Definición de la influencia organizacional
Allen es un consultor de gestión de proyectos que ha sido contratado con Software Development Company (SDC) y busca mejorar su gestión de proyectos. COSUDE quiere comenzar a discutir su metodología, procesos y otros aspectos de su enfoque.
Sin embargo, Allen quiere dar un paso atrás. Independientemente de si su cliente es nuevo en la gestión de proyectos o tiene experiencia, siempre comienza en el mismo punto: la influencia organizacional.
La influencia organizacional son las características o atributos de una organización y el impacto que tienen en las personas y el trabajo realizado dentro, incluida la gestión de proyectos. Esto puede ser tangible, como la ubicación, el espacio de oficina, etc. o intangible, como la cultura. También puede ser intencional y no intencional.
Allen se enfoca específicamente en valores y misión, estructura y cultura. Comprenderlos en COSUDE y cómo afectan la gestión de proyectos le permitirá ayudarlos a mejorar.
Valores y Misión
El primer aspecto de la influencia organizacional que Allen explora con COSUDE son sus valores y misión. Estos son, en última instancia, lo que es más importante para la organización, lo que la COSUDE se esfuerza por ser y quiere lograr, y es la base de cualquier decisión que se tome.
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En el contexto de la gestión de proyectos, los valores y la misión son más relevantes cuando existen limitaciones, normalmente entre el alcance, el costo y el tiempo. Por lo general, existe una compensación entre estos al realizar un proyecto y los valores y la misión de una empresa ayudan a determinar cuáles deberían ser esas compensaciones.
Al aprender los valores y la misión de COSUDE, Allen presta mucha atención a lo que se declara públicamente y a lo que se hace en la práctica. En última instancia, los valores y la misión de una organización se revelan a través de acciones, día tras día, en lugar de lo que podría mostrarse en el sitio web de la empresa o en el lobby de la empresa.
Si una organización afirma que sus valores y misión se centran en los ideales y en el cliente pero, en la práctica, persigue beneficios sin tener en cuenta nada más, la rentabilidad es el verdadero valor y misión.
Para COSUDE, los valores y la misión se centran en la calidad y la innovación. Es lo que se comunica y lo que se pone en práctica. La empresa busca brindar a sus clientes nuevas ideas y soluciones a sus problemas brindándoles un software confiable y efectivo.
Esto le dice a Allen que el alcance probablemente tendrá prioridad sobre el costo y el tiempo. En su consulta, se asegurará de centrarse en cómo la COSUDE gestiona el alcance del proyecto.
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Estructura
El siguiente aspecto de la influencia organizacional que Allen considera es la estructura. La estructura dicta la prioridad de los proyectos y la autoridad para administrar a los miembros del equipo del proyecto. Por lo general, hay tres tipos de estructura que una organización podría tener, que van de un énfasis bajo a alto en los proyectos. Estos incluyen estructura funcional, proyectada y matricial.
En una estructura funcional , la organización se divide en grupos especializados, como ventas, operaciones, finanzas, tecnología, etc. Los empleados están enfocados en su función especializada como es la administración. Si se acepta el trabajo del proyecto, es secundario y el director del proyecto no tiene autoridad.
Lo opuesto es una estructura proyectualizada , donde los grupos dentro de la organización están divididos por proyectos específicos, enfocados en el trabajo del proyecto y administrados por gerentes de proyecto.
En la práctica, la mayoría de las organizaciones se encuentran en un punto intermedio, lo que se conoce como estructura matricial. En una estructura matricial , el trabajo es una combinación de función especializada y proyecto, y tanto los directores de funciones como los de proyecto tienen autoridad.
Esta estructura es un espectro:
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- Una matriz fuerte está más centrada en el proyecto.
- Una matriz débil está más centrada en las funciones.
- Una matriz equilibrada está realmente en el medio.
En SDC, la estructura es una matriz fuerte. Si bien el trabajo / responsabilidades funcionales existen y no se pueden ignorar, los proyectos son una prioridad y el gerente de proyecto está facultado para administrar el equipo en la realización del trabajo. En esta área, Allen ayudará a encontrar el equilibrio adecuado que involucre el trabajo del proyecto que se alinee con la estructura de la organización.
Cultura
La consideración final para Allen es la cultura de la organización. Esto es menos tangible pero igualmente impactante para la gestión de proyectos. Específicamente, Allen se enfoca en si la cultura de una empresa es emprendedora o conservadora y cómo ocurre la motivación.
El factor que determina si la cultura de una organización es emprendedora o conservadora es la actitud hacia el riesgo. Si el riesgo es aceptable, la cultura es emprendedora, como es el caso de COSUDE. Si se debe evitar el riesgo, la cultura es conservadora.
En términos de gestión de proyectos, una cultura emprendedora significa que las posibles soluciones para satisfacer las necesidades del proyecto son mucho más amplias y pueden incluir partes externas que son más bien desconocidas. Al trabajar con SDC, Allen enfatizará la gestión de aspectos como el riesgo y las adquisiciones.
Una cultura conservadora se apoyaría más en proyectos anteriores y en lo que se ha hecho de antemano. Serían importantes las actividades relacionadas con la documentación, el archivo y la creación de otros activos para su uso posterior.
El otro aspecto de la cultura que Allen incluye es la motivación, específicamente para fomentar el comportamiento con resultados positivos y desalentar el comportamiento con resultados negativos. Los métodos utilizados en toda la organización, basados en la cultura de la empresa, deben utilizarse en la gestión de proyectos.
Por ejemplo, si COSUDE tiene una cultura que destaca los logros de los empleados y les da reconocimiento, recomendaría lo mismo para los equipos de proyecto. De la misma manera, los procedimientos y políticas que tiene la empresa para manejar los conflictos y el desempeño deficiente también deben usarse en la gestión de proyectos.
Resumen de la lección
La gestión de proyectos, como cualquier trabajo realizado en una empresa, se ve afectada por la influencia organizativa , las características o atributos de una organización y el impacto que tienen en las personas y el trabajo realizado dentro, incluida la gestión de proyectos.
Un aspecto significativo de la influencia organizacional son los valores y la misión de la organización, específicamente lo que se pone en práctica, no solo se declara explícitamente. Para la gestión de proyectos, esta es la base para las decisiones de compensación relacionadas con las limitaciones del proyecto.
Otro aspecto es la estructura de la organización, que determina la prioridad del trabajo del proyecto y la autoridad que tienen los directores de proyecto. El espectro de estructuras va desde funcional (se priorizan las funciones) hasta proyectizado (se priorizan los proyectos), o una mezcla, llamada estructura matricial . La estructura de la matriz puede ser fuerte (función pesada), equilibrada o débil (proyecto pesado).
El aspecto final es la cultura. Si el riesgo es aceptable, la cultura es emprendedora. Si se debe evitar el riesgo, la cultura es conservadora. Los métodos de motivación de la empresa (fomentar el comportamiento con resultados positivos y desalentar el comportamiento con resultados negativos) deben utilizarse en la gestión de proyectos.
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