Cómo gestionar los sistemas de información y medios de forma eficaz

Sistemas de información y medios

Un gerente de marca en un fabricante de bebidas global necesita saber dónde invertir los escasos dólares de marketing para obtener el mejor rendimiento. Un profesor de literatura de secundaria quiere utilizar la letra de una balada de rock de los años 70 como base para un estudio de poesía. Un adolescente busca horarios de películas para una cita este fin de semana. Todos tienen una necesidad similar que se satisfará de manera similar: un sistema de información.

Un sistema de información es un conjunto complejo de tecnologías diseñadas específicamente para recopilar, almacenar y entregar información a los usuarios en apoyo de una acción. El éxito de la acción resultante está directamente relacionado con la efectividad de la gestión del sistema de información respectivo.

Cualquier repositorio de datos de cualquier tipo puede considerarse un sistema de información, y para los propósitos de esta discusión, un sistema de medios se incorpora a la categoría más amplia de sistemas de información. Los datos pueden ser totales de ventas globales de refrescos, catálogos de música y letras, o información de cines locales. Sin embargo, todos los sistemas de información se componen de los mismos tres elementos clave:

• Plataforma
• Contenido
• Acceso de usuario

Para gestionar eficazmente el sistema de información, se debe cuidar cada uno de estos elementos.

Plataforma

La plataforma es el componente invisible, pero crítico, del proceso de entrega del sistema de información. Dado que la plataforma sirve como tecnología que impulsa los sistemas de información, la gestión eficaz de este elemento incluye el mantenimiento regular del hardware, el software y los componentes de la red. Ciertos aspectos del hardware requieren supervisión y supervisión constantes, incluido el uso del procesador del servidor y el espacio en el disco duro.

El software generalmente se mantiene automáticamente una vez instalado, aunque es necesario monitorear el cumplimiento de la licencia y los parches / actualizaciones regulares para alcanzar su máximo potencial. Los componentes de la red, como enrutadores, conmutadores, concentradores y puertas de enlace, también requieren una supervisión regular para garantizar un ancho de banda y un rendimiento adecuados. Además, la plataforma también requerirá actualizaciones periódicas para garantizar el máximo rendimiento. Por lo tanto, una estrategia de sistema de información eficaz siempre incluirá un programa de reparación / reemplazo / actualización.

Contenido

El Contenido es la ‘carne’ en el sándwich de los sistemas de información. Es lo primero que piensa la gente cuando mencionas un sistema de información y el elemento que más esperan los usuarios finales. Como tal, se debe prestar mucha atención a la gestión del contenido de un sistema de información. Las consideraciones importantes para obtener información eficaz es que debe ser relevante, precisa y actualizada.

Dado que el propósito principal de cualquier sistema de información es respaldar la toma de decisiones, el contenido (y la entrega) debe ser útil y aplicable. Además, el contenido debe tener un alto grado de fiabilidad si se va a utilizar para la toma de decisiones. Finalmente, el contenido debe ser oportuno y reflejar las condiciones actuales de los datos.

¡Considere el resultado si le proporcionáramos a nuestro gerente de marca informes de producción (no de ventas) y tuvieran un año! Por lo tanto, una estrategia de gestión de sistemas de información eficaz debe incluir un sólido proceso de creación / verificación / actualización de contenido.

Acceso

El acceso a los sistemas de información es la cara del contenido o la forma en que los datos se transmiten a los usuarios finales. El acceso eficiente es la forma en que los usuarios calificarán el sistema de información, por lo que se debe brindar atención en las áreas de pasarela, seguridad y gobernanza. La puerta de enlace es la forma en que los usuarios interactúan con el sistema de información. La puerta de enlace puede adoptar la forma de una página / sitio web, una base de datos o una aplicación personalizada. Independientemente de cómo se acceda a los datos, debe ser rápido, fácil y sin errores para cumplir con los estándares actuales.

La seguridad es fundamental para el éxito general del sistema de información. La gestión eficaz incluye políticas de seguridad de quién puede acceder, a qué se puede acceder, privacidad, redundancia / recuperación de datos e integraciones. Finalmente, la gobernanza y supervisión general del sistema de información se encuentra dentro del elemento de acceso y se incorporaron políticas, procedimientos, toma de decisiones y comunicaciones para el sistema. Una estrategia de acceso sólida con mantenimiento regular debe ser parte de una estrategia de sistemas de información eficaz.

Resumen de la lección

En resumen, los sistemas de información pueden ser una herramienta muy poderosa para los usuarios finales en un amplio espectro, desde la sala de juntas hasta la sala de juegos. Para lograr el máximo rendimiento, el sistema requiere la gestión de sus elementos clave: plataforma, contenido y acceso.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador