Uso del análisis de cambios para perfeccionar las hojas de ruta de la cartera
Análisis del ciclo de vida del cambio
Nick, el administrador de cartera de una tienda minorista, tiene la tarea de revisar el desempeño de su organización. El puesto de Nick requiere que supervise continuamente el desempeño de la cartera y la organización mediante la evaluación de la utilización actual de los recursos de la organización.
El análisis de cambio es el proceso de analizar la necesidad de cambio e implementar esos cambios para mejorar el desempeño de una organización. A través del análisis de cambios, el objetivo de Nick es reasignar los recursos organizacionales para mejorar el desempeño de la cartera. El análisis de cambio organizacional incluiría cambios en los sistemas (cambios en la forma en que se hace algo), creencias (la percepción de los empleados de su trabajo) y comportamientos (cambios en las actitudes de los empleados).
El análisis de cambios puede considerarse un ciclo de vida con las siguientes fases:
- Evaluar la necesidad de cambio
- Definir el cambio
- Analizar el impacto del cambio
- Cree una hoja de ruta para el cambio
- Monitorear el cambio
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Análisis de las fases del cambio
1. Evalúe la necesidad de cambio
Nick se reunió con el equipo de administración para evaluar la necesidad de cambiar la forma en que se asignan los recursos actualmente. Discutieron las razones de un cambio organizacional, cómo la utilización actual de los recursos se vería afectada por el cambio y cómo los recursos se pueden reasignar para promover el crecimiento.
La organización se enfrenta a un desafío ya que existe una distribución desigual de los ingresos y algunos proyectos no cuentan con suficiente personal técnico, mientras que otros proyectos tienen un excedente de financiamiento y recursos. El objetivo del cambio, como lo imaginó Nick, era ayudar a la organización a ser más competitiva y responder mejor a las necesidades de los clientes mediante la asignación eficaz de recursos y estrategias.
2. Definir el cambio
El siguiente paso fue definir el cambio . Nick y su equipo de administración deben comprender qué cambios deben implementarse para cumplir con los objetivos de la organización hacia resultados tangibles e intangibles. Nick organizó reuniones y talleres con los líderes y las partes interesadas con el fin de recopilar información y revisar las prioridades estratégicas de la organización. En particular, quería saber cuál era la visión a largo y corto plazo de la organización.
A través de las reuniones y el taller, Nick recibió aclaraciones sobre los objetivos estratégicos y la visión de futuro de la organización. Confirmó que la visión es compartida por todas las partes interesadas clave y articuló cuál sería el estado futuro de la organización una vez que se implementen los cambios.
3. Análisis del impacto del cambio
Analizar el impacto del cambio fue una fase importante para Nick. Entendió que la iniciativa de cambio no debería ser a una escala mayor de la que la organización puede manejar. Deberían ser realistas sobre cómo se inician y coordinan los cambios específicos. Además, los cambios deben realizarse a un ritmo óptimo para que la organización no se vea afectada negativamente si se implementan todos al mismo tiempo.
Uno de los cambios recomendados fue aumentar el intercambio de recursos en la cartera de las organizaciones. La gerencia también quería estandarizar la estructura de gobierno para que cualquier proyecto nuevo esté alineado con las estrategias organizacionales. Nick enumeró las brechas entre el estado actual y el estado futuro deseado, la cantidad de cambios que deben implementarse y las áreas organizativas que se verán afectadas en el proceso.
4. Cree una hoja de ruta para el cambio
Luego, Nick necesitaba crear una hoja de ruta o un documento que especificara todas las actividades que deberían completarse para ejecutar los cambios. Los cambios se enumeraron y priorizaron en orden de menor impacto a máximo beneficio. Nick definió objetivos específicos para cada paso del proceso de implementación del cambio.
Nick y su equipo de administración discutieron cómo se asignaron los recursos actuales y cómo los cambios en su asignación afectarían el comportamiento de la organización. Para respaldar una transición sin problemas, definieron múltiples puntos de cambio objetivo a lo largo del camino para darle tiempo a la organización para estabilizarlos y mantenerlos.
Por ejemplo, para implementar un nuevo sistema de software, se implementaría en etapas y con puntos de destino definidos: prueba del sistema, determinación de la capacitación y acceso al impacto en el comportamiento del personal. Algunos modelos actuales no podían soportar el estado objetivo deseado, por lo que identificaron métodos mediante los cuales el estado actual podría modificarse para absorber las modificaciones sin impacto negativo.
5 .. Supervisar el cambio
Antes de comenzar a implementar los cambios discutidos, Nick sugirió que sería una buena idea tener un proceso para monitorear el ciclo de vida del cambio . Para cada punto de cambio de objetivo, Nick y su equipo definieron métricas y metas financieras específicas. Revisarían el progreso periódicamente para comprender si los cambios funcionaron como se esperaba o si alguno movió la cartera a una zona de peligro.
También discutieron preguntas que ayudarían a monitorear el impacto de los cambios:
- ¿Los cambios están progresando en la cartera de la organización según lo previsto?
- ¿Se logran los resultados de cada fase del cambio?
- ¿Hay algún cambio organizativo que deba hacerse para adaptarse a los cambios?
- ¿Existen factores externos, como la competencia, que requieran ajustes a los cambios planificados?
Resumen de la lección
El análisis de cambios revisa los objetivos actuales de una organización e implementa cambios para mover la organización hacia un estado objetivo más deseado. Primero, se debe evaluar la necesidad de cambio , incluyendo cómo se verán afectados los recursos actuales. El cambio debe definirse teniendo en cuenta los objetivos estratégicos y las visiones de la organización. El impacto del cambio también debe analizarse para determinar cómo se verán afectados los procesos actuales.
El análisis crea una hoja de ruta para planificar el cambio, que incluye objetivos específicos y puntos objetivo a lo largo del camino. Los cambios realizados deben ser pausados y, si el estado actual de la organización no puede absorber los cambios, los procesos existentes deben modificarse para que pueda hacerlo. Finalmente, una organización debe monitorear los cambios en su progreso y ver si los factores externos requieren ajustes a los cambios planificados.