Gestión de crisis en la planificación de eventos y conferencias

Sucede una crisis

¿Alguna vez ha tenido una reunión a la que se apresuró a llegar, se sentó y hubo un terremoto o algo se incendió? La multitud nerviosa se dispersa, incluso puede haber gritos. De eso se trata la gestión de crisis, esos momentos inesperados que pueden arruinar una reunión o un evento. Si existe un plan de gestión de crisis, en casos de emergencia, puede organizar con calma lo que se necesita, poner a todos a salvo y luego continuar con el evento.

¿Qué puede ir mal?

Sucede una crisis

Cuando se trata de eventos y reuniones, muchas cosas pueden salir mal. Cosas que pueden posponer su evento, detenerlo por completo y poner en peligro a las personas que asisten . Entonces, ¿qué puede salir mal?

• Cables eléctricos defectuosos que matan la electricidad o provocan un incendio
• Nevada
• Inundaciones por lluvia o tuberías rotas
• Crimen sucediendo en las instalaciones
• Emergencia médica
• Accidentes

Cada una de estas diferentes emergencias requiere diferentes planes de emergencia.

¿Qué ocurre si algo va mal?

Aunque las personas pueden estar tranquilas, los grupos grandes en una emergencia pueden entrar en pánico , lo que dificulta el control de un evento o una reunión. Entonces, si está tratando de establecer un plan estratégico para la gestión de crisis, debe tener estos elementos:

• Un solo contacto para el plan de emergencia: aunque todos deberían tener una idea del plan de emergencia, tener un solo cliente potencial para casos de emergencia es bueno para que no haya muchas personas tratando de dirigir; que puede causar caos.
• Comunicación clara: un plan de emergencia debe comunicarse claramente a todos, ya sea un evento especial o una reunión de negocios. Cada uno debe tener un grupo de empleados y administradores que estén muy al tanto del plan de emergencia.
• Un plan de emergencia: cada evento necesita un plan real configurado para asegurarse de que, sin importar cuál sea el evento, haya un plan para evitar demasiadas interrupciones durante una crisis.
• Respuestas rápidas: no se demore en responder a una emergencia; esto no ayuda a nadie y puede causar peligro a los asistentes al evento.

Marco del plan de emergencia

Dado que cada evento es diferente, es un desafío tener un marco detallado para un plan de emergencia, pero aún puede tener un marco general sólido al que agregar según el evento específico. Necesita lo siguiente en caso de una crisis:

• Planes de contingencia : ¿qué pasa si el espacio para eventos se inunda? Entonces necesita un espacio de respaldo para tener su reunión o fiesta. Puede que no sea lo ideal, pero si tiene una segunda opción, el evento no tendrá que cancelarse. Otro plan de contingencia podría ser retrasar el evento a otra fecha. Independientemente de cómo desee configurarlo, tenga uno planificado previamente antes de que ocurra el evento y comuníquelo a las personas que dirigen el evento.
• Comunicación sólida : cuando ocurre una crisis, el primer desafío es abordar a todos de manera eficaz. Por lo tanto, necesitará un plan que tenga un elemento de comunicación, ya sea que los gerentes se dirijan a sus equipos sobre una crisis en una reunión o un lugar de la boda que tenga una administración que se dirija a los novios, así como a los invitados, sobre una crisis y qué podrán hacer por ellos.
• Planes meteorológicos : todos sabemos que el tiempo pasa; debe haber un punto de corte para un evento debido al clima. Por ejemplo, si hay más de 2 pulgadas de nieve en el suelo, es posible que sea necesario cancelar el evento para que las personas puedan llegar a casa a salvo. O digamos que hay una gran tormenta de lluvia; cuando el evento termine, es posible que no desee enviar a la gente a una tormenta peligrosa. Tener una habitación o espacio para que las personas varadas se queden hasta que el clima mejore también es algo en lo que pensar.
• Procedimientos de evacuación : si la crisis hace que sea esencial evacuar el edificio, entonces la dirección de la empresa y el lugar deben conocer este plan por dentro y por fuera. De esa manera, pueden guiar a los invitados a donde deben ir con confianza.
• Seguridad : si existe la posibilidad de violencia, asegúrese de que se contrate seguridad si aún no está en el sitio. Esto ayudará a eliminar las amenazas rápidamente, causando poca o ninguna interrupción, además de garantizar la seguridad de todos los involucrados.
• Seguro : aunque no siempre es divertido pensar en ello y puede ser costoso, es bueno comprar un seguro para eventos si el lugar lo ofrece. De esa manera, el lugar reembolsará su dinero o le permitirá reprogramar con poco o ningún dolor de cabeza.

Nuevamente, cada plan debe abordar las necesidades del evento. Una fiesta de bodas necesitará un manejo diferente al de una reunión de negocios. Sin embargo, no importa incluso en la mayor crisis, la clave es la comunicación . Comunicarse con las personas que estarán a cargo del evento y asegurarse de que conozcan el plan de gestión de crisis para que puedan ejecutarlo de manera eficaz.

Resumen de la lección

Al planificar un evento, no siempre es divertido pensar en el plan de crisis. Durante una crisis, debe ser consciente del peligro que corren sus invitados y cómo manejarlo para que no entren en pánico . El manejo adecuado de una emergencia y una comunicación eficaz garantizarán que la gestión de crisis sea fácil y sencilla. Tener un plan de manejo de crisis es la mejor manera de crear un marco exitoso para estas situaciones.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador