Gestión de proyectos: elementos de un proyecto

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único. Recuerde, un proyecto es temporal y crea una entrega única. Por ejemplo, un ejemplo de proyecto sería la construcción de una nueva escuela. Es de naturaleza temporal y tiene un entregable único. Un ejemplo de algo que no es un proyecto es el mantenimiento de una máquina expendedora. No es único, ya que sucederá de forma regular.

Un proyecto requiere que se completen ciertos elementos, que se denominan tareas . Una tarea puede tener numerosas subtareas debajo. Algunas tareas y subtareas están relacionadas o dependen del inicio o finalización de otras tareas, mientras que otras son totalmente independientes.

Etapas

Ahora que sabemos qué es un proyecto, analicemos los elementos que componen el proyecto, también llamados fases o grupos de procesos . Hay cinco fases para cada proyecto. Ellos son: iniciar el proyecto, planificar el proyecto, ejecutar el proyecto, monitorear y controlar el proyecto y cerrar el proyecto. Ahora veremos cada fase.

Inicio y planificación del proyecto

La fase de inicio es donde se autoriza el inicio del proyecto. Dependiendo del proyecto, esta fase también podría referirse a un proyecto en curso que pasa a otra fase. Aquí, se crean los objetivos del proyecto, se comprende y define el alcance del proyecto y se identifican todos los entregables. En el ejemplo de la construcción de una escuela, la fase de iniciación captura, en un nivel alto, detalles como el tamaño de la escuela, el número de aulas, las entradas, la cafetería y los tipos y cantidades de puertas y ventanas. La financiación del proyecto se analiza como un presupuesto general.

Durante la fase de planificación , se crean, revisan y aprueban el plan de gestión del proyecto y los documentos de gestión del proyecto (por ejemplo, cronograma, finanzas, procedimientos, etc.). Estos materiales proporcionan el marco de gestión de proyectos que ayuda a que el proyecto siga avanzando. Una tarea importante durante la fase de planificación es el análisis de riesgos., que cubre los escenarios «qué pasaría si» y explora cómo se mitigarán. El objetivo principal de esta fase es alinear la estrategia y la metodología que permiten al director del proyecto completarlo con éxito. Para nuestra escuela, se desarrolla el horario y se crea una estructura de desglose del trabajo (WBS). Se planifica la carga de recursos; se estiman los materiales; los permisos se redactan, presentan y aprueban; y se adquiere un seguro. Se adoptan métricas como la gestión del valor ganado (EVM). Si la organización utiliza una herramienta de planificación de recursos empresariales (ERP), la ejecución de transacciones permite al director del proyecto obtener información rápidamente.

Ejecución del proyecto

La fase de ejecución es donde el caucho se encuentra con el camino, por así decirlo. Durante la fase de ejecución , el equipo de gestión del proyecto o el líder produce los entregables que se identificaron durante el inicio. Aquí, todos los procesos y la metodología que fueron creados, revisados ​​y aceptados durante la planificación del proyecto se concretan. El director del proyecto se asegura de que se sigan todos los procesos para que los entregables cumplan con las especificaciones del proyecto. Durante esta fase, se consume una gran cantidad del presupuesto.

Monitoreando y controlando

La fase de seguimiento y control puede considerarse como un ciclo de retroalimentación, ya que los procesos y métricas que se describieron en la planificación se utilizan para la evaluación. La supervisión y el control se ejecutan simultáneamente con la ejecución y, en ocasiones, se ejecutan simultáneamente con las fases de planificación y cierre, dependiendo de la duración de las fases de planificación y cierre.

Durante esta fase, el director del proyecto revisa criterios específicos para determinar la salud del proyecto. La salud de un proyecto, como la salud de los seres humanos, se evalúa de acuerdo con el desempeño del proyecto en comparación con una métrica establecida. Si la salud del proyecto no es buena, el director del proyecto puede realizar cambios en los aspectos de la planificación o ejecución que mejorarán la salud del proyecto. Esta fase del proyecto puede continuar incluso después de que el proyecto esté completo.

Durante la construcción de nuestra escuela, el director del proyecto analiza el costo real del proyecto y lo compara con el presupuesto autorizado. El director del proyecto también compara cuánto trabajo se completa en comparación con cómo se ha gastado el dinero.

Cerrar el proyecto

La fase de cierre consta de todos los procesos necesarios para cerrar cada elemento del proyecto. Aquí el cliente acepta formalmente el proyecto, se completa una revisión posterior al proyecto, se compilan las lecciones aprendidas y se almacenan los documentos relevantes. Los elementos clave para cerrar un proyecto son la aceptación del proyecto por parte del cliente y una recopilación de las lecciones aprendidas para compartirlas en proyectos futuros.

Para cerrar nuestro proyecto de construcción de escuelas, el distrito acepta el edificio después de un recorrido. Una vez aceptado por el cliente, se puede cancelar el seguro del proyecto, cerrar los permisos, pagar las facturas y emitir un informe resumido según se requiera.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendió que un proyecto es de naturaleza temporal y crea un entregable único. Los proyectos se componen de tareas o ciertos elementos a completar. Algunos dependen de otros, mientras que otros son elementos independientes. Un proyecto tiene cinco elementos clave, también conocidos como fases o grupos de procesos . La primera fase es de iniciación y es donde se autoriza el proyecto. A continuación, se planifica la creación de un marco de tareas a realizar. Luego viene la ejecución donde se llevan a cabo las tareas. Monitorear y controlar es el ciclo de retroalimentación utilizado para la evaluación, mientras que el cierre final La fase da como resultado la aceptación del proyecto final terminado.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador