Proceso de compra: Definición y etapas

¿Cuál es el proceso de compra?

La compra es el proceso de adquirir bienes y servicios necesarios para satisfacer una necesidad específica. El proceso de compra proporciona una estructura para garantizar que se satisfagan las necesidades con el artículo/servicio adecuado, de una fuente confiable a un precio justo. Este proceso implica varios pasos diseñados para respaldar la adquisición eficiente de los bienes y servicios necesarios, incluido el análisis de las necesidades, la solicitud de compra de artículos, la realización de pedidos de artículos, la inspección y recepción de artículos y la realización de pagos a los proveedores.

Por ejemplo, una escuela ha determinado la necesidad de veinte nuevos pupitres para estudiantes. La escuela solicita a la junta de educación que ordene los pupitres. La junta de educación aprueba la solicitud y se realiza un pedido a un proveedor preaprobado, especificando los términos y condiciones de la compra. Los pupitres son enviados por el proveedor y recibidos por la escuela. La escuela inspecciona los escritorios para asegurarse de que cumplan con las especificaciones y no estén dañados. Una vez que los escritorios pasan la inspección, la escuela realiza el pago según los términos de pago previamente acordados. Este ejemplo es una ilustración simple del proceso de compra; sin embargo, el proceso es más complejo en organizaciones grandes.

El proceso de compras es una función importante de una organización, que respalda la eficiencia operativa al permitirle adquirir los bienes y servicios necesarios según sea necesario, proporcionando justificación de la necesidad a un precio justo. Un proceso de compra eficaz beneficia a una organización al proporcionar ahorro de costos, control de calidad, eficiencia en las operaciones y garantizar el cumplimiento. Los ahorros de costos permiten a una empresa comparar y negociar precios justos para los bienes y servicios necesarios. El control de calidad garantiza que las compras cumplan con los estándares de calidad y los requisitos de uso. El proceso de compras respalda la eficiencia en las operaciones al permitir que la organización asigne recursos de manera adecuada e implemente una gestión eficaz del tiempo. El beneficio final, el cumplimiento, ayuda a garantizar que la organización cumpla con los estándares y regulaciones de la industria.

Compras versus Adquisiciones

Las adquisiciones son el proceso estratégico de adquirir bienes y servicios de manera rentable mediante la gestión de todo el ciclo de vida de la obtención de recursos. Es un conjunto integral de actividades centradas principalmente en generar valor a largo plazo mediante el cultivo de relaciones con los proveedores. Las actividades clave involucradas en el proceso incluyen identificar los mejores suministros para satisfacer las necesidades de recursos, negociar y contratar proveedores, gestionar pedidos, crear asociaciones con proveedores, implementar estrategias de reducción de costos de adquisiciones e identificar y mitigar los riesgos asociados con las adquisiciones.

Para ilustrar el proceso de adquisición, imagine que una empresa constructora ha determinado la necesidad de comprar acero. Para garantizar que la empresa adquiera acero que cumpla con sus especificaciones, sea un material de calidad y esté dentro del presupuesto, primero necesitaría identificar a los mejores proveedores para satisfacer sus necesidades de acero. Una vez identificado el proveedor, la empresa comenzará a negociar condiciones favorables con él. Por ejemplo, la empresa puede fijar un precio específico para el acero durante el próximo año, independientemente de los aumentos de precios de las materias primas. Una vez que completen las negociaciones, la empresa constructora celebrará un contrato con el proveedor. A continuación, los pedidos se realizarán y gestionarán con el proveedor, y la empresa constructora continuará construyendo la relación con este proveedor, asegurando mejores acuerdos y mejorando la eficiencia. A medida que la empresa compra acero al proveedor, analizará continuamente los patrones de gasto y encontrará formas de reducir los costos de adquisición sin comprometer la calidad y el servicio. Finalmente, la empresa identificará los riesgos potenciales asociados con la adquisición del acero y los mitigará. Los riesgos pueden incluir interrupciones en la cadena de suministro debido a eventos económicos o socioeconómicos imprevistos.

La compra es un paso en el proceso de adquisición. Como tal, los dos procesos difieren en alcance, enfoque y actividad. El alcance del proceso de adquisiciones incluye todos los aspectos de la adquisición de bienes y servicios, incluidas las compras, la gestión de proveedores, la gestión de riesgos y las negociaciones de contratos. Para el proceso de compra, el alcance implica realizar y cumplir pedidos. El proceso de adquisiciones se centra en una visión estratégica a largo plazo, enfatizando la construcción y gestión de relaciones con los proveedores, mientras que el alcance del proceso de compras es una visión táctica a corto plazo, enfocándose en satisfacer las necesidades inmediatas de recursos. Las actividades del proceso de adquisiciones incluyen el abastecimiento, la negociación, la contratación, la gestión de relaciones y la gestión de riesgos. Las actividades de compra incluyen realizar, rastrear y recibir pedidos, asegurando la entrega oportuna y el cumplimiento preciso de los pedidos.

