El equipo del proyecto y la estructura de desglose del trabajo

El equipo del proyecto

Cuando miras el rascacielos más alto de la ciudad, ¿alguna vez te has preguntado cómo se construyó realmente? Se necesitan cientos de personas para construir muros; instalar ventanas, puertas y pisos; y ejecutar electricidad y plomería. Entonces, ¿cómo sucede todo esto?

Por un lado, se forma un equipo de proyecto . Este es un grupo de personas que se junta para realizar diversas tareas relacionadas con un proyecto. Los equipos pueden estar formados por trabajadores que tengan habilidades en diferentes áreas funcionales del proyecto. El equipo del proyecto debe cumplir con ciertos criterios. Ellos deben:

• Comprender el alcance del trabajo general
• Saber planificar la finalización del proyecto.
• Realice el trabajo dentro del presupuesto y el plazo deseados, y asegúrese de que cumpla con los estándares de calidad esperados.
• Informar los riesgos, problemas o preocupaciones del proyecto al director del proyecto.
• Comunicar estados laborales
• Y sobre todo, sé un jugador de equipo

Funciones del equipo del proyecto

Hay tres roles convencionales principales que pueden asumir las personas en un equipo. El líder es el miembro que proporciona liderazgo a través de sistemas de motivación, retroalimentación y recompensas. En otras palabras, es trabajo de la persona inspirar a otros a trabajar de manera más productiva y disfrutar de lo que están haciendo. Las personas que dirige se denominan miembros , y son las personas que en realidad están trabajando en diferentes tareas y están más abajo en la jerarquía que el líder del equipo.

Algunos proyectos utilizan contribuyentes . Estos tipos son muy similares a los consultores o expertos que brindan consejos al líder del equipo y a los miembros. Generalmente tienen algún interés en el proyecto pero no son miembros y no realizan tareas. Los miembros son los que realmente realizan las tareas. Hablando de tareas, veamos qué debe hacer exactamente un miembro del equipo.

Responsabilidades de los miembros

Como equipo, es importante que cada miembro no solo conozca sino que también se adhiera a las responsabilidades y deberes del equipo en su conjunto. Por un lado, cada miembro debe tener un conocimiento profundo de la cantidad y el alcance del trabajo. Seguir los planes también es esencial. Con tantas personas que realizan una variedad de tareas, es importante poder seguir el desglose del trabajo. Llegaremos al desglose del trabajo en un momento. Por último, el miembro del equipo debe ser un modelo de comunicación durante toda la duración del proyecto.

Ahora, ni el mejor líder ni el mejor equipo pueden construir un rascacielos sin un plan. Ahí es donde entra en juego la estructura de desglose del trabajo.

Estructura de desglose del trabajo

Ahora que el equipo está en su lugar, es necesario crear una estructura de desglose del trabajo . Esto es como un gran cuadro que divide el trabajo en partes. Una vez que se desglosan las tareas, el desglose del trabajo incluirá detalles específicos para cada tarea. Veamos si podemos poner esto en práctica.

Si tuviéramos que construir una caseta para perros, necesitaríamos un montón de cosas. Comprábamos madera, alfombras, tejas, una puerta y algo de pintura. Oh, también necesitaríamos clavos y pegamento. Nuestro desglose de trabajo se vería un poco así. Entonces, verá que el proyecto de la casa del perro de Fido nos costará alrededor de $ 320.00, y si se completa cada tarea, eso representa el 100% del trabajo necesario para construir un ático para el perro. Sé lo que estás pensando. ¿Por qué utilizar una estructura de desglose del trabajo? Si todos son hábiles y tienen una copia de los planos, parece bastante fácil construir una caseta para perros.

Organización de tareas y tiempo

No tan rapido. Volvamos al nuevo lugar de Fido. Sabemos que teníamos alrededor de $ 320.00 para construir la casa, pero si todo el mundo estaba agarrando el dinero, es posible que no haya suficiente para todo. Entonces, al asignar una cantidad específica de dinero para cada una de las diferentes tareas, pudimos mantener el proyecto dentro del presupuesto deseado.

A continuación, tuvimos que pensar cuánto tiempo tomaría cada una de las tareas para no solo cumplir con el presupuesto, sino también terminar las excavaciones de Fido a tiempo. Para eso, dimos un porcentaje de tiempo que debería tomar cada tarea, igual al 100%. Esa es otra forma de mantener el rumbo. Al asignar cuánto tiempo para cada tarea, podemos vigilar cuidadosamente si una tarea está tardando más. Luego, se pueden hacer ajustes a lo largo del camino.

