Áreas funcionales en Finanzas Comerciales: definición e importancia

¿Qué es un área funcional?

Las empresas diseñan sus estructuras organizativas basadas en áreas funcionales para mejorar la eficiencia operativa. Entonces, ¿qué es un área funcional?

Un área funcional es un departamento o grupo de personal encargado de una función organizacional específica. Normalmente, los departamentos funcionales comprenden equipos de empleados con habilidades y experiencia similares. Estos departamentos permiten a las organizaciones integrar actividades y tareas con lógicas y protocolos similares.

Las empresas estructuran sus áreas funcionales según el tamaño de la organización y la naturaleza del mercado. La mayoría de las empresas cuentan con áreas funcionales como finanzas y marketing en el nivel básico. Sin embargo, las empresas más grandes cuentan con áreas funcionales adicionales como:

• Soporte legal
• Tecnologías de la información
• Investigación y desarrollo (I+D)

Importancia de las Áreas Funcionales del Negocio

El objetivo principal de las áreas funcionales de negocio es garantizar la eficiencia en todas las actividades organizativas. Las empresas se organizan por unidades funcionales para dedicar recursos y personal específicos al logro de una función, proyecto u objetivo determinado. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos es un área funcional dedicada exclusivamente a reclutar, capacitar, asignar roles y desarrollar empleados.

Las áreas funcionales permiten una descripción y distinción clara de deberes y responsabilidades. Cada división comprende claramente sus obligaciones específicas, lo que aumenta la responsabilidad en toda la organización. Aunque cada unidad opera de manera distintiva con su gerente y personal especializados, todas las áreas funcionales deben cooperar en la consecución de las metas y objetivos de la organización.

Los gerentes funcionales poseen la misma experiencia y habilidades que exhiben sus subordinados. Les permite evaluar el trabajo realizado por los miembros de su área funcional y garantizar que las operaciones departamentales/de unidad se alineen con los objetivos estratégicos generales. Por ejemplo, un director de TI conoce y comprende las funciones del departamento de TI. Esto los coloca en una mejor posición para ofrecer asistencia y guiar a los empleados en esa área funcional.

Otra importancia de las áreas funcionales es aumentar la eficacia de la gestión. Es más fácil gestionar diferentes departamentos, actividades y empleados de la organización cuando se agrupan según sus funciones. Por ejemplo, es más fácil monitorear las funciones de marketing dentro de un área funcional de marketing. Esta agrupación aumenta la responsabilidad departamental, lo que facilita determinar qué unidad no está cumpliendo con los objetivos organizacionales. Además, dado que los empleados que trabajan en funciones similares se agrupan en un área funcional, se simplifica la formación y el intercambio de conocimientos.

Departamentos funcionales de una organización

Las empresas tienen diferentes departamentos funcionales según el tamaño de la organización y la naturaleza del mercado. No obstante, las áreas funcionales típicas incluyen:

• Ventas
• Marketing
• Finanzas y Contabilidad
• Servicio al Cliente
• Recursos humanos
• Investigación y desarrollo
• Producción
• Distribución

Área funcional de ventas

El principal objetivo de las empresas es generar beneficios. Esta ganancia se genera por la venta de bienes y servicios. Como tal, el objetivo del área funcional de ventas es ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos de ventas e ingresos. El departamento de ventas aprovecha las oportunidades de mercado creadas por el departamento de marketing para dirigirse a clientes potenciales e impulsar las ventas.

Esta área funcional trabaja en estrecha colaboración con el departamento de marketing para aprovechar las oportunidades de mercado, estimular las ventas y aumentar los ingresos. Los empleados del departamento de ventas trabajan directamente con los clientes potenciales para ayudarlos a determinar el mejor producto para sus necesidades y realizar pedidos.

Área funcional de marketing

El área funcional de marketing trabaja en estrecha colaboración con el departamento de ventas para crear demanda de los productos y servicios de la empresa. Los empleados dentro de esta unidad organizacional son responsables de identificar y abordar las necesidades de los clientes. En otras palabras, el departamento de marketing realiza investigaciones para determinar qué quieren los consumidores y diseña productos que satisfagan esas necesidades. Las funciones de marketing también incluyen:

• Promoción de los productos y servicios de la empresa.
• Entrega de productos al consumidor final.
• Desarrollar estrategias de precios.
• Crear e implementar estrategias que fortalezcan la ventaja competitiva del negocio.
• Construir y mantener una presencia en línea, una estrategia comercial importante en esta era del marketing digital

Área Funcional de Finanzas y Contabilidad

La definición del área funcional de finanzas alude a la gestión de los fondos de la empresa. En los negocios, los departamentos de finanzas y contabilidad son responsables de planificar, adquirir y gestionar las finanzas. Este departamento analiza las necesidades de capital de la empresa para determinar cómo adquirir y asignar fondos. Los gerentes financieros supervisan todas las decisiones financieras, incluso si pedir prestado o vender acciones para recaudar dinero.

La división de finanzas y contabilidad se ocupa de todas las funciones relacionadas con el capital, la presupuestación, los activos y los costos. Este departamento informa la asignación de recursos financieros. Los profesionales de la contabilidad analizan y representan transacciones financieras ante partes interesadas clave, como inversores y el gobierno. Los contadores también preparan estados financieros, mostrando una imagen clara de la situación financiera de la organización.

Área Funcional de Atención al Cliente

El área funcional de servicio al cliente está dedicada a garantizar un alto nivel de experiencia y satisfacción del cliente. Como área funcional principal, el servicio al cliente se ocupa de las consultas, quejas o inquietudes de los clientes. A medida que más empresas reconocen el valor de la satisfacción del cliente, la importancia de este departamento crece. Las empresas deben velar por los intereses de sus clientes para:

• Permanecer competitivo
• Mantener su cuota de mercado
• Aumentar la fidelidad de los clientes
• Mejorar la experiencia del cliente
• Fomentar la repetición de ventas

Las expectativas del cliente moderno son altas, razón por la cual muchas empresas cuentan con un departamento de atención al cliente dedicado explícitamente a atender problemas, quejas, preguntas y solicitudes. El personal del departamento de atención al cliente trabaja directamente con los clientes para resolver problemas. Por ejemplo, en caso de un defecto del producto, el área funcional de servicio al cliente se comunica con el cliente afectado para concertar reembolsos o reemplazos.

Área Funcional de Recursos Humanos

El área funcional de recursos humanos es importante porque maneja todos los asuntos relacionados con los empleados. El papel de este departamento incluye:

• Realización del proceso de contratación.
• Reclutar empleados para cubrir los puestos vacantes disponibles
• Publicidad de ofertas de empleo disponibles
• Preparación de contratos de trabajo.
• Seguimiento del personal y del entorno laboral.
• Formación y desarrollo de empleados.

Área Funcional de Investigación y Desarrollo

El área funcional de investigación y desarrollo complementa a todos los demás departamentos de la organización. La investigación en áreas funcionales de negocios expone a los tomadores de decisiones a información valiosa, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas. El departamento de investigación y desarrollo (I+D) contribuye al desarrollo de nuevos productos, al diseño de productos para satisfacer las necesidades de los clientes y a la mejora de los productos existentes. Las funciones de I+D se basan en la innovación, los comentarios de los clientes y la investigación de mercado.

Área funcional de producción

Las áreas funcionales de producción se ocupan de la fabricación de productos. El personal dentro del área funcional de producción es responsable de los plazos de producción y la calidad del producto. Los deberes importantes de este departamento incluyen:

• Adquirir materias primas e insumos necesarios para producir el producto terminado.
• Programación de actividades de producción.
• Fabricación de productos terminados.
• Realizar inspecciones, mantenimiento y reparaciones de maquinaria.
• Garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad.

Área funcional de distribución

El área funcional de distribución garantiza que los productos terminados se entreguen a los clientes finales a tiempo, en el lugar correcto y según sea necesario. Los empleados de este departamento empaquetan y envían los productos de la empresa a los compradores. Las funciones de distribución incluyen empaquetar adecuadamente los productos, transportar mercancías, hacer coincidir las entregas con los pedidos de los clientes y resolver problemas de distribución.

Resumen de la lección

Un área funcional es una unidad, departamento o equipo encargado de funciones organizativas específicas. Las áreas funcionales comprenden miembros del personal con habilidades y experiencia similares. Las organizaciones se organizan por unidades funcionales para mejorar la eficiencia operativa y garantizar que gerentes con las mismas habilidades y experiencia evalúen el trabajo realizado por los empleados en sus unidades. Las áreas funcionales también facilitan la capacitación, el desarrollo y el intercambio de conocimientos, porque los empleados que trabajan en funciones relacionadas están agrupados. Las organizaciones tienen diferentes departamentos funcionales según el tamaño y la naturaleza del mercado. Los empleados del área funcional de ventas trabajan directamente con clientes potenciales para ayudarlos a realizar pedidos y determinar los mejores productos para satisfacer sus necesidades.

El área funcional de marketing es responsable de promocionar y entregar los productos al cliente final. Mientras tanto, el área funcional de finanzas se especializa en planificar, adquirir y administrar fondos. Los contadores también preparan estados financieros. Mejorar la experiencia y la satisfacción del cliente es la función especializada del área funcional de servicio al cliente. Los empleados de este departamento trabajan directamente con los clientes para resolver problemas. El área funcional de recursos humanos recluta, gestiona y desarrolla empleados, mientras que el área funcional de investigación y desarrollo facilita las decisiones estratégicas relacionadas con el diseño, el desarrollo y la mejora de productos. Las actividades de fabricación son responsabilidad del área funcional de producción. Por último, los empleados del área funcional de distribución empaquetan y envían los productos de la empresa a los compradores.