Seguimiento de los elementos de la propuesta de marketing: programas y sistemas

La necesidad de realizar un seguimiento de las propuestas de marketing

Un presupuesto de marketing define la cantidad de dinero asignada para lograr los objetivos de marketing de una organización. Como tal, los líderes deben considerar cuidadosamente todas las iniciativas propuestas para garantizar que el presupuesto de marketing esté comprometido con las propuestas más efectivas y prometedoras. Para el remitente, esto requiere un sistema para rastrear cada elemento de la propuesta para asegurar que la propuesta se complete de manera oportuna. Para el revisor, esto requiere un proceso y un sistema para rastrear y revisar las propuestas enviadas. Una vez que se acepta la propuesta más óptima, es importante realizar o asistir a una sesión informativa posterior a la adjudicación para garantizar una mejora continua en la calidad de las propuestas que se enviarán en el futuro.

Conoce a John. A John le gustaría presentar una propuesta para un nuevo programa de marketing que lograría el objetivo de la empresa de aumentar los ingresos de su nueva línea de productos. Consideró comprar un sistema de software de seguimiento para rastrear los elementos de la propuesta. Pero debido a las limitaciones presupuestarias, no pudo. Por tanto, decidió utilizar Microsoft Excel. John revisó los requisitos de la propuesta y creó una lista de verificación de cada elemento.

Elementos de la propuesta de marketing

Los elementos requeridos de la propuesta de marketing son los siguientes:

Objetivo de marketing: la propuesta debe articular claramente el objetivo que se propone alcanzar.

Segmentación: la propuesta debe especificar las audiencias objetivo para las tácticas de marketing descritas en el plan propuesto.

Enfoque por segmento: para cada segmento al que se dirige, la propuesta debe contener un mensaje enfocado.

Análisis competitivo: La propuesta debe transmitir los resultados del análisis de ofertas competitivas.

Propuesta de Valor Diferenciado: La propuesta debe describir claramente el valor que se establecerá si se implementa la propuesta. También debe indicarse la forma en que este valor diferenciará a la organización de sus competidores.

Plan táctico y cronograma: Las acciones específicas y el cronograma asociado deben detallarse en la propuesta.

Presupuesto: La propuesta debe indicar el financiamiento necesario para llevar a cabo el plan táctico dentro del cronograma definido.

Seguimiento a través de Microsoft Excel

John abrió un archivo de Microsoft Excel y enumeró cada elemento requerido en la primera columna del lado izquierdo de la hoja de cálculo. Luego, John revisó la fecha límite de presentación y determinó el tiempo necesario para cumplir con cada elemento de la propuesta. Estableció los plazos correspondientes para cada elemento y enumeró el plazo en la siguiente columna. La siguiente columna de la hoja de cálculo se utilizó para registrar la fecha de finalización de cada elemento de la propuesta. John agregó una fórmula para mostrar condicionalmente los plazos en colores para indicar si están a tiempo o tarde. Si John hubiera delegado ciertos elementos de la propuesta a otros para su finalización, habría necesitado incluir un plan de comunicación para asegurarse de que todas las partes interesadas clave recordaran sus tareas requeridas y los plazos asociados. Debido a la constante supervisión y seguimiento de John, pudo completar la propuesta antes de la fecha límite. Luego, John se tomó el tiempo suficiente para revisar la propuesta completa antes de enviarla a las personas adecuadas para su aprobación. Una vez aprobada, John presentó la propuesta.

John agregó una fórmula para mostrar condicionalmente los plazos en colores para indicar si están a tiempo o tarde.

Seguimiento de envíos de propuestas

Cuando la propuesta de John fue recibida por el comité de selección, se ingresó en un sistema de seguimiento para las revisiones de la propuesta. El comité de selección tenía un sistema para rastrear y evaluar las propuestas en base a los criterios prescritos. Este sistema se creó determinando qué estados de las propuestas eran importantes para quienes presentaban propuestas y para el comité. El sistema de seguimiento toma nota de las siguientes tres etapas dentro del proceso de selección de propuestas: propuesta recibida, en revisión y decisión alcanzada. John pudo acceder al sistema de seguimiento de propuestas para ver el progreso del proceso de selección.

Informe posterior a la adjudicación

Desafortunadamente, John recibió una notificación de la decisión final; su propuesta no fue aceptada esta vez. Deseoso de mejorar sus presentaciones de propuestas para su consideración futura, John presentó una solicitud por escrito para un informe posterior a la adjudicación dos días después de recibir la notificación de la decisión. En general, la solicitud por escrito de una sesión informativa debe enviarse dentro de los tres días posteriores a la notificación de la decisión. Una sesión informativa posterior a la adjudicación es una oportunidad para que quienes enviaron propuestas obtengan información sobre los criterios de selección y las oportunidades para mejorar las presentaciones de propuestas futuras. La sesión informativa se programó tres días después. Durante el informe posterior a la adjudicación, el representante del comité revisó la calificación de los criterios críticos dentro de la propuesta. El representante también informó a John sobre cómo se clasificó su propuesta entre las otras propuestas que fueron evaluadas. Las fortalezas y debilidades de la propuesta de John también se discutieron abiertamente en esta sesión. Luego, el representante especificó los criterios sobre los cuales se tomó la decisión final y el fundamento utilizado para tomar la decisión. Luego concluyó la sesión informativa.

Armado con la información que aprendió de la sesión informativa posterior a la adjudicación, John está ahora preparado para optimizar el proceso y el sistema de desarrollo de su propuesta. John espera con entusiasmo presentar su próxima propuesta, ya que busca participar en la visión y los objetivos de la organización.

Resumen de la lección

Cada elemento dentro de una propuesta de marketing es importante. Por lo tanto, es imperativo que estos elementos se rastreen adecuadamente. El propósito del seguimiento de propuestas es doble. Uno de los objetivos es garantizar que las propuestas se envíen antes de la fecha límite. Al mismo tiempo, también debe dedicar el tiempo adecuado a cada elemento para crear una propuesta de la que pueda estar orgulloso de presentar. También es importante tener en cuenta que el proceso no termina con la presentación de la propuesta, ni siquiera con la notificación de la decisión de la propuesta. El informe posterior a la adjudicación es un foro adicional para aprender y mejorar para futuras presentaciones de propuestas.