento que realizó la compra

Entrada de diario para registrar compras

Una vez que se ha registrado la información financiera en el diario de compras, se debe completar un asiento de diario para que la información se lleve al libro mayor de la empresa. Una entrada de diario es un método para registrar una transacción en los registros contables de la empresa. El libro mayor representa las cuentas y los saldos de todas las cuentas que tiene una empresa. Una vez que la información se ha registrado en el libro mayor, se pueden generar los estados financieros de la empresa. Supongamos que el Clothing Emporium compró $ 2,500 de inventario para el departamento de niños de Cute Kids Company el 3 de mayo en la factura n. ° 16-495. La entrada del diario sería esta:

Observe cómo se identificó al departamento de niños como el comprador de esta mercancía. El registro de las compras por departamento permitirá a la Sra. I. Sell calcular fácilmente cuánto compró cada departamento.

Devoluciones de compra

¿Alguna vez ha comprado algo solo para llevarlo a casa y se da cuenta de que estaba dañado o del color o tamaño incorrecto? A las empresas les ocurre lo mismo y ellas también tienen que devolver la mercancía por distintos motivos. Cuando se devuelve la mercancía, es necesario que se lleve a cabo la contabilidad para registrar la devolución. Supongamos que el gerente del departamento de niños notó que parte de la ropa recibida de Cute Kids Company estaba dañada. Al momento de la devolución de la mercancía, el proveedor generará un papeleo conocido como nota de débito , reconociendo la devolución e incluyendo la siguiente información:

• Nombre del proveedor
• Nombre de la empresa que devolvió la mercancía
• Un número de nota de débito
• Fecha
• Cantidad devuelta
• Número de pieza o artículo de la mercancía devuelta
• Importe de la devolución

El departamento de contabilidad utiliza la información del memorando de débito para registrar un asiento de diario. Supongamos que el memorando de débito recibido de Cute Kids Company contenía la siguiente información:

• Fecha: 10 de mayo
• Memorando de débito # DM16-127
• Cantidad – 20
• Artículo – Vestidos de niña (artículo # S-75)
• Monto – $ 550

The Clothing Emporium haría la siguiente entrada en el diario cuando reciba el memorando de débito:

Esta entrada de diario reduce la cantidad que The Clothing Emporium debe a Cute Kids Company, y también reduce la cantidad de la compra original, ya que The Clothing Emporium tiene menos inventario de Cute Kids Company.

Tenga en cuenta que The Clothing Emporium no usó la cuenta de compras para registrar la devolución, sino la cuenta de devoluciones de compras y descuentos. La cuenta de devoluciones y bonificaciones de compras es una contracuenta de la cuenta de compras y reduce el monto total de las compras. Una contra cuentaes una cuenta que tiene un saldo opuesto a su cuenta relacionada y está destinada a reducir su saldo general. El beneficio de usar una cuenta separada de devoluciones y asignaciones de compras en lugar de simplemente usar la cuenta de compras es que la Sra. I. Sell podría identificar fácilmente la cantidad de devoluciones de cada departamento. Si la Sra. I. Sell sospecha que hay problemas de calidad con un proveedor en particular, puede analizar las devoluciones en la cuenta de devoluciones de compra y bonificaciones en lugar de tener que analizar toda la actividad registrada en la cuenta de compras.

Pagos en efectivo

La mayoría de las compras se realizan a cuenta, lo que significa que la empresa que realiza la compra suele tener entre 30 y 60 días para pagar el importe pendiente al proveedor antes de que se apliquen los intereses. Si la mercancía ha sido devuelta, se le adeudará menos dinero al proveedor cuando llegue el momento del pago. Supongamos que The Clothing Emporium paga la cantidad pendiente a Cute Kids Company el 20 de junio. El asiento de diario para registrar el pago sería este:

La entrada del diario muestra que cuando The Clothing Emporium pagó el monto pendiente adeudado a Cute Kids Company el 20 de junio, pagó $ 1,950, que es el monto original de la compra ($ 2,500) menos los productos devueltos ($ 550).

Resumen de la lección

Cuando se compra un artículo, se registra en el diario de compras . Se requiere una entrada de diario para obtener los detalles de la compra en el libro mayor de la empresa . En un sistema departamental, el departamento que realizó la compra se incluye en el asiento de diario, lo que permite realizar un seguimiento de las compras por departamento. También se requiere contabilidad cuando se devuelven bienes y la información para el asiento de diario se obtiene del memorando de débito emitido por el proveedor. Las devoluciones de mercadería se registran en la cuenta de devoluciones de compra y desgravaciones.por departamento. El uso de una cuenta separada de devoluciones y asignaciones permite a la gerencia identificar la cantidad de devoluciones por departamento, así como los posibles problemas de calidad con los proveedores de manera oportuna.