Ejecutando su plan
En el ejército, como en cualquier organización, dar la orden puede ser la parte más fácil. La ejecución es el verdadero juego », dijo el general Russel Honoré, quien dirigió la respuesta nacional a las secuelas del huracán Katrina en 2005.
Lo mismo ocurre con los directores de proyectos. Decir no lo hace así. La ejecución del proyecto es donde el caucho se encuentra con el camino.
Importancia
La ejecución del proyecto es la fase en la que se pone en marcha el plan diseñado en las fases previas del ciclo de vida del proyecto. Es la tercera fase del ciclo de vida del proyecto y sigue a la finalización de la fase de planificación.
El propósito principal de la ejecución del proyecto es desarrollar y producir los entregables esperados del proyecto que deben entregarse a tiempo y dentro del presupuesto y deben cumplir con el alcance acordado y cumplir con los requisitos de calidad del cliente.
No se puede subestimar la importancia de completar con éxito la fase de ejecución del proyecto. Jacqueline Kennedy Onassis dijo una vez: «Si te equivocas al criar a tus hijos, no creo que cualquier otra cosa que hagas importe mucho». Sustituya la ejecución del proyecto por la crianza de los hijos, y debería hacerse una idea de su importancia.
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Ocupaciones
El equipo del proyecto desarrolla los entregables del proyecto, pero el gerente del proyecto necesita implementar varios procesos de gestión para monitorear y controlar estas actividades.
Las siguientes son las actividades que deben completarse:
La gestión del tiempo es un proceso para registrar y controlar el tiempo que dedican los miembros del equipo del proyecto al proyecto. El tiempo es un recurso valioso que debe administrarse, por lo que cada miembro del equipo debe registrar el tiempo que trabajó en las actividades del proyecto en un formulario de hoja de tiempo. Esto ayudará al director del proyecto a controlar el tiempo dedicado a cada actividad dentro del proyecto.
La gestión de costos es el proceso mediante el cual los costos y gastos incurridos por el proyecto se identifican, aprueban y pagan formalmente. Los formularios de gastos deben completarse para cada conjunto de gastos del proyecto relacionados, como mano de obra, equipo y costos de materiales.
La calidad se define como la medida en que el producto final se ajusta a los requisitos del cliente. La gestión de la calidad es un proceso mediante el cual se asegura y controla la calidad del proyecto. Esto se logra mediante el uso de técnicas de aseguramiento y control de calidad. Las revisiones de calidad deben realizarse con frecuencia y los resultados deben registrarse en un formulario de revisión de calidad del proyecto.
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La gestión de cambios es el proceso mediante el cual los cambios en el alcance del proyecto, los entregables, las fechas de vencimiento o los recursos deben solicitarse, evaluarse y aprobarse formalmente antes de la implementación. Gestionar el cambio dentro del proyecto es un aspecto fundamental de la responsabilidad del director del proyecto. Esto se logra entendiendo los impulsores del negocio y del sistema que requieren el cambio, identificando los costos y beneficios de adoptar el cambio y luego formulando un plan estructurado para implementar el cambio. Para solicitar formalmente un cambio en el proyecto, un miembro del equipo del proyecto debe completar un formulario de cambio. Es muy importante que el estado de todos los formularios de cambios activos se registre en un registro de cambios del proyecto.
La gestión de riesgos es el proceso mediante el cual los riesgos del proyecto se identifican, cuantifican y gestionan formalmente. Los riesgos del proyecto se pueden identificar en cualquier etapa del proyecto completando un formulario de riesgo y registrando los detalles de riesgo relevantes dentro del registro de riesgos del proyecto. Una vez descubiertos, los riesgos del proyecto siempre deben capturarse en un formulario de riesgo para garantizar que el riesgo se elimine o mitigue.
La gestión de problemas es el proceso mediante el cual los problemas que afectan la capacidad del proyecto para producir el entregable requerido se capturan y gestionan formalmente. Una vez que se ha completado un formulario de problema y los detalles se registran en el registro de problemas, el director del proyecto evalúa cada problema y se debe realizar un conjunto de acciones de respuesta para resolver el problema.
La gestión de adquisiciones es el proceso de obtención de productos de proveedores externos. Las órdenes de compra, que incluyen el tipo de contrato acordado por el equipo del proyecto y el contratista, se utilizan para comprar productos a los proveedores. Se debe mantener un registro de adquisiciones para rastrear todas las solicitudes de compra hasta su finalización.
La gestión de la aceptación es el proceso para lograr la aceptación del cliente de los entregables producidos por el proyecto. Los formularios de aceptación deben usarse para permitir que el equipo del proyecto solicite la aceptación de un entregable cuando esté completo. Cada formulario de aceptación identifica los criterios de aceptación y los métodos de revisión y los resultados de las revisiones de aceptación realizadas.
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La gestión de comunicaciones es el proceso mediante el cual se identifican, crean, revisan y comunican mensajes formales de comunicaciones dentro de un proyecto. El método más común de comunicar el estado del proyecto es mediante un informe de estado del proyecto. La gestión de las comunicaciones juega un papel integral en mantener un proyecto en la tarea. Los detalles de la comunicación, incluidos el método y la frecuencia, varían según las necesidades de su proyecto. El sello distintivo de todo proyecto exitoso son las comunicaciones continuas y frecuentes.
Estas fueron las nueve actividades que el General Honoré logró para asegurar la ejecución exitosa de su proyecto para brindar alivio a los residentes de la Costa del Golfo luego del caos después del Huracán Katrina, y son igualmente necesarias en cualquier otro proyecto exitoso.
Resumen de la lección
La ejecución del proyecto es la fase en la que se pone en marcha el plan diseñado en las fases previas del ciclo de vida del proyecto. Es la tercera fase del ciclo de vida del proyecto y sigue a la finalización de la fase de planificación. No se puede subestimar la importancia de completar con éxito la fase de ejecución del proyecto.
El propósito principal de la ejecución del proyecto es desarrollar y producir los entregables esperados del proyecto que deben entregarse a tiempo y dentro del presupuesto y deben cumplir con el alcance acordado y cumplir con los requisitos de calidad del cliente.
Hay nueve actividades que los gerentes de proyecto deben seguir para asegurar el éxito de la fase de ejecución del proyecto. Estas actividades son:
- Gestión del tiempo
- Manejo de costos
- Gestión de la calidad
- Gestión del cambio
- Gestión de riesgos
- Gestión de problemas
- Dirección de Procuración
- Gestión de aceptación y
- Gestión de comunicaciones
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