Aplicación práctica: uso de análisis PERT y finalización de proyectos

Publicado el 14 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Cuando el tiempo no es universal

El tiempo es tiempo, ¿verdad? Por lo general, esto es cierto, pero en el contexto de la gestión de proyectos, el tiempo puede ser un poco más complicado que eso. El tiempo es uno de los muchos recursos que un gerente de proyecto debe considerar cuidadosamente durante la planificación y ejecución de un proyecto. Si necesita revisar los diferentes tipos de tiempos de proyectos, puede visitar la lección, Análisis PERT y finalización del proyecto, o puede consultar la tabla a continuación.

Tipo de tiempo Abreviatura Definición
Tiempo optimista O El ” mejor escenario ” para el tiempo de finalización de la tarea
Tiempo pesimista PAG El ” peor escenario ” para el tiempo de finalización de la tarea
Tiempo más probable METRO El tiempo de finalización previsto, siempre que no haya problemas imprevistos o retrasos.
Tiempo esperado TE El tiempo de finalización proyectado con un búfer en su lugar para resolver un número promedio de problemas

El análisis PERT

A estas alturas, lo más probable es que haya dominado los diferentes tipos de tiempo de proyecto y esté casi listo para comenzar a trabajar en un escenario. Pero antes de lanzarse a ello, es importante recordar que los gerentes de proyecto no pueden ser arbitrarios sobre sus proyecciones de tiempo. Ahí es donde entra en juego la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).

El PERT pide que el liderazgo del proyecto asigne cada uno de los cuatro tipos de tiempo a una tarea. A continuación, esas proyecciones de tiempo se introducen en una fórmula para el análisis matemático, cuyo producto se utiliza para realizar estimaciones de tiempo de gran precisión. Ahora, revisaremos el escenario y lo guiaremos a través de un PERT usando la fórmula del tiempo del proyecto.

Escenario: Proyecto de recuperación de bibliotecas

Póngase en el papel de un director de proyecto que ha sido contratado para ayudar a una biblioteca pública a recuperarse de un desastre. La biblioteca pública sufrió un incendio provocado en medio de la noche. Dados los efectos del humo, el fuego y el agua, la biblioteca sufrió graves daños. Debido a que la biblioteca tenía un robot de recuperación de libros electrónicos de última generación, el proyecto de recuperación iba a ser mucho más complicado de lo habitual.

Pasos a seguir

1) Cree la lista de tareas

¿Qué tipo de tareas compondrán el proyecto de recuperación general? Adelante, haz esa lista ahora. Luego compárelo con el siguiente para ver si los resultados son similares.

Pasos Tarea
1 Elimine el agua de la alfombra, el ático, el techo y los muebles.
2 Recupere todos los libros en buen estado y guárdelos fuera del sitio.
3 Recupere los libros dañados y llévelos a un lugar de almacenamiento temporal.
4 Subcontratar la restauración de valiosos libros dañados.
5 Subcontratar la eliminación de materiales dañados, incluidos libros, muebles y otros artículos.
6 Subcontratar la sustitución del robot de recuperación automática de libros.
7 Reemplace todos los muebles y equipos interiores dañados.
8 Realice una inspección final.
9 Devuelva los libros a los estantes de la biblioteca.
10 Complete cualquier tarea de último minuto y realice una gran ceremonia de reapertura.
11 Realice una revisión posterior a la acción.

2) Estimar los tiempos del proyecto

Usando la lista de tareas que hizo, ¿cuáles fueron sus estimaciones para cada tarea ? Como antes, sus proyecciones pueden diferir de las siguientes. Solo asegúrese de que su formato sea similar. Siempre que sus proyecciones incluyan suficiente información para calcular el tiempo del proyecto, estará bien. (Todos los horarios son en horas-persona).

Paso Tarea O PAG METRO
1 Elimine el agua de la alfombra, el ático, el techo y los muebles. 4 23 7
2 Recupere todos los libros en buen estado y guárdelos fuera del sitio. 2 11 5
3 Recupere los libros dañados y llévelos a un lugar de almacenamiento temporal. 12 26 9
4 Subcontratar la restauración de valiosos libros dañados. 21 43 29
5 Subcontratar la eliminación de materiales dañados, incluidos libros, muebles y otros artículos. 4 23 7
6 Subcontratar la sustitución del robot de recuperación automática de libros. 33 52 47
7 Reemplace todos los muebles y equipos interiores dañados. 28 43 21
8 Realice una inspección final. 1 5 2
9 Devuelva los libros a los estantes de la biblioteca. 1 4 2
10 Complete cualquier tarea de último minuto y realice una gran ceremonia de reapertura. 1 1 1
11 Realice una revisión posterior a la acción. 1 1 1

3) Calcule el tiempo esperado

Ahora bien, ¿cómo puede usar los números que generó para predecir el tiempo real estimado del proyecto? Usando sus estimaciones de tiempo de tarea, conecte los números en las primeras tres tareas y finalice los cálculos para el tiempo esperado.

Utilice esta fórmula para sus cálculos:

TE = ( O + 4 M + P ) ÷ 6

Sus primeros tres cálculos deben seguir el ejemplo a continuación (usando sus propias estimaciones de tiempo y redondeando a dos lugares decimales).

Paso Tarea O PAG METRO Fórmula TE
1 Elimine el agua de la alfombra, el ático, el techo y los muebles. 4 23 7 4 + 4 (7) + 23/6 9.17 horas
2 Recupere todos los libros en buen estado y guárdelos fuera del sitio. 2 11 5 2 + 4 (5) + 11/6 5.50 horas
3 Recupere los libros dañados y llévelos a un lugar de almacenamiento temporal. 12 26 9 12 + 4 (9) + 26/6 12,33 horas

Complete los cálculos para el resto de los tiempos de su proyecto.

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