Seguimiento y respuesta a la exposición al riesgo en la gestión de proyectos

Factores de riesgo en la gestión de proyectos

¿Crees que has creado el calendario de proyectos perfecto? Algunos de los proyectos planificados más cuidadosamente y estratégicamente pueden convertirse en grandes dolores de cabeza muy rápidamente. Es posible que los recursos originalmente planeados para su uso ya no estén disponibles, que se produzcan retrasos en la producción o la entrega, o que un empleado o miembro del equipo renuncie. A medida que el proyecto comienza, existe la posibilidad de que su finalización no se realice según lo programado originalmente; siempre es posible un cambio en el curso de las actividades y / o los recursos que se utilizan.

Estos eventos incontrolables se denominan riesgos. Un riesgo es la posibilidad de pérdida o lesión. El director del proyecto debe prepararse de antemano para los riesgos y tener un plan establecido para identificar, responder y controlar la exposición del proyecto a estos factores. Este plan se conoce como plan de gestión de riesgos .

Desarrollar un plan de gestión de riesgos

Un plan de gestión de riesgos es una guía para identificar y responder a los factores de riesgo que podrían afectar la finalización oportuna y eficiente de un proyecto. La gestión de riesgos tiene como objetivo evitar que el proyecto se desvíe por completo debido a eventos inesperados. Hay cinco elementos de un plan de gestión de riesgos: identificar riesgos y consecuencias, evaluar la probabilidad, evaluar el impacto, priorizar el riesgo y mitigar y responder.

Identificar riesgos y consecuencias

Este paso requiere una lluvia de ideas y una visión de futuro. Los jefes de proyecto deben examinar cada actividad y recurso necesarios para completar el proyecto. También deben considerar todos los posibles eventos que podrían afectar la finalización de las actividades y el proyecto en su conjunto. ¿Cuáles son los recursos que se utilizan? ¿Dónde se fabrican y cómo se entregan? ¿Cómo se asignan las actividades al equipo? ¿Hay más de un miembro del equipo competente en la realización de la actividad o este recurso humano es limitado? Estas son algunas de las preguntas que desea hacer para identificar los riesgos a los que está expuesto un proyecto. Documente sus hallazgos y agregue información a medida que el proyecto avanza a través del ciclo de vida del proyecto.

Evaluar la probabilidad

Una vez que identifique los riesgos y las consecuencias, piense en las posibilidades de que ocurran. La probabilidad de que ocurra cada riesgo se puede expresar como un porcentaje. Si el proyecto no se ha completado antes, este porcentaje será una estimación informada basada en información ya conocida. Para los proyectos que se han completado antes, el gerente de proyecto debe documentar el número de veces que ocurrió cada evento para establecer una probabilidad más precisa de que ocurra.

Evaluar el impacto

¿Qué pasa si el riesgo realmente ocurre? ¿Cuál es su impacto en la finalización exitosa del proyecto? Este paso le da al gerente del proyecto la oportunidad de considerar los resultados de ciertos eventos o resultados y cómo impactan el proyecto en general. Si hay un retraso en la entrega de un recurso importante, ¿se puede obtener el recurso de una fuente diferente? ¿Cuánto tiempo más tardará el recurso en llegar desde la fuente alternativa? Si un empleado clave se enferma, ¿otro empleado puede desempeñarse con la misma eficacia? ¿O habrá que suspender la actividad hasta que regrese el empleado? Desarrolle una escala del uno al 10; Poner un valor numérico en el impacto le ayudará a analizar y evaluar el impacto que cada riesgo potencial tendrá en el proyecto.

Priorizar el riesgo

Ahora que ha evaluado la probabilidad y el impacto de cada factor de riesgo, priorice cada uno de los más probables con mayor impacto a los menos probables con el menor impacto. Esto le da al director del proyecto una idea de qué factores de riesgo planificar en orden de importancia. Los factores de riesgo que tienen más probabilidades de ocurrir y tienen un impacto más perjudicial deben evitarse o mitigarse antes de planificar, desarrollar e implementar cualquier respuesta a los elementos de menor probabilidad / impacto.

Mitigar y responder

Esta sección del plan de gestión de riesgos identifica el proceso y el procedimiento para evitar y mitigar cada factor de riesgo identificado anteriormente en el plan. Debe haber un proceso paso a paso que indique los elementos y las acciones necesarias para responder y mitigar el impacto de cada factor de riesgo.

Resumen de la lección

Hay muy pocos proyectos que se completen exactamente como se planeó sin que ocurran eventos imprevistos. Un director de proyecto eficaz incorpora un plan integral de gestión de riesgos en el plan general del proyecto. Los elementos esenciales de un plan de gestión de riesgos eficaz incluyen la identificación de riesgos y consecuencias, evaluaciones de probabilidad, evaluaciones de impacto, priorización de riesgos y planes para mitigar y responder a cada riesgo.