Procedimientos de informes de gestión de proyectos

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¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un proceso que implica la supervisión del desarrollo y la implementación de un servicio o producto por parte de un equipo. Un ejemplo de gestión de proyectos es cuando una empresa está planificando un nuevo programa informático que requerirá que los empleados vuelvan a capacitarse en ciertos aspectos de sus responsabilidades laborales.

La documentación es un área crucial de la gestión de proyectos para garantizar que los objetivos, el progreso y los plazos se cumplan en consecuencia. Hay varios métodos de documentación involucrados en la gestión de proyectos. Los informes comunes que se utilizan para documentar un proyecto incluyen una propuesta de proyecto, un plan de proyecto, una solicitud de variación y un informe de estado.

Componentes de una propuesta

Una propuesta de proyecto generalmente tiene contenido que aborda los antecedentes del proyecto y los objetivos para la implementación del producto. Los objetivos deben ser mensurables para que el director del proyecto y el equipo realicen un seguimiento del logro de estos objetivos.

Por ejemplo, el objetivo final de una práctica de salud es un sistema de gestión de intercambio de información de salud que esté de acuerdo con los criterios del gobierno federal. Algunos de los criterios incluyen la implementación de un sistema que permite a las farmacias recibir recetas electrónicamente. Los registros médicos deben permitir al personal restringir los cuadros que son de naturaleza sensible.

La propuesta de este sistema debe incluir una declaración de trabajo para describir las tareas y deberes del equipo del proyecto. Veamos un ejemplo:

Alcance del proyecto : Ejecutar un sistema de historia clínica electrónica que cumpla con las regulaciones federales. Tener acceso a herramientas de documentación y evaluaciones clínicas para mejorar la atención al paciente y la coordinación entre proveedores médicos.
Objetivos : Los trabajadores desarrollarán políticas, procedimientos y un plan de capacitación para ejecutar la prescripción electrónica. Los miembros también establecerán funciones de privacidad dentro del nuevo sistema para proteger la identidad del paciente y establecer un plan para el monitoreo continuo de la seguridad de la información.
Período de ejecución : 15/1/2016 – 30/6/207
Gerente de Proyecto : Vicepresidente Asociado Jane Doe
Ubicación física : El trabajo se realizará en el campus principal.

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Plan de gestión de proyectos

El plan de gestión del proyecto produce un documento fundamental para ayudar en la etapa de diseño, seguimiento y ejecución de un proyecto. La dirección del proyecto suele crear este plan. El plan debe desarrollarse después de un análisis exhaustivo y las aportaciones del equipo del proyecto y las partes interesadas clave. El documento aclara cómo el proyecto será implementado, monitoreado y controlado por los miembros del equipo del proyecto. Debe incluir una descripción de cómo el equipo de gestión del proyecto gestionará el proyecto. Los factores de este plan pueden incluir el alcance, el tiempo, el costo, la calidad, el riesgo, las adquisiciones, los recursos humanos y la gestión de las comunicaciones.

Veamos un ejemplo. Una piscina pública tiene como objetivo hacer que los desfibriladores externos automáticos estén disponibles en el sitio. El equipo ya se ha comprado pero se necesita un plan detallado de ejecución. El equipo de gestión del proyecto se propone crear un plan de gestión del proyecto. El plan identificará los requisitos, necesidades y costos de instalación. También designará y capacitará al personal para operar el equipo y creará políticas y procedimientos para ello.

Un informe de variación y estado del proyecto

Una variación es la diferencia entre las expectativas del equipo de gestión del proyecto y lo que realmente ocurre. Una variación identifica y gestiona estas diferencias que a menudo resultan en un ajuste del cronograma completo y cambios técnicos o de costos. Es necesario realizar un seguimiento, registrar e incorporar las variaciones en las mejoras correctivas.

Por ejemplo, si un gerente de proyecto espera que los honorarios de la tecnología de la información anual para un registro de salud cuesten $ 1,000, y en realidad cuesta $ 1,025, entonces hay una variación de $ 25 más de lo esperado.

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El informe de estado del proyecto es un documento que muestra el progreso actual de un proyecto. Los informes de estado son un componente importante del manejo de un proyecto. El proceso de actualización de estado debe incluir a los miembros del grupo de trabajo que se comuniquen mediante el envío de actualizaciones de estado al director del proyecto. El director del proyecto es responsable de enviar las actualizaciones de estado a la dirección. El objetivo principal es mantener a los demás informados sobre el estado de un proyecto y tomar decisiones o revisiones basadas en la información proporcionada.

Veamos algunos componentes críticos para incluir en un informe de estado del proyecto:

El nombre del proyecto
El nombre del director de proyecto asignado al proyecto.
Una descripción del proyecto que proporcione una explicación del proyecto.
Una proyección del tiempo de finalización.
Una descripción del estado del presupuesto.
Una discusión sobre las preocupaciones del proyecto

Resumen de la lección

La gestión de proyectos es un proceso que implica la supervisión del desarrollo y la implementación de un servicio o producto por parte de un equipo. Los informes de gestión de proyectos son un proceso complejo que tiene muchos componentes críticos. Una propuesta de proyecto generalmente tiene contenido para abordar los antecedentes del proyecto y los objetivos que la implementación del proyecto debe lograr. El plan de gestión del proyecto es un documento fundamental para ayudar en la etapa de planificación, seguimiento y ejecución de un proyecto. Una variación es la diferencia entre lo que espera el equipo de gestión del proyecto y lo que realmente ocurre. Finalmente, el informe de estado del proyecto se crea para comunicar el progreso actual de un proyecto.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador