Cómo desarrollar y administrar una base de datos de contactos comerciales
Desarrollo de una base de datos empresarial
Independientemente del negocio en el que se encuentre, realizar un seguimiento de los contactos es crucial para su éxito. Debe tener una forma de recopilar, organizar y mantener la información del cliente. Al desarrollar y administrar una base de datos de contactos comerciales , puede recopilar datos sobre sus clientes y proveedores, analizar preferencias y mantener contacto con sus contactos. También ayuda a maximizar las oportunidades de marketing.
Antes de comprar un programa de base de datos, es importante que dedique algún tiempo a determinar qué información necesita y cómo utilizará la información. También debe considerar las habilidades técnicas de los miembros del personal que usarán el sistema.
Imaginemos que es dueño de una pequeña empresa de contabilidad que se especializa en llevar la contabilidad de pequeñas empresas. Desea poder acceder a la información del cliente fácilmente y mantener todo en un sistema central. Esto permitirá que todos los contables vean los archivos de los clientes y mantengan todo actualizado. Como parte de su plan, desea crear una base de datos que sea rápida, eficiente y fácil de operar. También desea poder realizar un seguimiento de los clientes que ya no están terminando sus libros con usted para que pueda hacer un seguimiento e intentar recuperar su negocio. Algunos de sus contables son muy buenos con las computadoras y aprenderán un nuevo programa fácilmente. Sin embargo, Bob, uno de sus contadores experimentados, evita las computadoras tanto como sea posible y no está emocionado de aprender un nuevo sistema. Conociendo sus aprensiones,
Recuperar la información correcta
Al desarrollar una base de datos, es importante considerar qué información desea recuperar del sistema y cómo utilizará esa información. Por ejemplo, si desea enviar tarjetas de aniversario a cada cliente para celebrar el mes que señala su aniversario como su cliente, debe asegurarse de que la base de datos pueda proporcionar un informe con esta información. Asimismo, si desea mantener una lista de los miembros del personal de sus clientes y sus cumpleaños, necesita encontrar un sistema que tenga la capacidad de rastrear esa información. Ya sea que esté creando un programa personalizado o adaptando un sistema existente, como SalesForce o QuickBooks, desea saber que el sistema manejará sus solicitudes únicas antes de ir al gasto y el tiempo para configurarlo para su negocio.
Cuando les pide a sus contadores solicitudes específicas de su nueva base de datos, uno de los contables desea poder ejecutar un informe para encontrar clientes que tengan diez o más empleados. Al desarrollar su base de datos, encontrará una manera de ingresar el número de empleados que tiene cada cliente. Hay un informe que enumerará el número de empleados, incluidos sus nombres, si es necesario. Este informe es exactamente lo que necesita el contador.
Sistemas de recopilación de datos
Una base de datos es tan buena como la información que se ingresa en ella. Para tener información útil y confiable, los datos deben ser válidos. Al crear su base de datos, debe recopilar información correcta, precisa y actualizada. Hay varias formas de lograr esto: envíe por correo las hojas de contacto del cliente, telefonee a los clientes para recopilar información actualizada o actualice la información cuando el cliente ingrese a su negocio.
Debido a que la mayoría de sus clientes se reúnen con los contadores mensualmente, ha creado una hoja para cada cliente que les permite ingresar su información más actualizada. En esta hoja, solicita el nombre de la empresa, la dirección, los números de teléfono, los contactos, los nombres de los empleados y la información comercial. Los datos comerciales que desea son la cantidad de ingresos que obtienen cada año, la industria en la que se encuentran y otra información relevante. Al recopilar datos directamente del cliente, es más probable que obtenga respuestas correctas.
Garantizar que los datos sean precisos
Tenga en cuenta que los datos precisos son cruciales para tener una base de datos de contactos útil. No solo debe asegurarse de que la entrada de datos sea correcta, también debe hacer planes para actualizar la información de manera constante. Los datos de contacto cambian todo el tiempo. Las empresas se mueven, los números de teléfono cambian, los empleados se mueven. Como parte de la administración de una base de datos de contactos, se deben hacer planes para verificar la información y actualizar los registros. Esto puede ser tan fácil como pedir a los clientes que verifiquen la información cada vez que ingresan o enviar formularios anuales para verificar la información.
Cuando sus clientes vienen a reunirse con su contador, la recepcionista imprime su registro de cliente actual. Se pide a sus clientes que se tomen un momento para revisar y actualizar la información, notando cualquier cambio en su registro desde la última vez que estuvieron en la oficina. Este simple acto se encarga de la mayoría de los cambios. Como resultado, sus datos se actualizan constantemente.
Resumen de la lección
Desarrollar y mantener una base de datos de contactos comerciales requiere planificación y preparación para garantizar que se obtenga la información correcta, el sistema creará los informes necesarios y satisfará las necesidades de la empresa. Una base de datos puede ayudar a una empresa a mantener la información del cliente y aprovechar las oportunidades para comercializar nuevos servicios y ofertas especiales para los clientes. Al desarrollar una base de datos, debe comprender las necesidades de su negocio y recopilar la información correcta. A medida que administra su sistema, necesitará un proceso para recopilar datos y asegurarse de que los detalles estén actualizados. Cuando tiene un plan eficaz para desarrollar y mantener la información de contacto, puede mejorar la comunicación con los clientes y crear clientes más satisfechos.
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