Proyecto Post-Mortem: Informe y preguntas

Una mirada inicial al proyecto Post-Mortem

Conoce a Beth. Beth trabaja para una empresa en la que participa en muchos proyectos grupales. Si bien siempre ha disfrutado de sus compañeros de equipo y siempre han producido proyectos exitosos en el pasado, el último proyecto fue todo menos típico para ella y su equipo. Hubo más errores y, al final del proyecto, Beth estaba tan molesta que tenía una plétora de ideas y opiniones sobre lo que salió mal y lo que debía evitarse para proyectos futuros.

Incluso si ella no lo sabe, lo que está haciendo Beth es iniciar el proceso de un informe post-mortem del proyecto . En esta lección, aprenderemos todo sobre cómo se utilizan estos informes una vez que concluye un proyecto.

Definición de post-mortem del proyecto

Antes de mirar más de cerca lo que sucede después de un proyecto, definamos un término clave. Proyecto post-mortem es el término que se utiliza para describir la discusión o el informe completado después de un proyecto para explicar qué salió bien y qué necesita mejorarse. Permite al equipo observar detenidamente si cumplieron o no con sus objetivos. La discusión grupal también permite a todo el equipo señalar áreas de debilidad con el objetivo de realizar mejoras en proyectos futuros.

Principales áreas de enfoque

La autopsia del proyecto examina el proyecto como un todo e identifica debilidades y fortalezas. En esta sección, veremos los componentes principales de una discusión post-mortem.

Cuando

Una autopsia del proyecto debe ocurrir después de cada proyecto, sin importar cuán pequeño sea el proyecto, y debe ocurrir inmediatamente mientras las ideas y opiniones estén frescas. Siempre es una buena idea discutir el proyecto en equipo y hacer una lluvia de ideas y reunir ideas y sugerencias. Incluso si el proyecto era pequeño, los problemas enfrentados podrían volver a ocurrir fácilmente con proyectos más grandes en el futuro.

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Digamos que al equipo de Beth para el proyecto problemático le faltaron $ 10 en recursos. Si bien $ 10 pueden parecer menores, si ocurriera lo mismo con un proyecto más grande, es posible que no alcancen los $ 1,000, lo cual es un problema importante. Abordar lo que salió mal de inmediato ayudará al equipo a evitar un déficit financiero en el futuro.

Cómo

Un proyecto post-mortem no se trata de culpar y atacar a todos. Tampoco se trata de indicar las deficiencias de todos. En cambio, un proyecto post-mortem consiste en encontrar problemas y tener la mente abierta sobre por qué eran problemas. ¿Por qué algo no funcionó? ¿Qué cambios deben realizarse? ¿Qué se debe evitar con proyectos futuros?

En lugar de que Beth señale a Bill con el dedo y diga que arruinó el proyecto porque no terminó el segundo paso antes de la fecha límite, Beth podría afirmar que la línea de tiempo debe ser más flexible para que los procesos y pasos tengan más margen de maniobra si se retrasan. . Esto aborda el tema de la línea de tiempo y no culpa a una sola persona, sino que arroja luz sobre el problema real de no terminar a tiempo y propone una posible solución.

OMS

Como en cualquier reunión o discusión, alguien tiene que ser el líder. Si no se asigna a nadie la tarea de dirigir la reunión, no habrá nadie que ayude a avanzar en la discusión, cree una agenda para que se cubran todos los temas y, cuando surjan discusiones, no habrá nadie que intervenga .

Si el equipo de Beth tiene una discusión sin un líder, es posible que se retrasen en la línea de tiempo y ni siquiera lleguen a otras áreas que necesitan mejoras. Pero si el equipo de Beth asigna un líder, pueden crear una agenda y asegurarse de que el grupo discuta todos los temas y no solo el cronograma.

Ideas del proyecto del cubismo

Ejemplo

Ahora echemos un vistazo a un ejemplo de informe post-mortem.

Proyecto Beth

Liderazgo

Había un líder designado para el proyecto. Sin embargo, su inexperiencia pareció interferir con los plazos de las reuniones. Los pasos estaban trazados con claridad, pero el plazo para cumplirlos era demasiado estricto.

Trabajo en equipo

Generalmente, el grupo funciona bien en equipo. Desafortunadamente con este proyecto, hubo importantes diferencias de opinión. Algunos miembros consideraron que a cada miembro se le debería haber asignado un paso en el procedimiento. Sin embargo, los procedimientos eran demasiado grandes para que una persona los completara por sí misma. Esto llevó a discusiones y presionó a cada miembro del equipo.

Recursos

Con este proyecto, el equipo incorporó un nuevo sistema informático. Sin una formación adecuada sobre el nuevo sistema, el equipo no pudo utilizar el sistema al máximo. Si bien el nuevo sistema habría proporcionado herramientas útiles y ayudado al equipo a ser más eficiente, terminó siendo un obstáculo debido a la falta de experiencia y al tiempo dedicado a aprender el nuevo sistema.

Otro

Los horarios de trabajo de los miembros del equipo dificultaban la comunicación y el trabajo entre ellos. Esto se debe a que algunos de los miembros del equipo pasaron al turno de noche en el medio del proyecto. Si bien en cualquier otro momento todos los miembros se habrían programado durante el turno de día, la separación del grupo en dos turnos diferentes hizo que la comunicación fuera complicada.

Resumen de la lección

Todo proyecto tiene problemas. No importa cuán perfecto pueda parecer un proyecto, si un equipo mira lo suficientemente profundo, podrá identificar áreas que aún podrían necesitar algunas mejoras. El proceso de discutir las áreas de interés después de que finaliza un proyecto se denomina post-mortem de proyecto .

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador