Análisis PERT y finalización del proyecto

Nunca es suficiente tiempo

El gran personaje histórico Ben Franklin hizo un gran comentario sobre el tiempo. Él dijo: ‘Puedes demorarte, pero el tiempo no’. Lo que realmente decía el viejo Ben es que no tienes que llegar a tiempo, pero el reloj sigue corriendo porque el tiempo no se detiene.

Los gerentes tienen que lidiar con la cuestión del tiempo todos los días (si no cada hora, si me perdonan el chiste realmente malo). Cuando tienen una tarea que deben realizar o, más específicamente, un gran proyecto con el que necesitan trabajar, generalmente están limitados por algún tipo de marco de tiempo. Rara vez, si es que alguna vez, escuchará a un jefe decir ‘Aquí hay un proyecto y termínelo siempre que pueda’. Por el contrario, todo en el mundo de los negocios tiene un límite de tiempo, y asegurarse de que un proyecto se realice a tiempo recae sobre los hombros del gerente al que está asignado el proyecto.

IMPERTINENTE

Afortunadamente, tenemos una respuesta, y esa respuesta es el análisis PERT , que significa «Técnica de evaluación y revisión de programas». Esa es una herramienta para estimar el tiempo que tomará completar un proyecto al estimar el tiempo que cada parte tomará en realizarse y luego sumar todas las partes. Una vez que sumamos todas las partes, sabremos (aproximadamente) cuánto tiempo llevará todo el proyecto.

Antes de que se pueda utilizar un PERT, primero tenemos que determinar las tareas que se asignarán a un proyecto en particular. Para nuestro ejemplo, digamos que queremos cultivar un jardín. Así las tareas que podrían asignarse, entre otras, serían:

• Determinar dónde queremos que esté el jardín
• Determinar qué materiales necesitaremos para limpiar el terreno para el jardín.
• Consigue los materiales para limpiar el terreno para el jardín.
• Determinar que queremos plantar en el jardín.
• Conseguir los materiales para plantar los elementos que queramos en el jardín
• Limpiar el area
• Plantar los artículos
• Riégalos y míralos crecer
• Cosecha cuando estén maduros.

Ahora que tenemos tareas, tenemos que determinar cuánto tiempo tomará cada tarea. Aquí es donde entra en juego PERT. Lo crea o no, existe una fórmula real que podemos usar para estimar el tiempo necesario. Es importante entender que dije estimar el tiempo necesario. La única debilidad de PERT es que se estima todo el tiempo asociado con una tarea. Por lo tanto, cuanta más experiencia tenga con un determinado tipo de trabajo o proyecto, mejores serán sus estimaciones. Es por eso que los gerentes de proyectos (personas educadas y capacitadas en la gestión de proyectos) son tan valiosos, porque generalmente trabajan en el mismo tipo de proyecto una y otra vez y desarrollan una buena idea de cuánto tiempo debe tomar cada tarea.

Tipos de tiempo

Bien, es hora de un poco de matemáticas. No mucho, fíjate, y de hecho, la fórmula es muy simple, pero esta es la fórmula que los gerentes de proyecto usarán cuando estén estimando el tiempo usando un análisis PERT. Los componentes son:

• Tiempo optimista (O) : El tiempo mínimo posible requerido para realizar una tarea, asumiendo que todo avanza mejor de lo que normalmente se espera.
• Tiempo pesimista (P) : El tiempo máximo posible requerido para realizar una tarea, asumiendo que todo sale mal (pero excluyendo catástrofes mayores).
• Tiempo más probable (M) : la mejor estimación del tiempo necesario para realizar una tarea, asumiendo que todo transcurre normalmente.
• Tiempo esperado (TE) : la mejor estimación del tiempo necesario para realizar una tarea, teniendo en cuenta el hecho de que las cosas no siempre proceden de forma normal.

Una vez hecho todo esto, simplemente ingresamos el tiempo en la siguiente fórmula y listo, ¡tenemos nuestro tiempo estimado para la tarea!

TE = (O + 4M + P) ÷ 6

Bien, volvamos a nuestro ejemplo de jardín. Nuestro análisis del marco de tiempo PERT para el primer paso (determinar dónde podría estar el jardín) podría verse así:

Tiempo optimista: 1 hora

Tiempo pesimista: 3 horas

Tiempo más probable: 2 horas

Por lo tanto, nuestra fórmula se ve así:

1 + (4 * 2) + 3 = 12

12/6 = 2 horas

Mirando nuestro ejemplo, podemos ver cómo esto tiene sentido. Nuestro tiempo optimista es de una hora y nuestro tiempo pesimista es de tres horas, y dos están justo en el medio. Ahora bien, no siempre funciona así de limpio, como en el siguiente ejemplo que mostraremos.

Veamos la parte de limpieza del área de este proyecto:

Tiempo optimista: 5 horas

Tiempo pesimista: 12 horas.

Tiempo más probable: 7 horas

Por tanto, nuestro ejemplo se ve así:

5 + (4 * 7) + 12 = 45

45/6 = 7,5 horas

Ahora, si miramos cada tarea, hacemos la fórmula PERT para cada una, luego sumamos todas las respuestas, obtendremos respuestas que nos dicen cuánto tiempo tomará hacer todo el proyecto. Bastante simple, ¿verdad? Ah, pero no tan rápido. ¿Qué pasa si el número que obtenemos es más largo que el tiempo que nos ha dado nuestro gerente para realizar todo el proyecto? Eso puede suceder y sucede. Cuando eso sucede, solo hay algunas opciones que tiene:

• Vea qué tareas puede acortar para ahorrar tiempo
• Agregue mano de obra a una tarea (o equipo) para hacerlo más rápido
• Elimine pasos o tareas completas si no son críticas
• Dile a tu jefe que no puedes hacerlo en ese período de tiempo

Los jefes de proyecto se ocupan de esto todos los días de sus vidas y son personas especiales para poder gestionar todo esto para que los proyectos se terminen a tiempo.

Resumen de la lección

El tiempo es dinero y el dinero es tiempo. Eso ha sido parte del negocio desde que todos pueden recordar. Por lo tanto, es importante utilizar una herramienta como el análisis PERT para desglosar las tareas de un proyecto y cuánto tiempo tomará cada tarea. Dado que muchos proyectos son sensibles al marco temporal, un programa como este es vital en el mundo empresarial.

Recuerda, primero tienes que identificar las tareas, luego tienes que usar la fórmula que comentamos ( TE = (O + 4M + P) ÷ 6 ) para determinar cuál podría ser el tiempo para cada tarea, identificando los diferentes tipos de tiempo involucrados . Una vez hecho esto, los sumamos todos y vemos si el marco de tiempo funciona y, si no, comenzamos a tratar de averiguar qué podemos hacer para que el proyecto se complete a tiempo.

Recuerde al viejo Ben Franklin: «Puede demorarse, pero el tiempo no lo hará».

Los resultados del aprendizaje

Después de ver este video, podrá:

• Explica qué es un análisis PERT
• Definir los tipos de tiempo utilizados en un análisis PERT
• Aplicar los tipos de tiempo a una fórmula.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador