Cómo agregar, copiar y mover hojas de trabajo dentro de libros de Excel

Hojas de trabajo en Excel

Randy está compilando algunos datos para su equipo en el trabajo y está usando Microsoft Excel para poner los datos en hojas de cálculo. El jefe de Randy le pidió que pusiera la información de diferentes sectores en diferentes hojas de trabajo, pero los datos están en muchos documentos diferentes. ¿Qué puede hacer él?

Una hoja de cálculo de Excel es una hoja de cálculo individual. Es parte de un libro de trabajo o documento de Excel. Cada libro de trabajo puede tener una o más hojas de trabajo. Por ejemplo, Randy necesita tener un documento o libro de trabajo con cuatro hojas de trabajo diferentes, una para cada trimestre.

Para ayudar a Randy a compilar todos los datos que necesita en un libro de trabajo, veamos cómo agregar, copiar y mover hojas de trabajo en Excel y cómo mover o copiar hojas de trabajo de un documento de Excel a otro.

Agregar, copiar, mover

Muy bien, Randy tiene información que necesita poner en un libro de Excel. Sabe que necesita cuatro hojas de trabajo diferentes en ese libro de trabajo, una para cada trimestre, y ya tiene algo de información sobre los dos últimos trimestres en libros de trabajo diferentes. Pero necesita ingresar la información de los dos primeros trimestres en su libro de Excel. ¿Cómo lo hace?

Para agregar una nueva hoja de trabajo en Excel, Randy querrá seguir unos sencillos pasos:

1. Inicie un nuevo documento o libro de Excel. Una vez que Randy abre Excel para iniciar un nuevo documento, automáticamente hay varias hojas de trabajo (generalmente tres). ¿Cómo puede Randy saber en qué hoja de trabajo está? Cerca de la parte inferior de la página, verá pestañas etiquetadas como «Hoja1», «Hoja2», etc. Estas son las diferentes hojas de trabajo del documento y puede alternar entre ellas.
2. Para agregar más hojas de trabajo, haga clic en la pestaña más a la derecha. Esta pestaña tiene un pequeño icono que parece una hoja nueva, y eso es exactamente lo que hace; agrega una nueva hoja de trabajo a las que ya existen.

Eso es bastante simple hasta ahora, pero Randy no quiere que sus hojas de trabajo se llamen ‘Hoja1’ y ‘Hoja2’, por lo que querrá cambiar los nombres de las hojas de trabajo. Para cambiar el nombre de una hoja de trabajo en Excel, Randy querrá hacer una de dos cosas:

1. Haga clic derecho en la pestaña para cambiar el nombre de la hoja. Esto le permite a Randy escribir el nuevo nombre de la hoja y presionar Enter para realizar el cambio.
2. Use la cinta en la parte superior para cambiar el nombre de la hoja. La cinta es el menú en la parte superior de Excel. Todo lo que Randy tiene que hacer es asegurarse de que está en el menú ‘Inicio’, en la sección ‘Celdas’, y hacer clic en ‘Formato’ (‘Editar’ en una Mac) y ‘Cambiar nombre’. Podrá cambiar el nombre de la hoja de trabajo que está viendo actualmente.

Cualquiera de estos permitirá a Randy cambiar el nombre de las hojas de trabajo para que sean más descriptivas. Por ejemplo, probablemente querrá nombrar una hoja como «Trimestre 1» y otra hoja como «Trimestre 2». De esa manera, los miembros de su equipo pueden saber de un vistazo en qué pestaña de la hoja de trabajo hacer clic.

Esta es una gran idea, pero cuando Randy crea las hojas de trabajo, se da cuenta de que accidentalmente puso la hoja de trabajo del segundo trimestre antes de la hoja de trabajo del primer trimestre. ¡UH oh! Quiere reorganizar las hojas de trabajo para que estén en el orden correcto.

Para mover una hoja de trabajo en Excel, Randy puede hacer una de estas tres cosas:

1. Arrastre la pestaña de la hoja de trabajo al nuevo orden. Esta es la forma más rápida y sencilla de reordenar hojas de trabajo en Excel. Implica usar el mouse para agarrar la pestaña en la parte inferior de la pantalla y moverla hacia la derecha o hacia la izquierda. Por ejemplo, Randy puede arrastrar la pestaña del segundo trimestre a la derecha de la pestaña del primer trimestre para que estén en el orden correcto.
2. Haga clic derecho en la pestaña para mover la hoja. Randy también puede hacer clic con el botón derecho del mouse en la pestaña en la parte inferior de la pantalla. Aparecerá un menú y podrá hacer clic en la opción ‘Mover o copiar’ en ese menú. A partir de ahí, verá un cuadro de diálogo que le permitirá decidir en qué orden colocar la hoja de trabajo.
3. Usa la cinta en la parte superior para mover la hoja. Esto es similar a lo que hizo Randy para cambiar el nombre de la hoja. Puede usar la pestaña de inicio y la sección de celdas en la cinta, hacer clic en ‘Formato’ y luego hacer clic en ‘Mover o Copiar’. Aparece el cuadro de diálogo ‘Mover o copiar’ y él puede elegir en qué orden colocar las hojas.

Observe que las dos últimas opciones le permiten a Randy abrir un cuadro de diálogo que se llama ‘Mover o Copiar’. Si Randy quiere hacer una copia de una hoja de trabajo, puede marcar la casilla que dice «Crear una copia» que está en la parte inferior de este cuadro de diálogo.

Combinar documentos

Randy se siente bastante bien hasta ahora. Ha ingresado los dos primeros trimestres en hojas de trabajo en su libro de trabajo y ha podido moverlos en el orden correcto. Pero todavía tiene dos hojas de trabajo en libros de trabajo diferentes. ¿Cómo puede moverlos o copiarlos en este nuevo libro de trabajo?

Para mover o copiar una hoja de trabajo a un libro de trabajo diferente, hay varios pasos que Randy querrá seguir.

1. Asegúrese de que ambos libros estén abiertos en Excel. En el caso de Randy, querrá usar el menú ‘Archivo’ en la cinta para abrir tanto el libro antiguo como el nuevo.
2. Vaya a la hoja de trabajo que desea mover. Randy tendrá que abrir la hoja de trabajo del tercer trimestre, por ejemplo.
3. Abra el cuadro de diálogo «Mover o copiar». Esto es lo mismo que hizo antes: puede hacer clic derecho en la pestaña de la hoja de trabajo en la parte inferior de la pantalla, o usar la cinta en la parte superior para navegar al cuadro de diálogo ‘Mover o Copiar’.
4. Elija el libro de destino en el menú desplegable ‘Para reservar’. En el cuadro de diálogo, hay un menú desplegable que dice «Para reservar». Cuando haga clic en ese menú desplegable, verá todos los libros abiertos. Querrá seleccionar el libro al que lo está moviendo y hacer clic en Aceptar.

Si quiere hacer una copia del libro de trabajo, puede marcar la casilla ‘Hacer una copia’ antes de hacer clic en Aceptar.

Resumen de la lección

Una hoja de cálculo de Excel es una hoja de cálculo individual. Cada archivo de Excel o libro de trabajo puede tener varias hojas de trabajo diferentes.

Para agregar una nueva hoja de trabajo en Excel, debe:

1. Iniciar un nuevo documento o libro de Excel
2. Haga clic en la pestaña más a la derecha en la parte inferior de la pantalla

Para cambiar el nombre de una hoja de trabajo en Excel, debe:

• Haga clic derecho en la pestaña para cambiar el nombre de la hoja, o
• Use la cinta en la parte superior para cambiar el nombre de la hoja

Para mover una hoja de trabajo en Excel, debe:

• Arrastre la pestaña de la hoja de trabajo al nuevo orden, o
• Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja que se moverá, o
• Usa la cinta en la parte superior para mover la hoja.

Para copiar una hoja de trabajo en Excel:

1. Siga los pasos para abrir el cuadro de diálogo mover o copiar
2. Haga clic en ‘Hacer una copia’ en la parte inferior del cuadro de diálogo

Finalmente, para mover o copiar una hoja de trabajo a un libro de trabajo diferente:

1. Asegúrese de que ambos libros estén abiertos en Excel
2. Vaya a la hoja de trabajo que desea mover, abra el cuadro de diálogo ‘Mover o copiar’
3. Elija el libro de destino en el menú desplegable ‘Para reservar’

Lección de un vistazo

Trabajar en Microsoft Excel te permitirá crear hojas de cálculo que te ayudarán a compilar datos. Puede nombrar documentos y hojas de cálculo, así como agregar, copiar y mover datos entre hojas de cálculo y libros de trabajo.

Microsoft Excel puede combinar datos y formatearlos en hojas de cálculo.

Los resultados del aprendizaje

Su comprensión de esta lección podría evidenciarse por su capacidad para:

• Explicar la diferencia entre una hoja de trabajo y un libro de trabajo.
• Agregar, copiar y mover datos entre hojas de cálculo
• Combine hojas de cálculo de diferentes libros de trabajo

Rodrigo Ricardo Editor y fundador