Aplicación práctica: planes de acción

Tomando acción

Un plan de acción es un documento que detalla los pasos necesarios para que una empresa alcance su meta u objetivo. Si una empresa determina reducir la cantidad de desperdicio que crea, un plan de acción delinearía la estrategia necesaria para lograrlo.

La mayoría de los planes de acción reconocen el objetivo de la organización y luego siguen un formato similar que responde a estas preguntas:

1. ¿Qué acciones son necesarias para llevarnos a nuestro objetivo?
2. ¿Quién es el responsable de realizar cada acción?
3. ¿Cuál es el cronograma o la fecha límite para completar cada acción?
4. ¿Qué recursos están disponibles o son necesarios para completar cada acción?
5. ¿Qué obstáculos o barreras podrían entrar en conflicto al completar cada acción?
6. ¿Cómo comunicaremos cada paso de acción hacia nuestro objetivo?

Ahora, analicemos una plantilla para ayudarlo a implementar un plan de acción.

Plantilla de plan de acción

Eche un vistazo a esta plantilla. Antes que nada, primero debe determinar cuál es su objetivo. Continuemos con el objetivo de nuestro negocio ficticio de reducir su desperdicio y observemos cada uno de los títulos de las columnas con más detalle.

Pasos

A continuación, desea decidir qué pasos de acción son necesarios para avanzar hacia su objetivo. Los pasos de acción para este objetivo podrían incluir contactar a la ciudad sobre las opciones de reciclaje disponibles o buscar en cada departamento para ver qué tipos de reciclaje se pueden hacer internamente.

Preguntas que hacer

1. ¿Qué pasos debemos dar?
2. ¿Qué pasos son prioritarios?
3. ¿Qué secuencia debemos usar con estas tareas?

OMS

¿Quién será responsable de manejar cada paso de su plan de acción? En nuestro escenario de reducción de desechos, alguien que tenga una conexión con un funcionario de la ciudad podría ser la mejor opción para comunicarse con el ayuntamiento, mientras que los jefes de departamento serían una buena opción para cada departamento que evalúe sus capacidades de reciclaje.

Preguntas que hacer

1. ¿Quién está mejor preparado para desempeñar este papel?
2. ¿Qué fortalezas / debilidades aporta esta persona al plan?
3. ¿Existe un mejor candidato para este paso?

Línea de tiempo / fecha límite

Una vez que haya registrado los pasos y quién se encargará de cada uno, es hora de ver una línea de tiempo o fecha límite para cada uno. Un paso como contactar a un funcionario de la ciudad sobre su programa de reciclaje puede llevar solo un día hábil, por ejemplo.

Preguntas que hacer

1. ¿Este paso depende de la finalización de otros?
2. ¿Cuánto tiempo razonablemente tomará este paso?
3. ¿Qué sucede si hay una demora en completar este paso?

Recursos

Ahora, determine los recursos necesarios para completar con éxito cada paso. Los recursos pueden ser tiempo, dinero, materiales o todo lo anterior. Para nuestros jefes de departamento que analizan sus capacidades de reciclaje, los recursos se limitarán solo al tiempo necesario para completar el análisis.

Preguntas que hacer

1. ¿Qué recursos tenemos ya?
2. ¿Qué recursos necesitamos adquirir?

Obstáculos

Pensar en los obstáculos potenciales al formular un plan de acción puede ayudarlo a anticipar las barreras antes de que se conviertan en un problema mayor. Por ejemplo, nuestro empleado con la conexión del ayuntamiento puede descubrir que esa persona ya no trabaja para la ciudad. Comprender esos obstáculos puede ayudarlo a idear planes alternativos.

Preguntas que hacer

1. ¿Cuál es nuestro plan de respaldo si este obstáculo se materializa?
2. ¿Quién o qué puede ayudarnos con este obstáculo?

Comunicación

Cualquier plan de acción involucrará a varios empleados o equipos que trabajen en conjunto para alcanzar una meta. La comunicación eficaz es una parte importante de un plan de acción. En nuestro ejemplo, la persona que se comunica con la ciudad sobre su plan de reciclaje puede optar por enviar un correo electrónico a los otros miembros del equipo sobre los detalles de esa conversación.

Preguntas que hacer

1. ¿Qué herramientas de comunicación son las más adecuadas para este plan de acción?
2. ¿Cómo o cuándo debe producirse la comunicación sobre cada paso?