Sistema de gestión de proyectos: definición y ejemplo

¿Qué es un sistema de gestión de proyectos?

La gestión de un proyecto implica muchos aspectos diferentes y muchas cosas que deben ser rastreadas y seguidas. Debe determinar las tareas del proyecto, crear un cronograma, asignar recursos e identificar y realizar un seguimiento de los problemas y riesgos. Esa es solo la punta del iceberg; como director de proyecto, usted es responsable del éxito general de un proyecto. ¿Cómo se puede realizar un seguimiento exitoso de todos esos diferentes aspectos de un proyecto?

Un sistema de gestión de proyectos es un medio de gestionar un proyecto mediante la planificación, organización y gestión de sus diferentes aspectos requeridos. Dependiendo de la sofisticación del sistema de gestión de proyectos, puede incluir:

• Actividades de estimación
• Planificación
• Control de costes y gestión presupuestaria
• Asignación de recursos
• Gestión de la calidad
• Gestión de riesgos
• Cambio de control
• Gestión de la toma de decisiones

Los sistemas de gestión de proyectos se dividen en dos categorías muy amplias: aplicaciones de software generales y aplicaciones de software de gestión de proyectos.

Aplicaciones de software generales

Las aplicaciones de software generales son software que se utilizan para una amplia variedad de tareas, no necesariamente relacionadas con la gestión de proyectos. Ejemplos de aplicaciones de software generales incluyen:

• Hojas de cálculo
• Procesamiento de textos
• Edición de gráficos
• Bases de datos

Si bien las aplicaciones de software generales no están diseñadas específicamente para la gestión de proyectos, pueden ayudar a planificar, organizar y gestionar proyectos. Las hojas de cálculo son el sistema de gestión de proyectos manual más común. Puede crear documentos que sean fáciles de leer y compartir con el equipo del proyecto. Si es necesario, la hoja de cálculo puede protegerse con contraseña para mantener la confidencialidad.

Además, las hojas de cálculo tienen algunas capacidades que son útiles para administrar un proyecto. Puede crear pestañas independientes para los diferentes aspectos del proyecto. Es posible que tenga una pestaña para el cronograma, una para el plan de comunicación, una para los riesgos identificados, una para los problemas pendientes y otra para el presupuesto. Puede actualizar fácilmente cada sección según sea necesario y compartir todo el libro de trabajo o una pestaña individual según sea necesario. Las hojas de cálculo también pueden contener fórmulas y macros que automatizarán algunas funciones, haciéndolas más fáciles de usar.

El uso de aplicaciones de software generales es una buena opción cuando el proyecto:

• Término corto
• Riesgo bajo
• Sencillo

Teniendo en cuenta este criterio, una hoja de cálculo funcionaría bien para un proyecto como la actualización de firmware probado en una pequeña cantidad de servidores en una sola ubicación. En este proyecto, los riesgos son mínimos porque el firmware se ha probado previamente, hay una pequeña cantidad de servidores para implementar el firmware y el impacto de la falla sería limitado porque es una sola ubicación. Para esto, el cronograma probablemente sería bastante simple y directo con solo unos pocos recursos, y es poco probable que la coordinación y el seguimiento extensos o complicados de otros aspectos del proyecto.

Sin embargo, cuanto más complejo sea el proyecto, más dificultad tendrá para gestionar todos los diferentes aspectos del proyecto. Para ello, una aplicación de software diseñada específicamente para la gestión de proyectos facilitaría su trabajo.

Aplicaciones de software de gestión de proyectos

Las aplicaciones de software específicas para la gestión de proyectos están diseñadas específicamente para la gestión de proyectos y tienen muchas funciones y tareas de gestión de proyectos automatizadas e integradas. Hay muchos, muchos productos de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado hoy en día, con una amplia gama de capacidades. Algunos software se centran estrictamente en el aspecto de programación de la gestión de proyectos, mientras que otros pueden adaptarse al ciclo de vida completo de un proyecto, desde la estimación hasta la facturación a un cliente.

Los sistemas de gestión de proyectos que se centran en la programación le permiten ingresar las tareas del proyecto, el tiempo estimado para completar, las fechas de inicio y finalización y la asignación de recursos. Estos tipos de software generalmente le permiten administrar más de un proyecto en una sola ubicación, en lugar de tener una hoja de cálculo separada para cada proyecto. Además, estos tipos de software de gestión de proyectos generalmente permiten mostrar el cronograma en varios formatos, como diagramas de Gantt o de la técnica de revisión de evaluación de programas (PERT). Tanto los diagramas de Gantt como los de PERT muestran una representación gráfica de un programa que es fácil de entender.

Los sistemas de administración de proyectos que pueden ayudar a administrar el ciclo de vida completo de un proyecto, desde la estimación hasta la facturación, brindan capacidades adicionales para las empresas que brindan servicios de administración de proyectos a otros clientes. Con estas aplicaciones de software más sofisticadas, todo el ciclo de vida del proyecto está en una ubicación y puede ver más fácilmente las relaciones entre los diferentes aspectos del proyecto. Por ejemplo, una tarea que se estimó en 20 horas termina tomando 40 horas, se reflejaría en el presupuesto y en la factura del cliente generada a partir del software.

El uso de aplicaciones de software específicas para la gestión de proyectos es una buena opción cuando el proyecto es o requiere:

• A largo plazo
• Complejo
• Facturación al cliente

Teniendo en cuenta estos criterios, una aplicación de software específica para la gestión de proyectos sería una buena opción para nuestro proyecto de actualización de firmware si se volviera más complicado al usar una versión de firmware menos probada, si se añadieran varios servidores en diferentes ubicaciones o si el impacto de la falla creara un problema. alto riesgo para el cliente.

Resumen de la lección

Los sistemas de gestión de proyectos proporcionan un medio para gestionar un proyecto mediante la planificación, organización y gestión de los diferentes aspectos requeridos de cualquier proyecto. Los sistemas de gestión de proyectos son aplicaciones de software generales o aplicaciones de software específicas de gestión de proyectos.

Los sistemas de gestión de proyectos de aplicaciones de software generales son una buena opción cuando el proyecto es:

• Término corto
• Riesgo bajo
• Sencillo

Las aplicaciones de software específicas de gestión de proyectos son una buena opción cuando el proyecto es o requiere:

• A largo plazo
• Complejo
• Facturación al cliente