Comprender el proceso de compra

El proceso de compra es la serie de pasos que se utilizan para identificar, adquirir y pagar bienes y servicios. El proceso comienza con la identificación de una necesidad, como que una panadería determine la necesidad de más harina. Una vez que se determina la necesidad, la empresa elegirá un proveedor al que comprar los bienes o servicios. Por ejemplo, la panadería compraría harina a un proveedor que cumpliera con sus especificaciones, como precio, cantidad disponible, tipo de harina y plazos de entrega. Una vez elegido el proveedor, la empresa presentará una solicitud de compra solicitando la aprobación de su compra. En el ejemplo, la panadería solicitaría que se comprara la harina, especificando la cantidad, el tipo y el precio, y obtendría la aprobación del personal designado, como el gerente o el propietario de la panadería.

Una vez aprobada la compra, se enviará una orden de compra al proveedor elegido y se realizará el pedido. Los bienes/servicios son enviados por el proveedor y recibidos por la empresa, que compara los bienes/servicios recibidos con la orden de compra e inspecciona los bienes/servicios para detectar cualquier problema. En el ejemplo, la panadería contaría las bolsas de harina entregadas, verificaría que sea la harina correcta e inspeccionaría las bolsas en busca de daños. Una vez que los bienes/servicios se verifican comparando la factura, la orden de compra y el informe de recepción, la factura se ingresa en el sistema de contabilidad y se paga de acuerdo con las condiciones de pago.

Pasos del proceso de compra

El proceso de compra se compone de varios pasos. Los pasos incluyen:

1. Análisis de necesidades: en este paso, una empresa ha reconocido la necesidad de comprar un bien o servicio en función de varios factores, como el agotamiento del inventario o las demandas del proyecto. Durante este paso, se detallan los requisitos específicos del producto o servicio necesario, como cantidad, características especiales y costo presupuestado.
2. Investigación y selección: este paso involucra al departamento de compras, que incluirá la investigación de proveedores, la comparación de precios, la revisión de especificaciones y la consideración de otros factores como los tiempos de envío, la calidad y la confiabilidad.
3. Solicitud de compra—En este paso se formaliza la necesidad con un documento llamado solicitud de compra, aprobando la compra. Este documento requiere la aprobación de miembros designados de la organización, como supervisores, jefes de departamento o gerentes.
4. Orden de compra: una vez aprobada la compra, se emite una orden de compra al proveedor seleccionado, detallando el precio, la cantidad, los términos de entrega y las condiciones de pago acordados.
5. Aprobación del contrato: este es un paso opcional en el proceso de compra, aplicable a compras complejas o de alto valor, en el que pueden ocurrir negociaciones formales. Estas negociaciones pueden incluir términos como precios, garantías, acuerdos de servicios, etc. Los contratos pueden requerir aprobación adicional de la alta dirección o de la junta directiva, según la estructura organizativa.
6. Envío/recepción: en este paso, el proveedor envía los bienes o completa los servicios. Una vez que se reciben los productos, el pedido se inspecciona para garantizar que la calidad y la cantidad sean las especificadas en la orden de compra o contrato. Si se encuentra algún problema, se contacta al proveedor para resolverlo.
7. Coincidencia triple: durante este paso, se verifica la precisión y coherencia de la orden de compra, el informe de recepción y la factura del proveedor para evitar errores y fraudes. Una vez que se hayan verificado, se podrá procesar el pago.
8. Registros de facturación y contabilidad: el paso final implicó registrar la factura y procesar el pago. Una vez que la factura se aprueba y se verifica mediante el proceso de cotejo triple, el pago se realiza al proveedor de acuerdo con los términos establecidos en la orden de compra. Toda la documentación relativa a la compra se archiva y actualiza en los registros contables.

Desafíos del proceso de compra

El proceso de compras es una parte vital de la organización, diseñada para proporcionar una forma eficiente de adquirir los recursos necesarios. Sin embargo, existen algunos desafíos en este proceso. Estos desafíos incluyen errores humanos, mala comunicación y visibilidad de los procesos.

