Definición de gestión de proyectos de TI
La gestión de proyectos de TI implica un enfoque estructurado para planificar, organizar, dirigir y controlar proyectos de tecnología de la información. Hay varios tipos de proyectos de TI que una organización podría emprender, que incluyen: • Desarrollo e implementación de software • Instalaciones de hardware (por ejemplo, servidores, computadoras de escritorio o sistemas de telefonía) • Actualizaciones del sistema de red • Gestión de datos
Ciclo de vida del proyecto
Para cualquier proyecto de TI, el proyecto tendrá un punto de inicio y un punto final, y la parte intermedia se conoce como ciclo de vida del proyecto . Generalmente hay cinco fases para todos los proyectos. Para ilustrar estas fases en la gestión de un proyecto de TI, veamos una empresa que está reemplazando todas las computadoras portátiles de la fuerza de ventas por tabletas. 1) Iniciación : se nombran un patrocinador y un equipo directivo (a veces llamado comité directivo), que definen claramente las metas y los objetivos del proyecto. Se asigna un director de proyecto al proyecto, se contrata un equipo de proyecto y se crea el estatuto del proyecto. Para el proyecto de nuestro ejemplo, el patrocinador podría ser el Jefe de TI y el comité directivo podría estar formado por el Jefe de TI, el Gerente de Adquisiciones y el Jefe de Ventas. Los objetivos del proyecto podrían ser reemplazar todas las computadoras portátiles de la fuerza de ventas por tabletas antes del 30 de junio de 2016 y hacerlo con un presupuesto total de $ 20,000. 2) Planificación : el director del proyecto y el equipo del proyecto trabajan juntos para definir todos los entregables , o resultados previstos, del proyecto y luego planificar todas las tareas necesarias para producir cada entregable. A cada tarea se le asigna una fecha de inicio, una fecha de finalización y una persona o personas responsables, y todas las tareas juntas se integran en el plan del proyecto . Los procesos de planificación del proyecto pueden ser de naturaleza repetitiva y es bastante normal que la planificación ocurra con frecuencia durante todo el proyecto. Para el proyecto de nuestro ejemplo, los entregables del proyecto podrían ser la especificación de las tabletas que se obtendrán; los documentos de Solicitud de Propuesta para dirigirse a proveedores; y las tabletas, el plan de capacitación y los manuales de capacitación que se utilizarán para enseñar a la fuerza de ventas cómo trabajar con sus nuevas tabletas. Luego, el plan del proyecto se construiría enumerando todas las tareas necesarias para producir cada uno de estos entregables, y a cada una de las tareas se le asignaría una duración, una fecha de inicio y una fecha de finalización. 3) Ejecución : el equipo del proyecto ejecuta el plan del proyecto para crear los entregables del proyecto. Para el proyecto de nuestro ejemplo, el equipo comenzaría a trabajar en todas las tareas enumeradas en el plan del proyecto. Por ejemplo, con respecto a la especificación entregable para las tabletas que se obtendrán, el equipo comenzaría a recopilar los requisitos para las tabletas, luego redactaría la especificación, luego revisó la especificación y finalmente la aprobaría. 4) Monitoreo y control : mientras el equipo del proyecto ejecuta el proyecto, el gerente del proyecto monitorea y controla el trabajo del equipo en cuanto a tiempo, costo, alcance, calidad, riesgo y otros factores. El director del proyecto informa periódicamente sobre el estado del proyecto, así como sobre cualquier problema y riesgo, al patrocinador del proyecto y al comité directivo. Para garantizar que el proyecto cumpla con sus objetivos, el seguimiento y el control también es un proceso continuo. Para el proyecto de nuestro ejemplo, el gerente del proyecto programaría reuniones cada semana o cada dos semanas con el comité directivo del proyecto para actualizarlos sobre el estado del proyecto, el presupuesto del proyecto y cualquier problema y riesgo importante. Por ejemplo, si el proveedor designado para suministrar las tabletas dejara de funcionar repentinamente, esto supondría un riesgo importante para el proyecto y el director del proyecto tendría que informar de ello al comité directivo de inmediato para que pudieran emitir una directiva. 5) Cierre : al final de cada fase del proyecto y al final de todo el proyecto, el cierre del proyecto garantiza que todo el trabajo del proyecto se haya completado, aprobado y que se haya entregado la propiedad de los entregables del proyecto. del equipo del proyecto a las operaciones. Para el proyecto de nuestro ejemplo, una vez que las tabletas se han adquirido y enviado a la fuerza de ventas, el equipo de ventas ha recibido capacitación sobre cómo usar sus nuevas tabletas y existe un equipo de TI para brindar soporte continuo al usuario final. para los usuarios de tabletas, el proyecto se puede cerrar.
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Herramientas de gestión de proyectos de TI
Ahora que hemos explorado el ciclo de vida del proyecto, veamos algunas herramientas que a menudo resultan útiles para los gerentes de proyectos de TI: • Carta del proyecto : un documento creado por el director del proyecto durante la etapa de inicio del proyecto, que establece claramente los objetivos de un proyecto; funciones y responsabilidades; alcance del proyecto; principales interesados; y nivel de autoridad de un gerente de proyecto • Estructura de desglose del trabajo : un entregable clave del proyecto que divide el trabajo del equipo del proyecto en partes manejables. Comienza con el proyecto como entregable de nivel superior y se desglosa en sub entregables • Plan del proyecto : un cronograma que muestra todas las tareas que deben completarse para producir cada uno de los entregables del proyecto. Muestra los principales entregables, hitos, tareas y recursos requeridos en el proyecto. • Diagrama de Gantt : diagrama de barras que ilustra un plan de proyecto en formato gráfico. Las tareas generalmente se muestran en el eje vertical y el período de tiempo del proyecto se representa en el eje horizontal. Cada tarea tiene una barra correspondiente que muestra el lapso de tiempo requerido para esa tarea. También muestra dependencias entre tareas. • Informe de progreso : un informe preparado periódicamente por el director del proyecto para informar a las diversas partes interesadas del proyecto el progreso en relación con el presupuesto, el calendario y el alcance. • Registro RAID : RAID significa riesgos, suposiciones, problemas y dependencias. Un registro RAID es una herramienta que utiliza el director del proyecto para realizar un seguimiento de los riesgos o problemas que afectan al proyecto ahora o en el futuro, de modo que puedan tratarse de forma eficaz.
Resumen de la lección
La gestión de proyectos de TI implica un enfoque estructurado para dirigir y organizar proyectos. El ciclo de vida de un proyecto generalmente consta de cinco etapas: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. Algunas de las herramientas que los gerentes de proyectos pueden usar para ayudarlos a liderar proyectos de TI incluyen registros RAID, diagramas de Gantt e informes de progreso.
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