Rodrigo Ricardo

Wikis colaborativos: uso, ventajas y desafíos

Publicado el 13 noviembre, 2020

Wikis para informes comerciales

La mayoría de la gente está familiarizada con Wikipedia, que es una enciclopedia en línea que tiene una entrada de enciclopedia para cada tema imaginable.

Una wiki en el mundo empresarial es un sitio web orientado a texto que se aloja en una intranet dentro de una empresa que permite a todos los empleados agregar, eliminar, editar, cargar y compartir contenido. La facilidad de uso de un wiki lo convierte en la mejor opción para la colaboración masiva en el lugar de trabajo. Las empresas pueden crear su propia wiki privada y compartirla con sus empleados, clientes o proveedores.

Esta lección le enseñará las ventajas y desventajas de utilizar un wiki para crear informes comerciales. Veamos un ejemplo que involucra Smartly Motorcycles. El equipo de ingeniería de Smartly Motorcycles tiene oficinas ubicadas en los EE. UU. Y Hong Kong. El equipo tiene la tarea de completar un informe sobre el nuevo diseño de su motocicleta el lunes. El equipo ha decidido crear el informe durante el fin de semana a través de una wiki.

Ventajas de los wikis

Los wikis son excelentes para configurar fácilmente una intranet dentro de la empresa. Hay dos formas de establecer una intranet a través de una wiki. Una empresa puede optar por crear su propia wiki, lo que requiere una gran experiencia en tecnología, o utilizar una granja de wiki . Una granja de wiki es un servidor que proporciona las herramientas necesarias para configurar fácilmente una intranet dentro de una empresa.

Una de las principales ventajas de un wiki es que ofrece la posibilidad de colaborar de forma asincrónica o sin limitaciones de tiempo. Los miembros del equipo que trabajan en un informe pueden iniciar sesión y trabajar siempre que puedan. Por ejemplo, el equipo de ingeniería de Smartly tiene miembros ubicados en numerosas zonas horarias. La wiki permite que cada miembro escriba, colabore y edite el informe cuando tenga tiempo disponible.

Los wikis también permiten a las empresas publicar y compartir documentos fácilmente. El equipo de ingeniería principal debe actualizar ciertas oficinas regionales de ingeniería sobre los cambios técnicos en el diseño de la bicicleta antes de que se pueda iniciar el informe. La información se publica y comparte fácilmente para que todos los miembros estén en la misma página.

Otra ventaja de usar una wiki para la redacción de informes es que rastrea el historial de todos los cambios en el informe y cada cambio se actualiza automáticamente con todas las ediciones almacenadas como copias de seguridad. Esto es extremadamente útil en caso de que se cometan errores en el documento y deban restablecerse las revisiones anteriores. Por ejemplo, un miembro del equipo de ingeniería en California no se dio cuenta de que el diseño de la bicicleta se había cambiado para reflejar menos cromo. Ingresó las especificaciones para el informe con información de diseño incorrecta. Una vez que otro gerente se dio cuenta del error, se solucionó fácilmente.

Desventajas de los wikis

Existen algunas desventajas en el uso de un wiki para la redacción de informes comerciales, y uno de los mayores problemas son los posibles problemas de carga de compatibilidad de archivos. Los wikis no pueden cargar archivos muy grandes o complejos. Por ejemplo, el equipo de ingeniería no puede cargar diseños de software específicos de ingeniería en la wiki. Solo pueden preparar resúmenes de sus hallazgos o cambios de diseño.

Otra desventaja es que, dado que muchas personas pueden trabajar simultáneamente en la wiki, existe una mayor posibilidad de errores. Es necesario que haya alguien del equipo a cargo de la wiki para asegurarse de que lo que se carga sea correcto, profesional y valioso. La gerente de la Costa Este del equipo de ingeniería ha estado en la compañía por más tiempo y tiene la mayor experiencia en diseño, por lo que es una excelente monitora wiki para asegurarse de que el informe se complete con la información correcta.

Resumen de la lección

Una wiki en el mundo empresarial es un sitio web orientado a texto que se aloja en una intranet dentro de una empresa que permite a todos los empleados agregar, eliminar, editar, cargar y compartir contenido. Los wikis permiten una fácil colaboración dentro del mundo empresarial. Los wikis son excelentes para configurar fácilmente una intranet dentro de la empresa. Una empresa puede optar por crear su propia wiki o utilizar granjas de wiki para ayudar con el desarrollo general. Los wikis también permiten a las empresas publicar y compartir documentos fácilmente.

Otra ventaja de usar un wiki para la redacción de informes es que rastrea el historial de todos los cambios en el informe, y cada cambio se actualiza automáticamente con todas las ediciones almacenadas como copias de seguridad. Esto es extremadamente útil en caso de que se cometan errores en el documento y deban restablecerse las revisiones anteriores.

Hay algunas desventajas de precaución que los trabajadores deben conocer para poder realizar los ajustes necesarios para que el wiki tenga éxito. Uno de los mayores problemas gira en torno a posibles problemas de carga de compatibilidad de archivos. Ciertos archivos complejos y grandes son difíciles de usar con un formato wiki. Además, existe una gran cantidad de errores posibles para varios participantes en el informe wiki. Debe haber alguien asignado para vigilar la wiki y asegurarse de que toda la información sea correcta.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver la lección, debería poder:

  • Explica qué es una wiki en el mundo empresarial.
  • Enumere las ventajas de una empresa utilizando una wiki
  • Describe algunas de las desventajas de una wiki.

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