¿Qué son las conciliaciones del libro mayor auxiliar y del libro mayor general?
El libro mayor de cuentas por pagar es la cuenta del libro mayor en la que se registran los totales de todas las transacciones con los proveedores, incluidas las facturas de compra y las devoluciones, los pagos a los proveedores y los descuentos comerciales y de liquidación. El saldo de la cuenta del libro mayor en cualquier momento debe reflejar el monto total adeudado a los proveedores.
El libro mayor auxiliar de cuentas por pagar es la extensión del libro mayor donde las transacciones de proveedores se procesan a nivel de proveedor. Puede producir una lista de saldos pendientes por proveedor a partir del libro mayor auxiliar y, en teoría, el total de esta lista debe coincidir con el saldo de la cuenta del libro mayor general de cuentas por pagar. Esto prueba que el pasivo de las cuentas por pagar en el libro mayor es válido, preciso y completo.
Sin embargo, en la práctica, estos saldos a menudo no coinciden y, por lo tanto, deben realizarse conciliaciones de cuentas por pagar. Una conciliación de cuentas por pagar es la comparación del saldo de la cuenta del libro mayor y el total del libro mayor auxiliar, la identificación de diferencias y el procesamiento de ajustes. Da como resultado una declaración de conciliación que muestra el acuerdo entre el libro mayor auxiliar y el libro mayor general.
El proceso de reconciliación
La conciliación de cuentas por pagar debe realizarse al menos una vez al mes, y es importante ser sistemático y meticuloso al hacerlo. El proceso de reconciliación incluye los siguientes pasos:
- Compare los asientos del libro mayor con los del libro mayor auxiliar.
- Identifique las diferencias entre el libro mayor auxiliar y el libro mayor general, decida si es necesaria una corrección y en cuál de los dos debe registrarse la corrección. Veremos el tipo y las razones de las diferencias y la respuesta adecuada a ellas en la siguiente sección.
- Prepare el estado de conciliación y procese los asientos de ajuste. Mostraremos un ejemplo de declaración de conciliación a continuación.
- Compare el saldo del libro mayor general y el total del libro mayor auxiliar. Si todavía hay una diferencia, tendrá que empezar de nuevo.
Recuerde verificar si hay errores matemáticos en cualquier programa manual o errores de fórmula en los programas de Excel.
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Diferencias: tipos y motivos
Durante el proceso de conciliación, puede identificar tres tipos de diferencias:
- Diferencias para las cuales se deben realizar ajustes en el libro mayor auxiliar, incluidos los errores de procesamiento en el libro mayor auxiliar, como procesar una factura de compra o pagos a proveedores dos veces (o no hacer nada) o por un monto incorrecto.
- Diferencias para las que se deben realizar ajustes en el libro mayor, por ejemplo, asientos de diario registrados incorrectamente en la cuenta de cuentas por pagar o pagos a proveedores asignados incorrectamente a una cuenta de gastos.
- Partidas de conciliación válidas, que son partidas que se resuelven por sí mismas en el siguiente período y, por lo tanto, no se procesan ajustes para ellas, por ejemplo, cuando el descuento por liquidación se registra en el libro auxiliar cuando se registra la compra, pero en el libro mayor cuando se realiza el pago. , o cuando un pago realizado cerca de finales de diciembre, digamos, se registra en el libro mayor general en diciembre pero en el libro mayor auxiliar en enero. Tenga en cuenta que las facturas de proveedores registradas correctamente en el libro mayor auxiliar pero no en el libro mayor general deben ajustarse en el libro mayor general y no tratarse como partidas de conciliación.
Después de identificar y clasificar las diferencias, debe preparar una declaración de conciliación y luego procesar los ajustes para los dos primeros tipos de diferencias. No existe un formato estándar para una declaración de conciliación. Debe contener los elementos del siguiente ejemplo.
Conciliación de cuentas por pagar para diciembre de 2020
| Total según subcanteadora | $ 52,500 | Saldo según el libro mayor | $ 49 000 |
| Ajustes al libro mayor auxiliar | Ajustes al libro mayor | ||
| La factura 111 del Sr. X procesada por $ 450, debe ser de $ 540 | $ 90 | Entrada de diario correcta 456 – Deben ser cuentas por cobrar, no cuentas por pagar | $ 3,095 |
| Elementos de conciliación válidos | Elementos de conciliación válidos | ||
| Pago realizado el 31/12/2020 al Sr. X registrado en el libro mayor, no en el libro auxiliar | ($ 540) | El descuento procesado en el libro mayor auxiliar en diciembre se procesará en el libro mayor general en enero | ($ 45) |
| Equilibrar | $ 52,050 | Equilibrar | $ 52,050 |
|---|---|---|---|
| Diferencia | $ 0 |
Tenga en cuenta que en este ejemplo, el saldo de las cuentas por pagar en el balance general será $ 49,000 + $ 3,095 = $ 52,095, porque se procesará un ajuste para corregir el error de procesamiento, pero no para el elemento de conciliación válido.
Conciliación de pasivos acumulados
La mayoría de las empresas no mantienen un libro mayor auxiliar para los pasivos acumulados, ya que se procesan como asientos de ajuste. Las entidades mantienen un cronograma o memorándum de los pasivos acumulados , que es una lista de los pasivos identificados que no se han registrado y, como tal, se deberían devengar. El total de este cronograma debe coincidir con el saldo de la cuenta del libro mayor de pasivos acumulados y, si este no es el caso, se debe identificar el motivo de la diferencia y se debe corregir el libro mayor o el cronograma. No se prepara una declaración de reconciliación como la anterior.
Resumen de la lección
Una conciliación de cuentas por pagar es la comparación del saldo de la cuenta del libro mayor y el total del libro mayor auxiliar, la identificación de diferencias y el procesamiento de ajustes, y da como resultado un estado de conciliación que muestra el acuerdo entre el libro mayor auxiliar y el libro mayor general. . El proceso de conciliación implica comparar el libro mayor y los asientos del libro mayor auxiliar, identificar y clasificar las diferencias, preparar un estado de conciliación y procesar los ajustes necesarios en el libro mayor auxiliar del libro mayor general o en ambos. Hay tres tipos de diferencias; diferencias para las que son necesarios ajustes para el libro mayor auxiliar, diferencias para las que son necesarios ajustes para el libro mayor general y partidas de conciliación válidas.
La Importancia de las Cuentas por Pagar
No se mantiene un libro mayor auxiliar para los pasivos acumulados, sino que las entidades mantienen un calendario o memorándum de los pasivos acumulados , cuyo total debe coincidir con el saldo de la cuenta del libro mayor de los pasivos acumulados.
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