Cómo escribir informes de recomendaciones: propósito, estructura y contenido

Informes de recomendaciones

Luis es vicepresidente de una empresa de software. Su director ejecutivo cree que la empresa podría mejorar si cambian las computadoras que usan sus programadores. Le pidió a Luis que comparara sus computadoras actuales con un par de otras y que escribiera un informe recomendando qué tipo de computadora deberían comprar.

Un informe de recomendación es un documento que compara dos o más productos o soluciones y hace una recomendación sobre cuál es la mejor opción. Debido a que el propósito del informe es recomendar un curso de acción, se denomina informe de recomendación.

Sigamos a Luis mientras investiga y escribe su informe de recomendaciones.

Contenido

Luis debe redactar un informe de recomendación para su director ejecutivo, en el que le informe qué tipo de computadora Luis cree que sería mejor que la empresa comprara. Hay varias partes de un informe de recomendación. Para ayudar a Luis a asegurarse de que los incluya a todos, repasemos cada uno.

1. Introducción

En la sección inicial, Luis querrá describir el problema o la situación y mencionar los elementos que se compararán. Por ejemplo, en su introducción, Luis puede hablar sobre cómo el propósito del informe es decidir si seguir usando las mismas computadoras o cambiar a otra marca. Depende de Luis decidir si mencionar las computadoras específicas que comparará, pero al menos debe mencionar que está comparando computadoras.

2. Fondo

Luis también querrá incluir cualquier información de antecedentes relevante que el lector necesite saber para entender el informe. Esta información de antecedentes podría incluir una descripción de la empresa, la historia y el contexto del problema que se está abordando, cualquier información de antecedentes técnicos o cualquier otra información que sea importante.

Por ejemplo, Luis podría querer hablar sobre por qué la empresa comenzó a usar las computadoras que usa, así como abordar por qué están considerando cambiar de computadora ahora, como porque la marca que han estado usando ha elevado los precios. También querrá incluir información sobre las especificaciones técnicas necesarias para los programadores. Por ejemplo, si necesitan una cierta cantidad de memoria, querrá presentarla y hablar sobre qué es la RAM.

3. Requisitos

Esta sección a veces se denomina sección de criterios. En esta sección, Luis querrá describir cómo está evaluando los productos o soluciones que está comparando. Por ejemplo, podría decir que está comparando el costo de las máquinas, la cantidad de RAM, el tamaño de la pantalla, etc. Tenga en cuenta que todavía no está comparando los elementos; simplemente enumera y describe cómo los evaluará, como un maestro que ofrece una rúbrica a un estudiante, para que el estudiante sepa cómo será calificado.

4. Opciones

En la sección de opciones, Luis querrá ofrecer una breve descripción de cada elemento que está comparando. En este caso, incluirá una breve descripción de cada tipo de computadora que está considerando. Si ha decidido no considerar ninguna computadora debido a algo que no se mencionó en la sección de requisitos, también deberá explicar el motivo en esta sección. Por ejemplo, si eliminó un par de computadoras porque no las ofrece el proveedor preferido de la empresa, Luis puede explicarlo aquí.

5. Comparaciones categoría por categoría

Este es, en muchos sentidos, el corazón del artículo. Luis dividirá esta sección en subsecciones, una para cada requisito que enumeró anteriormente. En cada subsección, comparará todas las opciones según ese requisito. Por ejemplo, en la subsección de costos, puede hablar sobre los diferentes costos de cada computadora que está comparando, incluido cuál cuesta menos. Asimismo, en la subsección RAM, puede comparar la cantidad de RAM para cada computadora, incluyendo cuál ofrece más RAM.

6. Conclusiones

En esta sección, Luis querrá resumir las conclusiones a las que llegó sobre las opciones propuestas. Por ejemplo, podría recordarle al lector que la computadora X es la más barata, pero la computadora Y tiene más RAM.

7. Recomendación

A estas alturas, la recomendación de Luis probablemente sea bastante clara. Después de todo, ya describió qué computadoras son mejores en cada categoría, y también resumió las conclusiones sobre las computadoras a las que llegó. Pero en la sección de recomendaciones, dirá explícitamente qué computadora recomienda elegir.

Organización

Luis ha escrito mucho y tiene un trabajo muy largo. Se pregunta si lo tiene organizado de la mejor manera posible.

En general, hay dos formas de organizar un informe de recomendaciones. La primera es la organización tradicional , que implica colocar las secciones en el orden en que las comentamos anteriormente. Es decir, la introducción, seguida de la sección de antecedentes, luego las secciones de requisitos y opciones, seguido de las comparaciones categoría por categoría, conclusiones y finalmente, su recomendación. El formato tradicional es como un informe escolar, y cada sección se basa en la sección anterior para que fluya bien.

Pero recuerde que Luis está escribiendo este informe para su CEO, y es un informe muy largo. ¿El director ejecutivo de su empresa realmente tiene tiempo para leer todo el informe?

La organización del resumen ejecutivo de un informe de recomendación tiene un formato diferente al formato tradicional. Comienza con la introducción y luego pasa a la sección de conclusiones y recomendaciones. Después de eso, ofrece las secciones de antecedentes, requisitos y opciones y, finalmente, las comparaciones categoría por categoría.

El informe de resumen ejecutivo está organizado de esta manera para que los ejecutivos ocupados no tengan que leer todo el informe para llegar a la recomendación. En cambio, pueden ir directamente al fondo del informe y pueden leer el resto más tarde, en su tiempo libre.

Resumen de la lección

Un informe de recomendación es un documento que compara dos o más productos o soluciones y hace una recomendación sobre cuál es la mejor opción. Incluye siete partes: la introducción, antecedentes, requisitos, opciones, comparaciones categoría por categoría, conclusiones y, finalmente, la recomendación.

Hay dos formas principales de organizar un informe de recomendación: la organización tradicional , que implica escribir la introducción, seguida de la sección de antecedentes, luego las secciones de requisitos y opciones, seguida de las comparaciones categoría por categoría, las conclusiones y terminando con el sección de recomendaciones.

La organización del resumen ejecutivo , por otro lado, comienza con la introducción y luego pasa a la sección de conclusiones y recomendaciones. Después de eso, ofrece las secciones de antecedentes, requisitos y opciones y, finalmente, las comparaciones categoría por categoría. Esto es tan ocupado que los ejecutivos pueden llegar rápidamente al punto principal del documento.

Términos clave

Informe de recomendación : un documento que compara dos o más productos o soluciones y hace una recomendación sobre cuál es la mejor opción.

Organización tradicional : la organización común para un informe de recomendación; Los contenidos (en orden) son: Introducción, Antecedentes, Requisitos, Opciones, Comparaciones categoría por categoría, Conclusiones y Recomendaciones

Organización de resumen ejecutivo : una alternativa a la organización tradicional diseñada para reducir la carga de lectura de los ejecutivos; Los contenidos (en orden) son: Introducción, Conclusiones, Recomendaciones, Antecedentes, Requisitos, Opciones y comparaciones categoría por categoría

Los resultados del aprendizaje

Después de ver este video sobre la redacción de informes de recomendación, compruebe si puede:

• Explicar la función de un informe de recomendación.
• Describir la organización y el propósito de las secciones de un informe de recomendación.