Matriz de asignación de responsabilidades (RACI)

Ahora, nuestro ejemplo anterior se realizó usando una plantilla. Sin embargo, si desea ser aún más elegante, puede usar una Matriz de asignación de responsabilidad (RAM) para hacer el trabajo. Literalmente. La Matriz de asignación de responsabilidades, también conocida como RACI, es similar a nuestro desglose de trabajo pero es un poco más compleja. RACI significa R esponsable, A ccountable, C onsulted, I nformed. Vamos a analizarlo.

Para realizar un seguimiento de los roles y responsabilidades de un proyecto, comenzamos con responsable . Esto pregunta ‘¿Quién hará qué tarea?’ Luego, verificamos quién es responsable de la tarea. Piense en esto como quién estará en problemas si algo sale mal. En otras palabras, ¿a quién se le permite tomar decisiones para el proyecto o la tarea?

A continuación, consultada trata sobre quién tiene conocimiento práctico del proyecto y las tareas. Esta es una comunicación bidireccional en la que el director del proyecto y los miembros, por ejemplo, discuten las tareas y cualquier problema que surja. Informed es más una comunicación unidireccional que le habla a cualquiera que tenga interés en el proyecto como accionistas o Fido, en nuestro caso.

Un ejemplo puede ayudar. El dueño de Fido, el Sr. Picklestein, ordenó que se construyera una caseta para perros en su patio trasero. Contrató a su viejo amigo Pete, propietario de Barker Construction, para que hiciera el trabajo. Jim, el líder del equipo, trajo a su equipo compuesto por Bert y Mickey para completar el trabajo. Entonces, en el orden de la matriz, Bert y Mickey son los responsables. Jim es responsable. Se consulta a Pete, como propietario de Barker’s, y se informa a Picklestein.

¿Ves cómo funciona eso? Dado que Mickey y Bert realmente están haciendo el trabajo, son responsables de hacerlo dentro del presupuesto, a tiempo y con el estándar de calidad esperado por Picklestein. Jim es el líder del equipo, por lo que es responsable porque supervisa a los trabajadores. Se consulta a Pete Barker porque es dueño de la empresa constructora e hizo un trato con Picklestein. Picklestein es el cliente, por lo que se le informa a medida que avanza, si cambian los plazos o si aumenta el presupuesto.

En esa nota, aprendimos algunas lecciones valiosas sobre cómo se gestiona un proyecto, quién hace qué e incluso una forma elegante de rastrear las cosas.

Resumen de la lección

Para unirlo todo, se forma un equipo de proyecto . Este es un grupo de personas que se junta para realizar diversas tareas relacionadas con un proyecto. Como equipo de proyecto, existen ciertas responsabilidades, como comprender el alcance del trabajo en general; planificación para su finalización; respetar un presupuesto, un cronograma y estándares de calidad; reportar riesgos; y sobre todo, ser un buen jugador de equipo.

Dentro del equipo del proyecto, hay líderes , que motivan al equipo a lograr metas. Luego, están los miembros , que realizan las tareas asignadas en su área de habilidad. No te olvides de los contribuyentes . Estas son las personas que actúan como consultores en un proyecto.

El trabajo se organiza utilizando una estructura de desglose del trabajo . Es un cuadro grande que desglosa las tareas de diferentes maneras. Hay algo más formal llamado Matriz de asignación de responsabilidades (RAM) que es similar a nuestro desglose de trabajo pero es un poco más complejo. RACI significa:

• Responsable : ¿quién hace qué tarea?
• Responsable : ¿quién está a cargo de asegurarse de que se realicen las tareas?
• Consultado – comunicación bidireccional con los interesados
• Informado : ¿quién necesita saber la información?

Al final, aprendimos que la planificación de un proyecto es importante y el uso de una estructura de desglose del trabajo ayudará a mantener el proyecto encaminado.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver este video, su objetivo debería ser:

• Explicar el propósito de un equipo de proyecto.
• Enumere los roles que cumplen los miembros de un equipo de proyecto
• Discutir la importancia de las responsabilidades de los miembros.
• Recordar la importancia de la estructura de desglose del trabajo y cómo organizar las tareas y el tiempo.
• Parafrasee lo que significa la Matriz de asignación de responsabilidades

Rodrigo Ricardo Editor y fundador