Rodrigo Ricardo

Sistema de contabilidad manual: definición, ventajas y desventajas

Publicado el 18 septiembre, 2020

¿Qué es la contabilidad manual?

¿Cómo equilibra sus finanzas? ¿Obtienes un lápiz y papel y escribes todo, o usas una computadora? ¿Qué método sería el mejor para ti? Las empresas se hacen la misma pregunta.

Como usted, una empresa tiene la opción de utilizar un sistema de contabilidad manual , manteniendo sus registros financieros a mano. Una empresa también tiene la opción de utilizar un sistema de contabilidad computarizado , manteniendo sus registros financieros con la ayuda de una computadora y un paquete de software. Esta lección se centra en un sistema de contabilidad manual.

¿Quién lo usa y por qué?

Los sistemas de contabilidad manual son los más utilizados por las pequeñas empresas, ya que estos sistemas tienen un costo inicial menor que el software de contabilidad complejo y son relativamente fáciles de usar. Es posible que las empresas nuevas o pequeñas no tengan muchos asientos financieros que realizar y, por lo tanto, sus necesidades contables son simples. Siempre que la persona a cargo de mantener manualmente los registros financieros sepa lo que está haciendo, puede ser tan preciso como un sistema de contabilidad computarizado. Otra ventaja de utilizar un sistema de contabilidad manual es que siempre puede abrir el libro y obtener acceso instantáneo a sus registros. No hay demoras debido a cortes de energía o de Internet, y no hay riesgo de que se piratee información confidencial en línea.

Desventajas

Puede haber muchas desventajas al utilizar un sistema de contabilidad manual. La contabilidad, para cualquier negocio, puede ser una tarea compleja. Un sistema de contabilidad manual requiere que comprenda el proceso de contabilidad de una manera que puede ser innecesaria con un sistema de contabilidad computarizado. Esto puede ser una ventaja o una desventaja, dependiendo de la persona que lleve la contabilidad; a menudo, se necesita un profesional especialmente capacitado para garantizar que la contabilidad se realice correctamente.

Desentrañar la complejidad de sus registros financieros a mano puede llevar mucho tiempo. Dado que la generación de informes lleva tiempo, es posible que esté descuidando otros aspectos del negocio y pierda oportunidades de crecimiento. El error humano también juega un papel en los registros financieros inexactos; La contabilidad manual puede ser tediosa y tediosa, lo que hace que los contables cometan errores. Además, es posible que los registros solo estén disponibles en formato de papel, lo que puede causar problemas si se pierden, son robados o dañados.

Tipos

Muchas cosas deben tenerse en cuenta cuando se trata de la contabilidad: débitos y créditos, facturas de servicios públicos, pago de alquiler, inventario, equipo financiado y pagos mensuales, entre otros. ¿A dónde van todos los datos? Las empresas utilizan uno de los dos tipos de sistemas contables para registrar datos financieros. Se puede utilizar un sistema de entrada única o un sistema de entrada doble .

Un sistema de entrada única, en el que solo se realiza una entrada para cada transacción financiera, es la forma más simple de contabilidad. Este es generalmente un buen método para pequeñas empresas con pocas transacciones y activos. Imagine que es dueño de una pequeña empresa que acaba de comprar un teléfono celular nuevo. Con el sistema de entrada única, registraría la transacción financiera una vez en su libro mayor como un débito de $ 50 con una fecha y una nota de que se gastó en un teléfono celular.

Un sistema de entrada doble es más complejo que el sistema de entrada única y se puede utilizar para cualquier negocio que necesite un análisis financiero más profundo. Registra cada transacción financiera al menos dos veces. Las transacciones financieras deben ingresarse como débito y como crédito. Esto se basa en el principio de dualidad , un concepto contable que reconoce que una transacción financiera tiene más de un impacto.

Por ejemplo, en un sistema de entrada doble, el mismo propietario de la empresa que se indicó anteriormente registraría los $ 50 por un teléfono celular como crédito en la sección de activos de su libro mayor. También se agregaría como un débito en la sección de responsabilidad por el efectivo que gastaron en él. Esta entrada doble permite a las empresas verificar si hay errores, ya que tanto el lado de débito como el de crédito deben equilibrarse.

Resumen de la lección

Revisemos. Hay dos tipos de sistemas contables:

  • Sistema de contabilidad manual : un sistema que se mantiene a mano.
  • Sistema de contabilidad computarizado : un sistema que utiliza la ayuda de computadoras.

Hay dos tipos de entrada en el sistema de contabilidad manual:

  • Sistema de entrada única : un método contable simple utilizado para pequeñas empresas, que registra las transacciones financieras en una sola entrada.
  • Sistema de doble entrada : un método contable complejo basado en el principio de dualidad y utilizado para cualquier negocio que necesite un análisis financiero más preciso. Registra la transacción financiera como débito y crédito.

Las pequeñas empresas tienen más probabilidades que las grandes empresas de utilizar sistemas de contabilidad manual por varias razones:

  • Eficiencia de costo
  • El proceso contable es sencillo
  • Es necesario realizar pocas entradas

Hay varias desventajas de un sistema de contabilidad manual, que incluyen:

  • Pérdida de tiempo
  • Error humano
  • Sin registros de respaldo en caso de pérdida o daño
  • Puede requerir conocimientos especializados para mantener

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