Los errores humanos son errores cometidos por personas. En el proceso de compra, el error humano puede provocar pedidos incorrectos, desperdicio de recursos, problemas legales y de cumplimiento, así como interrupciones en los flujos de trabajo. Los errores de entrada de datos son un error humano que se puede cometer en el proceso de compra. Estos errores incluyen errores tipográficos en las cantidades de los pedidos, las especificaciones del producto o los precios, que pueden dar lugar a pedidos incorrectos. Otro error humano relacionado con las compras es malinterpretar los requisitos de compra. Esto también puede dar lugar a pedidos incorrectos, así como a problemas legales y de cumplimiento. Las aprobaciones son una parte importante del proceso de compra. Los errores en la aprobación de solicitudes de compra son otro error humano. Estos errores surgen por falta de firmas, aprobaciones incorrectas o compras no autorizadas. Los errores de aprobación provocan interrupciones en el flujo de trabajo, retrasos en la obtención de los recursos necesarios y exponen a la empresa a riesgos financieros.

La comunicación es un aspecto clave del éxito organizacional. Una mala comunicación en el proceso de compra puede generar ineficiencias en la adquisición de los productos o servicios necesarios. Se deben aclarar los requisitos del producto/servicio necesario. La falta de aclaración puede resultar en la compra de artículos inadecuados o inapropiados, lo que podría provocar retrasos en la producción. Los cambios en los requisitos, la disponibilidad o los precios deben comunicarse adecuadamente. Las actualizaciones de información retrasadas pueden provocar pedidos inexactos, incumplimiento de plazos y daños a la relación con los proveedores. La comunicación también debe ser coherente. Los canales de comunicación inconsistentes pueden generar confusión, perder mensajes y obstaculizar la colaboración. Se deben establecer canales de comunicación claros para mitigar los errores debidos a problemas de comunicación.

La visibilidad del proceso se refiere a la transparencia en el proceso. Es la capacidad de ver y comprender un proceso organizacional. En el proceso de compra, la visibilidad del proceso se relaciona con la capacidad de ver y comprender el proceso de aprobación, acceder a los datos necesarios y realizar un seguimiento e informar de pedidos, facturas y pagos. El proceso de aprobación debe ser claro; un proceso de aprobación poco claro puede crear obstáculos en el proceso de toma de decisiones. Se debe proporcionar acceso a los datos relacionados con las compras, el desempeño de los proveedores y el seguimiento de los pedidos. Limitar el acceso a esta información podría conducir a una toma de decisiones mal informada y obstaculizar la capacidad de ser proactivo en la resolución de los problemas que puedan surgir. El seguimiento y la presentación de informes adecuados de las compras son importantes para mitigar errores. El seguimiento manual puede provocar errores en el proceso, así como ineficiencias en la verificación durante la comparación tripartita.

Estos desafíos al proceso de compras pueden tener consecuencias que afecten el desempeño general de una organización. El aumento de costos, las ineficiencias operativas, las relaciones dañadas con los proveedores y los riesgos de cumplimiento son consecuencias de los desafíos al proceso de compras. El aumento de los costos se debe a errores, retrasos y retrabajos que generan mayores costos de compra, desperdicio de recursos y posibles sanciones financieras. Las interrupciones en el proceso de compra pueden provocar retrasos en la producción y la entrega y afectar negativamente a los servicios al cliente. La mala comunicación y las inconsistencias en los pedidos debido a errores pueden afectar gravemente las relaciones con los proveedores, lo que puede provocar entregas poco confiables y precios desfavorables. Finalmente, pueden ocurrir riesgos asociados con el cumplimiento, como términos contractuales, aprobaciones y documentación, lo que genera posibles problemas legales.

Ejemplos de procesos de compra

Para ilustrar el proceso de compra, imagine los siguientes escenarios:

Escenario 1: Una empresa constructora necesita comprar insumos para un trabajo.

