Volverse internacional
Sonia está considerando llevar su reunión de verano a un lugar exótico. Quiere ofrecer una conferencia que valga la pena y aprovechar algunas oportunidades para disfrutar del sol y la cultura en un país extranjero. Con 196 países para elegir, Sonia tiene mucho trabajo por delante. Debe navegar fronteras, zonas horarias, diferencias culturales y comerciales y más de 6.500 idiomas hablados diferentes para pasar del concepto que tiene en la cabeza al resultado exitoso de un evento internacional.
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La planificación de una reunión internacional puede parecer un proceso abrumador, pero se puede abordar con mucha preparación y la orientación de un experto. Siga leyendo para conocer las formas en que puede prepararse para organizar un evento internacional.
Consideraciones de planificación internacional
Entonces, ha decidido llevar su próximo evento al otro lado del océano. ¿Ahora que? Si bien muchas de las pautas de planificación de eventos a las que está acostumbrado se mantendrán en una forma similar, hay consideraciones para pensar y prepararse al organizar una reunión o conferencia en otro país. Veamos algunos de los detalles más importantes de esta lección.
1. La ubicación, la ubicación , la ubicación, como dicen los agentes inmobiliarios, es fundamental para el éxito de su evento. La preparación para un evento internacional requiere mucha planificación previa no solo sobre el lugar en sí, sino también sobre la ciudad y el país donde se llevará a cabo el evento. Puede ser útil contratar la ayuda de un experto local que pueda servirle como ojos y oídos, ya que no puede estar allí. Tenga en cuenta las diferencias de zona horaria, días festivos, otros eventos locales y noticias generales al hacer su selección de ubicación.
2. Piense en los desafíos logísticos . Los arreglos de viaje pueden ser una de las partes más tediosas de planificar un evento internacional y deben planificarse con mucha anticipación al evento en sí. Las alertas de viaje emitidas por el Departamento de Estado de los Estados Unidos pueden alertarlo sobre cualquier emergencia que pueda afectar el viaje. Considere la cantidad de tiempo necesario para solicitar visas y pasaportes tanto para usted como para sus asistentes. Proporcionar pautas de viajes y turismo sobre la literatura de eventos y todos los canales de comunicación.
3. Sea consciente de las costumbres culturales y comerciales locales . Ningún planificador de eventos quiere ser conocido por albergar un evento culturalmente insensible. Las costumbres y preferencias locales deben tenerse en cuenta desde el comienzo de la planificación de un evento, abarcando todo, desde la hora de inicio de una reunión y cómo saluda a los asistentes hasta el menú y el horario del programa. Considere la posibilidad de contratar a un guía local que conozca la cultura y del que pueda intercambiar ideas para asegurarse de que es cauteloso y respetuoso. Si comete un error sin darse cuenta, discúlpese de inmediato y con sinceridad.
4. Observe todas las leyes aduaneras . Las aduanas son como impuestos que gravan los bienes importados y exportados en varios países. Dado que estas reglas varían de un lugar a otro, contratar a un agente de aduanas que esté bien versado en las leyes de aduanas locales y los procedimientos de envío puede ser un salvavidas. Un corredor local puede ayudarlo a evitar gastos innecesarios y servir como intermediario si surge un problema con la logística o el papeleo.
5. Plan de impuestos al valor agregado . El impuesto al valor agregado es una tarifa común en el extranjero, más parecido a un impuesto sobre las ventas en los Estados Unidos. Sin embargo, en lugar de ser un impuesto sobre los bienes adquiridos, se aplica un IVA a la transferencia de bienes y servicios. Las reuniones internacionales están sujetas al IVA a través de diversos lugares y bienes proporcionados en el extranjero. Las tarifas pueden variar de un país a otro y de un evento a otro. Este es otro buen lugar para contratar a un experto en el lugar de su reunión para asegurarse de que estos detalles contables se manejen de manera adecuada y no causen sobrecostos en su planificación. Los expertos en IVA pueden ayudarlo a mantenerse actualizado sobre las reglas de registro, presentación y cumplimiento.
Resumen de la lección
La planificación de un evento internacional requiere mucha preparación cuidadosa y una comprensión de los recursos disponibles en el terreno en la ubicación deseada . Seleccione una ciudad o un país apto para eventos para organizar su evento y aprenda todo lo que pueda sobre su lugar y destino. Anticípese a desafíos logísticos como eventos locales, emergencias y necesidades de viaje. Sea consciente de las costumbres y tradiciones locales e incorpórelas en su reunión. Considere la posibilidad de contratar expertos que puedan guiarlo en el cumplimiento de las aduanas y en la gestión del papeleo del impuesto al valor agregado .
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