Analizar la audiencia y adaptar el mensaje
Uno de los trabajos más abrumadores en el lugar de trabajo es escribir y comunicarse con la audiencia. Para que un mensaje sea eficaz, tiene que ser impactante, claro y fácil de relacionar con la audiencia. En esta lección, cubriremos cómo analizar una audiencia y adaptar el mensaje de la manera más productiva. Veamos un ejemplo que nos ayude.
A Phillip Pill se le acaba de asignar el discurso de apertura de la próxima Reunión Nacional de Ventas en Slim Pharmaceuticals. Phil primero tiene que decidir cuál será el propósito del discurso para crear un mensaje eficaz. Es el vicepresidente de ventas y necesita presentar un nuevo producto de la empresa: Slimz. Este producto es revolucionario porque es el único medicamento que está disponible con receta médica que garantizará una pérdida de peso de 2 libras al día sin efectos secundarios. El propósito de su discurso es educar y motivar a todo el equipo de ventas para lanzar el nuevo producto de la empresa.
El siguiente paso es que Phil analice a la audiencia. El propósito de analizar una audiencia es asegurar la entrega y recepción exitosa de un mensaje. Por ejemplo, si Phil apareciera pensando que estaba hablando con los altos ejecutivos de la empresa, su discurso sería sobre pronósticos financieros e información para los accionistas. Dado que la audiencia está formada por el equipo de ventas, quiere reexaminar la fuerza de ventas y adaptar el mensaje a los factores de ventas motivadores.
Analizando la audiencia
Existe un proceso para analizar una audiencia a fin de identificar la forma correcta de entregar y escribir un mensaje. Phil necesita examinar cada uno de los siguientes:
El conocimiento de la audiencia sobre el tema.
Como vicepresidente de ventas, Phil sabe que el equipo de ventas se ha mantenido totalmente a oscuras sobre el nuevo medicamento Slimz. Esto se debe al hecho de que el producto era de alto secreto y la compañía tenía que asegurarse de que no se filtrara información con anticipación.
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La información demográfica de la audiencia, como edad, sexo, educación, ingresos, clase, estado civil, etc.
Phil sabe que su equipo de ventas está formado por personas diversas. También sabe que todos tienen la misma educación y capacitación necesarias para comprender el complicado producto farmacéutico, porque de lo contrario no habrían sido contratados como representantes de ventas.
Actitudes, valores y creencias de la audiencia
Las actitudes , o sentimientos inmediatos, pueden ayudar a adaptar un mensaje para motivar y conectar con los oyentes. Por ejemplo, Phil comprende que los representantes de ventas tienen una actitud positiva y emocionante hacia el anuncio anticipado. Él planea aprovechar la emoción de la audiencia a través de una presentación muy visual y divertida.
Las creencias o pensamientos basados en experiencias previas también juegan un papel muy importante en el análisis de la audiencia. Las presentaciones de ventas principales anteriores han sido muy secas y aburridas. Quiere sorprender al equipo de ventas con humor y una descripción general rápida del nuevo producto para mantener su interés.
Los valores , o guías para su comportamiento, juegan un papel importante en cómo Phil se preparará para interactuar con el equipo. Sabe que cada miembro de ventas individual quiere ser el mejor de la empresa. Utilizará esa información para hablar sobre un concurso de ventas muy rentable para motivar e interesar aún más al equipo de ventas.
Adaptar un mensaje
Una vez que Phil comprende bien a su audiencia, es importante que siga algunas reglas básicas para adaptar el mensaje a su audiencia.
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1. Elija el atractivo correcto para llegar a su audiencia. Las apelaciones pueden ser divertidas, detalladas, educativas, etc. Phil ha decidido utilizar una estrategia de humor y educación para motivar y mantener al equipo de ventas interesado en su mensaje.
2. Asegúrese de proporcionar a la audiencia la capacidad de responder y ofrecer comentarios inmediatos. De esta manera, si hay alguna objeción, puede abordarla de inmediato. Phil llevará a cabo una sesión de preguntas y respuestas inmediatamente después de su presentación. Él sabe que algunos representantes desconfiarán de otra píldora de dieta. Él planea tener resultados de estudios científicos que mostrarán cuán efectivo es Slimz en pacientes que pierden peso en caso de que los necesite.
3. Prepare una entrega clara y enfocada del mensaje utilizando elementos visuales para ofrecer apoyo. Phil ha realizado una presentación multimedia con personas reales del ensayo del fármaco que parecen dar sus propias opiniones e historias de éxito del fármaco.
Resumen de la lección
Para que un mensaje sea eficaz, tiene que ser impactante, claro y fácil de relacionar con la audiencia. Hay algunos pasos clave para analizar una audiencia a fin de identificar la forma correcta de entregar y escribir un mensaje. Se debe examinar en detalle lo siguiente:
- El conocimiento de la audiencia sobre el tema.
- La información demográfica de la audiencia, como edad, sexo, educación, ingresos, clase, estado civil, etc.
- Actitudes, valores y creencias de la audiencia
Además, una vez que se comprende a la audiencia, es importante crear un mensaje que les llegue de manera eficaz y mantenga su interés. Algunos consejos básicos son:
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- Elija el atractivo correcto para llegar a su audiencia
- Asegúrese de brindar a la audiencia la capacidad de responder y ofrecer comentarios inmediatos
- Prepare una entrega clara y enfocada del mensaje utilizando elementos visuales para ofrecer apoyo
Phil pudo identificar las características clave de su audiencia y adaptar un mensaje que fue bien recibido por el equipo de ventas. En los meses siguientes, la empresa registró ventas récord y un grupo de empleados motivados.
Los resultados del aprendizaje
Después de ver esta lección, debería poder:
- Explica qué rasgos se necesitan para que un mensaje sea efectivo.
- Analizar una audiencia para escribir y entregar un mensaje de manera efectiva.
- Diferenciar entre actitudes, valores y creencias
- Resumir las reglas para adaptar un mensaje
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