Aplicación práctica: preparación de estados de ingresos básicos y ganancias acumuladas en contabilidad

Dos documentos contables importantes

En casi todas las organizaciones, hay cuatro estados financieros principales que deben prepararse con regularidad. Dos de ellos son el estado de resultados y el estado de ganancias acumuladas.

Aunque son similares, tienen una diferencia importante.

• El estado de resultados , a veces también llamado estado de pérdidas y ganancias, describe los ingresos y gastos de una organización en un período de informe (mes, año, etc.).
• Por el contrario, el estado de ganancias retenidas se centra en informar la acumulación de ganancias a lo largo del tiempo. Ambos documentos juegan un papel fundamental para todas las partes interesadas internas y externas de la organización.

Si necesita un poco más de detalle que la descripción general anterior, puede revisar la lección titulada Preparación de la declaración de ingresos básica y la declaración de ganancias retenidas.

Ahora veamos un escenario para practicar la generación de estos documentos para una empresa ficticia.

Escenario: cambio de la estructura de precios

Jackie ha sido contable y contable en la tienda de suministros industriales de su padre llamada Aardvark Contractor’s Supply, LLC. En el negocio desde hace casi 30 años, el padre de Jackie hizo crecer la empresa de una empresa unipersonal sin empleados a una pequeña empresa sólida que ahora emplea a más de 45 personas.

Desafortunadamente, las condiciones económicas han hecho que sea cada vez más difícil mantenerse al día financieramente. Jackie sabe que el estado actual no es sostenible, por lo que está evaluando cuidadosamente las finanzas de la compañía mientras busca maximizar los ingresos y frenar el gasto.

• Para el objetivo específico de Jackie, ¿es el estado de resultados o el estado de ganancias retenidas el más importante de los dos? ¿Por qué?
• ¿Realmente necesita ambos documentos o sus preguntas pueden responderse con precisión con solo uno? ¿Por qué?

En realidad, ambos documentos son igualmente importantes y Jackie los necesitará absolutamente para tomar decisiones sabias e informadas.

El estado de ganancias retenidas ayudará a Jackie a identificar un momento en el que el negocio fue muy rentable y le ayudará a comprender las tendencias asociadas con la rentabilidad. El estado de resultados le ayudará a determinar cómo está ganando y gastando dinero el negocio. Utilizará estos datos para determinar si cada dólar gastado está generando ingresos de manera efectiva.

Los datos brutos

Jackie no podrá crear ninguno de los dos estados financieros sin tener todos los datos brutos apropiados a su alcance. En unos minutos, preparará el estado de ganancias retenidas y el estado de resultados tal como lo haría Jackie. Antes de hacer eso, querrá organizar los datos a continuación. En este momento, está en un estado desorganizado aleatorio.

• Con los datos brutos anteriores, cree un estado de resultados preciso y con el formato adecuado (para el año 2017) y un estado de ganancias retenidas. Luego compare sus declaraciones con las siguientes y vea si capturó todo correctamente.

Estado de resultados de 2017

• Ahora que ha creado el estado de resultados, interprete los puntos clave que contiene.

Aunque la lista de puntos clave de todos puede variar ligeramente, debería haber capturado algunos elementos como:

• Aardvark perdió más de $ 600,000 en el año 2017.
• Los salarios de la empresa son su mayor gasto (con diferencia).
• Los números de inventario muestran una gran volatilidad y deben investigarse más.
• A pesar de tener casi $ 800,000 en ventas brutas, la compañía reporta devoluciones y bonificaciones a $ 0. Esto es bastante improbable.

El estado de ganancias retenidas (2016 y 2017)

• Con los datos brutos a continuación, elabore el estado de ganancias retenidas de Aardvark para los dos años anteriores (2016 y 2017).

Ahora, compare su declaración con la siguiente y evalúe si ha formateado los datos correctamente.

Análisis

• ¿Qué conclusiones puede sacar Jackie de esta información?

Según el estado de ganancias retenidas, Jackie puede ver que la organización experimentó la mayor parte de su declive en los últimos dos años. Específicamente, puede ver que la compañía fue rentable en 2016, pero registró una pérdida en 2017 y ahora también en 2018. Por lo tanto, debe comparar cuidadosamente el año rentable con los años posteriores en un esfuerzo por determinar qué pudo haber causado la disminución.

Ahora puede aplicar esta práctica a su propio negocio. Haga ambos documentos y analícelos. ¿Qué información encuentras?