1. Análisis de necesidades: la empresa constructora identifica los materiales y suministros específicos necesarios para el trabajo. Han establecido una cantidad presupuestada para estos materiales.
2. Investigación y selección: la empresa constructora revisará su lista de proveedores aprobados, comparará precios, disponibilidad de materiales/suministros y capacidad para entregar materiales/suministros en un período de tiempo específico. Luego, la empresa seleccionará proveedores a quienes comprar los materiales y suministros.
3. Solicitud de compra: una vez seleccionados los proveedores, se genera una solicitud de compra de materiales y suministros, especificando cantidades, precios y tiempos de entrega de los materiales y suministros que se necesitan actualmente para el trabajo. La solicitud debe ser aprobada por miembros designados de la empresa, como directores de proyecto, directores financieros y directores de compras.
4. Orden de compra: se generará y enviará una orden de compra a los proveedores especificando la cantidad, el precio, los términos de entrega y las condiciones de pago de los materiales y suministros aprobados para ordenar.
5. Envío/recepción: los materiales y suministros son enviados por el proveedor y recibidos por la empresa constructora, que inspeccionará los artículos recibidos para garantizar que cumplan con las especificaciones requeridas enumeradas en la orden de compra. La empresa constructora se pondrá en contacto con el proveedor si algún artículo no cumple con las especificaciones o llega dañado.
6. Cotejo triple: el proveedor envía una factura de pago a la empresa constructora, que compara la factura con la orden de compra y el informe de recepción para verificar la exactitud del precio y la cantidad. Se completa la comparación triple para evitar errores y mitigar el fraude.
7. Registros de facturación y contabilidad: una vez que la factura se haya comparado con la orden de compra y el informe de recepción, el departamento de contabilidad de la empresa constructora registrará la factura y remitirá el pago de acuerdo con las condiciones de pago.

Escenario 2: Un médico ortopédico necesita equipo nuevo.

1. Análisis de necesidades: un médico ortopédico ha determinado la necesidad de una nueva máquina de resonancia magnética en su consultorio. Ha determinado las especificaciones y el importe presupuestado para la máquina.
2. Investigación y selección: el médico ha investigado varios proveedores, ha comparado precios, especificaciones y plazos para obtener la máquina de resonancia magnética, y ha seleccionado un proveedor que se ajusta a sus necesidades.
3. Solicitud de compra: el médico genera una solicitud de compra para la máquina de resonancia magnética y obtiene la aprobación de un miembro designado de la práctica, que incluye a todos los socios y al controlador.
4. Orden de compra: se realiza un pedido al proveedor elegido mediante la emisión de una orden de compra, especificando el modelo, cualquier modificación especial, condiciones de envío, precio e instalación de la máquina.
5. Envío/recepción: el proveedor fabrica la máquina de resonancia magnética, la envía al consultorio del médico y la ensambla en el consultorio. El equipo será probado para garantizar la calidad y se inspeccionará para detectar cualquier daño. Cualquier problema será corregido por el proveedor.
6. Cotejo triple: el proveedor genera y envía una factura de pago al consultorio del médico, que se compara con la orden de compra y el informe de recepción. Una vez verificada la factura, se envía a contabilidad para el ingreso de datos y pago.
7. Registros de facturación y contabilidad: el departamento de contabilidad recibe la factura, la ingresa en el sistema contable y la aprueba para su pago. Se realiza un pago en función de los términos enumerados en la orden de compra.

Resumen de la lección

El proceso de compras es una función clave en una organización, ya que proporciona una serie estructurada de pasos para la adquisición de bienes y servicios que satisfacen una necesidad específica. Seguir los pasos del proceso de compra garantiza que las compras se realicen de manera oportuna, por motivos válidos y a un precio razonable. El proceso de compra proporciona muchos beneficios, incluido el ahorro de costos, el control de calidad, la eficiencia en las operaciones y la garantía del cumplimiento normativo. Sin embargo, los desafíos al proceso de compra, incluidos errores humanos, mala comunicación y visibilidad del proceso, pueden generar operaciones ineficientes debido a factores como interrupciones en el flujo de trabajo y retrasos en el procesamiento.

Los pasos del proceso de compra se pueden resumir en:

• Identificar la necesidad: aquí es donde se identifica la necesidad de un producto o servicio.
• Solicitud de compra: en este paso, se solicita y aprueba el artículo necesario.
• Orden de compra: en este paso, se solicita el artículo al proveedor.
• Envío y recepción: en este paso, el proveedor envía el artículo recibido por la empresa y lo inspecciona para garantizar que cumpla con las expectativas.
• Factura y pago: en este paso, se recibe la factura, se compara con el informe de recepción y la orden de compra, se registra en el sistema de contabilidad y se paga.

El proceso de compra es parte del proceso general de adquisiciones, que es el proceso estratégico de adquisición de bienes y servicios necesarios. Ambos procesos aportan valor a la organización, asegurando la eficiencia operativa en la adquisición de bienes y servicios necesarios para una organización, sin embargo, es importante comprender las diferencias entre los dos procesos. El proceso de adquisiciones se centra principalmente en construir relaciones a largo plazo con los proveedores, garantizando al mismo tiempo el valor, la calidad, los precios y la gestión de riesgos, mientras que el proceso de compras es un enfoque táctico que se centra en las necesidades inmediatas de adquisición de una organización.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador