Revisiones de fase en la gestión de proyectos

¿Qué es una revisión de fase?

¿Qué sucede cuando comienzas un gran proyecto con muchas tareas y partes? Generalmente, no intentas abordar todo a la vez. En su lugar, debe dividir el proyecto en varias fases. Eso puede ayudarlo a administrar mejor cada parte del proyecto y asegurarse de que se realice correctamente. Parte de la gestión del proyecto es realizar revisiones de fase cerca del final de la fase. En cada etapa, es importante transmitir el estado del proyecto a su patrocinador. Su principal objetivo es asegurarse de que cada fase haya sido debidamente examinada para permitirle llevar el proyecto a la siguiente fase.

Propósito

Entonces, ¿cuál es exactamente el propósito de una revisión de fase? Está destinado a actuar como una especie de punto de control, para que pueda ver si el proyecto va por buen camino. Por ejemplo, ¿está el proyecto a tiempo? Compare la fecha estimada para cada entregable. Un entregable es un término que se utiliza en la gestión de proyectos para describir algo que se va a entregar. El entregable será específico para un entorno particular. Por ejemplo, si el ambiente es un restaurante, el entregable podría ser sillas para el comedor. O si el entorno es una tienda de TI, la entrega podría ser informes personalizados.

Otro punto de control es determinar si el presupuesto se ha asignado lo suficiente. Compare cuánto esperaba gastar en este momento con la cantidad realmente gastada. Si ha gastado menos, entonces su proyecto está por debajo del presupuesto y está en buena forma. Si ha gastado más, entonces su proyecto está por encima del presupuesto. Si parece que no hay suficiente dinero en el presupuesto para terminar el proyecto, este es el momento de hablar con el patrocinador sobre la necesidad de más fondos.

¿Está el patrocinador dispuesto a firmar para que pueda pasar a la siguiente fase? Todas estas preguntas deben responderse y cualquier problema debe resolverse para pasar a la siguiente fase.

Importancia

A medida que revisa cada fase de su proyecto, también podrá documentar sus resultados. Entonces, podrá comunicar mejor el progreso del proyecto a su patrocinador. Durante la revisión del proyecto, querrá enumerar cualquier riesgo que pueda afectar su proyecto y las contingencias que ha creado. Una contingencia es un plan que se debe seguir en caso de accidente o si el plan regular no sale como se esperaba. Digamos, por ejemplo, que su plan era instalar software en el sistema de un cliente, pero descubre que el sistema no está listo para la instalación. Usted y / o el gerente del proyecto deben tener un plan de contingencia de cuándo puede ocurrir la instalación del software sin un impacto negativo para el cliente.

Debido a que el patrocinador querrá ver el progreso del proyecto, durante la fase de revisión, puede mostrarle al patrocinador lo que se ha logrado hasta el momento. Al final de la revisión de la fase, debe saber qué se necesita para llevar el proyecto a la siguiente fase.

Periodo de tiempo

La revisión de la fase del proyecto se crea cerca del final de la fase real en la que se está trabajando. Esto significa que el documento se habrá completado lo suficiente como para analizarlo en la reunión de revisión. Es importante asegurarse de que su trabajo sea lo más completo posible. Cualquier trabajo que no se haya completado a tiempo para la revisión de la fase debe anotarse y discutirse con el patrocinador. Esto se convertirá en una excepción y se abordará para completar con el patrocinador. Una vez que se hayan resuelto las excepciones, envíe el documento actualizado al patrocinador para que pueda revisarlo.

Riesgos

Asegúrese de saber cuáles son los objetivos del proyecto y que sean específicos, incluso incluidos los plazos. Luego, revise el proyecto para asegurarse de que haya logrado todos sus objetivos. Por ejemplo, si hay un artículo que se suponía que debía entregarse, asegúrese de que se entregue.

Es importante asegurarse de que se hayan identificado y mitigado todos los riesgos. Mitigado significa hacer algo menos severo o doloroso. En el caso de la gestión de proyectos, esto significa que encontrará una manera de revertir o reducir el impacto de los riesgos antes de que se conviertan en un problema. Recuerde, algo es un riesgo si es probable que suceda. Se convierte en un problema después de que ha sucedido.

Resumen de la lección

En resumen, al crear el documento de revisión de la puerta de la etapa y celebrar la reunión de revisión de la puerta de la etapa, podrá informar al patrocinador exactamente cómo avanza el proyecto. Durante la revisión de la fase, recuerde resolver cualquier elemento que le impida pasar a la siguiente fase y obtener la aprobación del patrocinador. Este proceso debe repetirse para cada etapa del proyecto y completarse hasta la etapa de lanzamiento del proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador