La gestión del riesgo
El riesgo es la posibilidad que corremos de que suceda algo negativo. El resultado podría ser lesionarse, perder algo o dañar algo. Manejar el riesgo es parte de la vida. Incluso si no estamos en un trabajo de alto riesgo como bomberos o trabajo policial, es posible que aún estemos invirtiendo en el mercado de valores. El grado de riesgo con el que nos sentimos cómodos depende de la situación y es muy individualizado.
Cuando un semáforo está en amarillo, tomamos una decisión en una fracción de segundo sobre si arriesgarnos a atravesar el semáforo o esperar un par de minutos al siguiente semáforo. Cuando practicamos un deporte, podemos usar equipo de protección, pero aún así corremos el riesgo de lesionarnos. Cuando quitamos la nieve en invierno, corremos el riesgo de caer. Entonces, de muchas maneras, todos somos conscientes de los riesgos que podemos enfrentar y encontramos formas de manejarlos.
Todo gerente de proyecto tiene dificultades para gestionar el riesgo . Gestionar el riesgo significa implementar formas de minimizar la posibilidad de que suceda algo negativo. Prepararse demasiado para algo desperdicia tanto dinero como no prepararse para ello. Encontrar formas de monitorear y prepararse para posibles incertidumbres es la forma en que manejamos el riesgo. También tenemos que gestionar los riesgos a medida que ocurren. A medida que los gerentes de proyecto supervisan los procesos, deben tomar decisiones rápidas a medida que las cosas cambian y se desarrollan.
Digamos que Washington, DC está planeando una tormenta de nieve. Como alcaldesa de la ciudad, la alcaldesa Chen reunió a los administradores de la ciudad. Al igual que con otras situaciones que han enfrentado, hay cuatro métodos que pueden utilizar para gestionar el riesgo de esta tormenta.
Cuatro métodos para gestionar el riesgo a medida que ocurre incluyen:
Diversificación de Riesgos: Qué es, Características y Ejemplos
- Agregar recursos
- Empleados que trabajan más usando horas extras
- Retrasar el proyecto
- Reducir el alcance del proyecto
Con vidas en juego, el riesgo era alto. El alcalde Chen utilizó una combinación de los cuatro métodos.
Agregar recursos
Cuando hablamos de agregar recursos, generalmente se trata de agregar empleados y materiales. Tomemos el caso del alcalde Chen. Para estar preparada para la tormenta de nieve, decidió agregar más empleados de emergencia y transporte de otras áreas. También pidió ayuda a otros. Pidió que la compañía eléctrica agregue equipos de otras áreas, que los ciudadanos retiren los autos de los estacionamientos en la calle, que las empresas cierren los lugares de trabajo, que las escuelas cancelen las clases y que los equipos de carreteras agreguen camiones y sal. Incluso declaró el estado de emergencia para que se dispusiera de fondos gubernamentales adicionales.
Los recursos vienen en todas las formas y tamaños. Al mitigar el riesgo, puede ser necesario agregar personas y materiales. Tener más recursos disponibles para gestionar el riesgo puede ser importante cuando el momento es importante. Por ejemplo, una ventisca requiere más arados y sal. También es imperativo que la adición de recursos no se haga de forma apresurada. Tener empleados que no estén familiarizados con el trabajo podría provocar ineficiencias y accidentes.
Empleados que trabajan más con las horas extraordinarias
Es posible que sea necesario reducir el riesgo trabajando a los empleados actuales más horas que en sus turnos estándar. En el caso de la alcaldesa Chen, ella no solo agregó recursos, sino que pagó a los empleados horas extra para que trabajaran más de la semana laboral requerida. Este tipo de solución es buena para una solución a corto plazo. Sin embargo, cuando se utilizan a largo plazo, las horas extraordinarias pueden resultar caras y provocar errores y retrasos adicionales a medida que los trabajadores se fatigan.
Retrasar el proyecto
Hay situaciones en las que puede ser necesario reevaluar un cronograma. Esto significa que un director de proyecto simplemente debería retrasar un proyecto. Aunque suene simple, puede ser muy costoso y causar un efecto dominó por tener que ajustar otros proyectos y líneas de tiempo. Agregar recursos y pagar horas extras no siempre es plausible, por lo que retrasar el proyecto puede ser la mejor opción.
Cuando la alcaldesa Chen decidió declarar el estado de emergencia en la ciudad, retrasó varios proyectos de construcción y entretenimiento. Decidió que era mejor retrasar los juegos de baloncesto y hockey, cerrar el Metro y posponer todos los demás proyectos de la ciudad. Ella sintió que retrasar estos proyectos sería la mejor manera de lidiar con el riesgo para la comunidad.
Reducir el alcance del proyecto
En ocasiones, la gestión del riesgo se aborda reduciendo el alcance del proyecto. En otras palabras, en lugar de intentar limpiar toda la ciudad de nieve, el alcalde Chen trabajó para despejar las principales vías en las primeras 24 horas de la tormenta. Ella sintió que este era un objetivo más manejable, dada la naturaleza de la tormenta.
Una vez que estos caminos estuvieran completos, la ciudad comenzaría a limpiar y tratar los caminos secundarios. Aunque reducir el alcance del proyecto puede ser el último recurso, en realidad podría reducir el riesgo. Tener un plan que sea factible puede mejorar la eficiencia cuando las partes de un proyecto se complementan entre sí.
Resumen de la lección
Siempre existe el riesgo , o la posibilidad de que nos arriesguemos a que suceda algo negativo, y lo afrontamos de diversas formas. Al gestionar un proyecto, corremos riesgos tan graves como la muerte y tan mínimos como tener que tomar un breve almuerzo. Los directores de proyecto tienen opciones para gestionar este riesgo. Puede ser necesaria una combinación de estos para hacer frente de forma realmente eficaz a los posibles resultados negativos.
Los gerentes de proyecto pueden agregar recursos como empleados o materiales, trabajar más a los empleados con horas extra, retrasar un proyecto y reducir el alcance de un proyecto. Lo que funciona para una situación puede no funcionar para otra. Se necesita un gerente de proyecto con experiencia para encontrar la respuesta adecuada que reduzca el riesgo hasta el punto en que el riesgo se disperse lo suficiente como para no obstaculizar la productividad.
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