Análisis de la situación de las relaciones públicas: propósito, factores y ejemplos

Analizando la situación

ZeeVee Toys está planificando para el próximo año, con el objetivo de lanzar un nuevo producto al mercado cada mes. Es un plan ambicioso, pero uno que la gerencia se siente capaz de emprender, gracias al uso de ZeeVee de un análisis de la situación para planificar y preparar. Veamos qué constituye un análisis situacional y echemos un vistazo al plan de ZeeVee Toys.

¿Qué es el análisis situacional?

Un análisis de la situación , a veces abreviado DAFO para Fortalezas , Debilidades , Oportunidades y Amenazas , es un elemento fundamental de un plan de relaciones públicas o marketing. Brinda una oportunidad para que los profesionales examinen y evalúen los factores internos y externos que impactan a un cliente y luego construyan una descripción general del cliente mediante la investigación de mercado. Algunos de los componentes de un análisis de situación incluyen la observación de los clientes potenciales, el crecimiento proyectado y los competidores o amenazas para su negocio, así como la formación de una evaluación general de cómo se está desempeñando una empresa.

El análisis de la situación es una herramienta de planificación que requiere un examen crítico tanto de las fortalezas y deficiencias internas como de las oportunidades y amenazas que pueden provenir de fuentes externas. Realizar un análisis de la situación es algo así como poner todas las cartas sobre la mesa al principio; Puede ser un proceso largo y profundo, pero también proporciona una visión completa de con qué tiene que trabajar una empresa o cliente y cualquier inquietud que deba tener en cuenta por adelantado, en lugar de enfrentar esos problemas en un momento posterior.

Este tipo de análisis se puede utilizar para desarrollar una estrategia en comunicaciones o mensajería, ayudando a determinar los puntos clave necesarios para transmitir un mensaje. Es más útil cuando ya se ha identificado un problema o inquietud y está buscando formas de abordarlo. Un análisis de la situación se puede dividir fácilmente en componentes internos y externos , como veremos ahora.

Factores internos

Los factores internos en un análisis de situación se pueden identificar de dos maneras, ya sea como fortalezas o debilidades . Estas categorías se completan con información que tiene disponible desde el interior de una organización, incluidos los puntos buenos y los malos.

• Fortalezas: Las fortalezas incluyen recursos o ventajas que pueden ayudar a avanzar en una meta u objetivo. Las preguntas que podría hacer para ayudar a construir esta categoría incluyen, ‘¿En qué nos destacamos?’ o ‘¿Qué han identificado otras personas como nuestra fortaleza?’ Incluso podría considerar una lista de recursos disponibles, fortalezas de los empleados o datos históricos relevantes similares sobre su organización y cómo se desempeñó en respuesta a otra situación.
• Debilidades: mirar lo malo, así como lo bueno, es fundamental para una descripción completa. Ningún negocio lo hace todo bien y todos tienen deficiencias en determinadas áreas. Aquí es donde define esas áreas. Una debilidad podría ser una limitación, un defecto del producto, un defecto del servicio o cualquier otro problema que debilite sus capacidades. Pregúntese: ‘¿Dónde están nuestras áreas que necesitan mejoras?’ y ‘¿Qué luchamos por hacer bien?’

Factores externos

Los factores externos son aquellas cosas sobre las que no tiene control directo, pero que aún pueden afectar su negocio. Estas cosas ocurren fuera de los límites de su organización, pero deben tenerse en cuenta al pintar una imagen completa de su organización. Los factores externos se pueden clasificar como oportunidades o amenazas .

• Oportunidades: todo el mundo ama las oportunidades. Estas son áreas en las que puede sobresalir o avanzar. Quizás involucran un área de un mercado que se ha pasado por alto o una necesidad que se ha expresado, pero aún no se ha satisfecho. Pregúntese: ‘¿Qué áreas faltan en nuestro mercado?’ y ‘¿Hay alguna necesidad que no está siendo atendida?’
• Amenazas: una amenaza es algo que supone un daño para su negocio, como un competidor, un producto nuevo que ingresa al mercado o las demandas cambiantes de los consumidores. Las amenazas se pueden identificar de varias formas, entre ellas, observar los obstáculos externos que enfrenta su empresa, identificar el trabajo de sus competidores y evaluar el panorama empresarial general. Pregúntese: ‘¿Qué está haciendo nuestro competidor?’ y ‘¿Qué tipo de situación podría desarrollarse?’ Las amenazas son cosas que pueden poner en riesgo sus objetivos.

Un manual básico de análisis de la situación de relaciones públicas

ZeeVee Toys decidió prepararse para el lanzamiento de sus productos preparando una campaña de relaciones públicas para su marca. Aquí hay algunas conclusiones clave de su análisis de situación:

1. Puntos fuertes: ZeeVee es un fabricante de juguetes asequibles, seguros y de alta calidad para niños desde el nacimiento hasta los 10 años. Los precios son consistentemente inferiores a los de nuestros competidores y respondemos a las consultas de servicio de los clientes.

2. Debilidades: Tenemos altos costos generales para nuestras instalaciones de fabricación y tenemos demasiadas existencias en el inventario que deben enviarse a los minoristas. Tenemos una presencia online insuficiente para vender nuestros productos.

3. Oportunidades: Existe una gran demanda por parte de los clientes de nuestra nueva línea de productos. ZeeVee tiene oportunidades para expandir su sitio de comercio electrónico, así como para abrir algunas tiendas nuevas en áreas geográficas donde actualmente no tenemos presencia.

4. Amenazas: Nuestro competidor ha comenzado a imitar nuestros diseños, con materiales de menor calidad a precios más económicos. Una nueva campaña publicitaria de una supertienda de juguetes se centra en los juguetes obtenidos con materiales reciclados. Un competidor ha entrado en una nueva área geográfica donde todavía no tenemos una presencia fuerte.

Con esta información, ZeeVee opta por construir una campaña de relaciones públicas que enfatice los materiales seguros que utilizan para construir sus juguetes. También planean centrarse más en mover el inventario y aumentar sus oportunidades de comercio electrónico. Al construir su presencia en línea, pueden ayudar a combatir al competidor que ha ingresado a la nueva área geográfica.

Resumen de la lección

Un análisis de la situación proporciona una visión completa de los factores internos y externos que pueden afectar el éxito de una empresa. Al observar las fortalezas , debilidades , oportunidades y amenazas , una organización puede lograr algunas cosas. Pueden pintar una imagen completa de sus habilidades y deficiencias internamente. Y también pueden definir oportunidades en las que pueden sobresalir y fuerzas externas que pueden interponerse entre ellos y su objetivo.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador