Clasificación de trabajadores: leyes, reglamentos e infracciones federales

Introducción

En 2019, 57 millones de estadounidenses [1] participaron en la ‘economía gig’, que describe un segmento de nuestra fuerza laboral compuesto por contratistas independientes y trabajadores independientes contratados para completar proyectos temporales. Eso es aproximadamente el 36% de la fuerza laboral estadounidense [2] que ha optado por trabajar con contratos flexibles a corto plazo, como alternativa o complemento al trabajo tradicional. Las organizaciones pueden beneficiarse de la contratación de contratistas independientes en lugar de empleados habituales, pero deben tener cuidado al clasificar y tratar a esos trabajadores. Puede ser una línea muy fina entre el empleado y el contratista independiente y hacerlo mal podría significar sanciones económicas y posibles consecuencias legales.

¿En qué se diferencian las relaciones laborales entre empleados y contratistas independientes?

Supongamos que es dueño de un negocio minorista que realiza ventas en línea y en la tienda. Tiene un equipo de empleados que son individuos que brindan servicios para su empresa a cambio de una compensación. En esta relación laboral, usted controla qué trabajo se realiza y cómo se realiza el trabajo. Por ejemplo, Lisa es una de sus empleadas de ventas en la tienda. Trabaja 40 horas a la semana según un horario asignado. Saluda y asiste a los clientes según la capacitación de su empresa. Sigue el protocolo de la empresa para completar ventas, devoluciones y descuentos. Lisa trabaja de manera continua sujeta a sus expectativas de desempeño.

Este año, decide que su sitio web minorista necesita una actualización. Debido a que no tiene el tiempo ni la experiencia para esto, contrata a un contratista independiente para completar este proyecto único. Usted y su contratista independiente, Luis, crean un acuerdo que especifica el resultado que desea y lo que le pagará por el trabajo terminado. Luis trabaja cuando y como piensa que es mejor. Una vez que Luis entrega el resultado deseado y le pagas la cantidad acordada, el proyecto está completo y la relación laboral termina.

¿En qué se diferencian los gastos y los requisitos legales?

Como empleada por horas, Lisa está cubierta por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), que le da derecho al salario mínimo y al pago de horas extra. También recibe numerosas otras protecciones para empleados previstas por la ley. Le da un cheque de pago regular en el que retiene los impuestos sobre la renta y sus impuestos del Seguro Social y Medicare, y ella recibe un formulario W-2 de usted cada año. Además, pagas los siguientes gastos por ella:

• Parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare
• Impuestos de desempleo federales y estatales
• Primas de cobertura de seguro de compensación para trabajadores
• Seguro médico patrocinado por el empleador, jubilación, vacaciones, pago por enfermedad y cualquier otro beneficio adicional que ofrezca, como bonificaciones, descuentos en tiendas u opciones de compra de acciones.

Debido a que Luis no es su empleado, usted no paga por él ninguno de los gastos mencionados anteriormente. No retienes nada del dinero que le pagas. Completa un formulario 1099-MISC para Luis, indicando los pagos que se le hicieron durante ese año. Como contratista independiente, Luis paga su propio impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y se ocupa de su atención médica, jubilación y otros seguros y beneficios de forma independiente.

Trabajar con un contratista independiente puede ser de beneficio mutuo y hay un beneficio financiero y administrativo obvio para usted. A veces, sin embargo, intencionalmente o no, las empresas se equivocan y clasifican erróneamente a una persona como contratista independiente que debería ser un empleado, lo que significa que las empresas deberían retener impuestos y pagar esos gastos laborales, y la persona debería recibir beneficios y protecciones laborales.

¿Cómo se determina qué clasificación es la correcta?

Hay tres categorías de evidencia que utiliza el IRS para determinar la clasificación de un trabajador. No es una prueba exacta, sino que revisa todos los aspectos de la relación para determinar cuánto control tiene el empleador sobre el individuo y cómo compite en su trabajo.

Control de comportamiento: ¿Tiene el empleador la autoridad para controlar cómo se realiza el trabajo? La evidencia de que el trabajador es un empleado puede incluir:

• Control del empleador sobre cuándo y dónde se realiza el trabajo
• Requisitos de los suministros o equipos que se utilizan
• Instrucción o capacitación detallada proporcionada por el empleador

Control financiero: ¿El empleador controla los aspectos financieros del trabajo y del trabajador? La evidencia de que el trabajador es un empleado puede incluir:

• Comprar o reembolsar al trabajador su equipo, viajes u otros gastos relacionados con el trabajo
• Restricciones a la capacidad de los trabajadores para prestar sus servicios a otras organizaciones mientras trabajan para el empleador.

Relación: ¿Cómo ven las partes su relación? Los aspectos que pueden indicar que el trabajador es un empleado pueden incluir:

• Recibir beneficios del empleador, como seguro médico, ahorros para la jubilación, vacaciones.
• Contratos escritos o comunicaciones que hagan que cualquiera de las partes perciba la relación como continua o permanente.

¿Qué sucede si clasifica incorrectamente a su trabajador?

Las consecuencias de clasificar erróneamente a un trabajador son graves y varían dependiendo de si el IRS sospecha que fue involuntario, intencional o incluso fraudulento. Si se encuentra como una clasificación errónea no intencional, las sanciones pueden incluir:

• Pago de impuestos atrasados ​​y multas del IRS
• Pago de salarios impagos adeudados a los trabajadores, como horas extras o salario mínimo
• Reembolso y elegibilidad inmediata para que los trabajadores participen en programas de beneficios patrocinados por el empleador que de otro modo se les hubiera otorgado (es decir, seguro médico, ahorros para la jubilación)

Si la clasificación errónea se considera intencional, fraudulenta o si afecta a un gran número de trabajadores, las consecuencias serán más graves. Esto puede incluir multas adicionales del IRS y posibles cargos penales del Departamento de Trabajo por violaciones de las leyes laborales federales y / o estatales.

Resumen de la lección

En resumen, los contratistas independientes están aumentando y las organizaciones tienen muchas oportunidades de beneficiarse de este cambio en la fuerza laboral. Sin embargo, es fundamental que las empresas, sus contadores públicos y abogados tributarios revisen de cerca estas relaciones para confirmar que son contratistas verdaderamente independientes, o si estos trabajadores deben ser clasificados como empleados y recibir beneficios y protecciones como tales. Esto está determinado en gran medida por el grado de control que el empleador tiene sobre el trabajo y el trabajador. Para ello, el IRS fomenta una revisión integral que se divide en tres categorías:

• Control de comportamiento: ¿quién controla cómo se realiza el trabajo?
• Control financiero: ¿quién controla los aspectos financieros del trabajo y del trabajador?
• Relación: ¿cómo ven ambas partes su relación?

El IRS y el Departamento de Trabajo se toman muy en serio la clasificación errónea de los trabajadores. Las sanciones pueden variar desde fuertes multas y pagos atrasados ​​sustanciales de impuestos y salarios, hasta importantes consecuencias legales.

[# 1] Fuente: https://www.statista.com/statistics/685468/amount-of-people-freelancing-us/

[# 2] Fuente https://www.statista.com/statistics/269959/employment-in-the-united-states/