Gestión de Oficina: Definición y habilidades

¿Qué es la gestión de oficinas?

La definición de gestión de oficina es una profesión dentro de una empresa que ayuda a crear sistemas y mejorar la productividad dentro del personal administrativo. El trabajo administrativo requiere atención a los detalles y la capacidad de estar bien organizado para gestionar muchas de las tareas diarias que ayudan a que otros departamentos tengan la capacidad de realizar mejor su trabajo. Si bien gran parte de lo que hace un equipo administrativo implica las actividades diarias que requieren mucho tiempo para administrar una oficina comercial, la administración de la oficina trabaja para garantizar que existan sistemas que garanticen que esas actividades se realicen de la manera más eficiente posible.

Importancia de la gestión de oficina

La gestión de la oficina es extremadamente importante para una organización porque mantener las tareas administrativas de una oficina es un trabajo de tiempo completo en sí mismo. La gestión de la oficina ayuda a alcanzar los objetivos establecidos que pueda tener una organización, hacer el mejor uso de los recursos y mantener bajos los costos. Optimizar el uso de recursos puede significar supervisar y delegar el uso de suministros de oficina como papel, tóner de impresora, instrumentos de escritura y otros artículos consumibles. También se aplica a recursos como salas de conferencias y tecnologías que ayudan a realizar reuniones y presentaciones.

La reducción de costos se logra realizando un seguimiento del uso de los recursos consumibles de la oficina y manteniendo en stock sólo la cantidad necesaria. La creación de sistemas para el flujo de trabajo, así como para la planificación y la organización, también contribuye en gran medida a mantener los costos al mínimo. Los profesionales administrativos suelen ser las primeras personas con las que pueden encontrarse personas ajenas a la organización, por lo que también es importante que la gestión de la oficina enfatice las buenas habilidades interpersonales. Si bien puede parecer que la gestión de oficina es un puesto de apoyo, es esencial para el funcionamiento exitoso de cualquier empresa.

Habilidades de gestión de oficina

Ser gerente de oficina requiere desempeñar muchas funciones durante el transcurso del día. Las habilidades de gestión de oficina pueden variar desde manejar las finanzas hasta trabajar con personas dentro o fuera de una organización para lograr las cosas. Las siguientes son algunas habilidades que son esenciales para el éxito en el puesto:

• Elaboración de presupuestos: crear y ser consciente de los gastos que conlleva el funcionamiento de una oficina es una habilidad clave. Los gerentes de oficina crean el presupuesto que consideran necesario para administrar la oficina de manera eficiente y efectiva. También realizan contabilidad registrando transacciones y otra información financiera para proporcionar al departamento de contabilidad de la empresa los datos más precisos sobre sus finanzas.
• Comunicación: los gerentes de oficina son responsables de saludar y estar en contacto con personas ajenas a la empresa que pueden ser clientes u otros posibles socios comerciales. Las habilidades de comunicación escrita y hablada son imprescindibles. Los profesionales administrativos también pueden ser responsables de preparar presentaciones para reuniones y otros eventos de comunicación.
• Organización: Gestionar una oficina significa crear flujos de trabajo que hagan el uso más eficiente del tiempo y los recursos. Tener procesos y procedimientos implementados garantiza que el resto del personal administrativo sepa qué se debe lograr para cada tarea, así como dónde se deben almacenar las cosas para facilitar el acceso y la recuperación.

Algunas de las tareas diarias que un gerente de oficina puede encontrar en el curso de su trabajo pueden implicar reunir datos de hojas de horas para que los empleados los envíen a la nómina, responder mensajes para diferentes departamentos y coordinar los calendarios de varios ejecutivos de una organización. Además, gran parte del trabajo administrativo rutinario de una oficina, como el manejo de facturas y las relaciones con los proveedores de servicios, se realiza a través del gerente de la oficina.

Ejemplos de gestión de oficina eficaz

La gestión eficaz de una oficina es el objetivo número uno del puesto de director de oficina. Cada empresa opera de manera un poco diferente a otra, pero las habilidades de una gestión de oficina eficaz se utilizan con éxito en cualquier tipo de organización. A continuación se mostrará cómo esas prácticas están en vigor.

• Una empresa produce una gran cantidad de informes y trámites que deben imprimirse y archivarse. Los recursos necesarios para producir todo tienen un costo, por lo que un gerente de oficina llevará un recuento regular de suministros como papel y tóner de impresora. A medida que se utilizan suministros y se compran más, el gerente de la oficina los rastrea en un software de contabilidad para garantizar que la empresa no exceda el presupuesto de suministros. Si hay una cantidad notablemente excesiva de uso de recursos, el gerente de la oficina puede elaborar un plan para minimizar ese desperdicio.
• Comprender los horarios y organizar viajes para otras personas de la empresa puede suponer mucho trabajo. Para agilizar el proceso de adquisición de cosas como alojamiento en hotel y pasajes aéreos, un gerente de oficina puede usar sistemas específicos para simplificar el proceso de compra de tarifas. Utilizando sistemas de viajes de negocios que muestran tarifas, el gerente de la oficina buscará los mejores arreglos que aprovechen al máximo el tiempo y el dinero del viajero. Organizar reuniones y llamadas telefónicas también ayuda a respaldar otras partes de la empresa y mantenerlas en funcionamiento.
• Como lo que hace un gerente de oficina es administrar, él es responsable de garantizar que se contrate a las personas adecuadas en el lado administrativo de una empresa para hacer un buen trabajo. Los gerentes de oficina identifican cuándo se pueden necesitar personas con habilidades especiales para desempeñar un rol, como comunicadores profesionales para atender y realizar llamadas telefónicas, tener buen ojo para el diseño gráfico para crear presentaciones atractivas y mucho más. Si bien es importante no contratar a demasiadas personas para hacer muy poco, también es importante poder delegar tareas a más de un puñado de personas para evitar el agotamiento por el exceso de trabajo. El director de la oficina supervisa este uso de los recursos humanos.

Resumen de la lección

La gestión de oficinas es la capacidad de gestionar recursos y crear sistemas que permitan el funcionamiento óptimo de la oficina de la empresa. Un gerente de oficina es la persona contratada para supervisar la misión de una gestión eficaz de la oficina. Las habilidades que debe tener un gerente de oficina incluyen un buen presupuesto para ayudar a obtener los recursos de oficina adecuados y al mismo tiempo controlar los gastos, comunicación para interactuar con personas tanto dentro como fuera de una organización y habilidades organizativas superiores. Las oficinas funcionan eficazmente cuando cuentan con los sistemas y la organización adecuados para garantizar que otros miembros de la organización reciban el apoyo adecuado. Crear sistemas que agilicen las operaciones de la oficina y garantizar que haya personas calificadas para realizar tareas especializadas también son claves para una gestión eficaz de la oficina.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador