Cómo preparar el balance general básico y el estado de flujos de efectivo

¿Quién es el jefe?

Buen día a todos. Soy la Sra. GAAP, y en la industria de la contabilidad, soy el jefe. Mi nombre, GAAP, es sinónimo de principios contables generalmente aceptados . Estos son los principios que guían la elaboración de los estados financieros. Dado que la discusión de hoy es sobre dos de los cuatro informes financieros que componen los estados financieros, ¿quién estaría mejor calificado para discutirlos con usted que yo? Sin más preámbulos, comencemos nuestra discusión del balance y el estado de flujos de efectivo.

La receta del balance

Antes de entrar en la discusión de lo que compone el balance general, creo que deberíamos discutir algunos de los conceptos básicos del balance general. El balance sigue la fórmula: activo = pasivo + patrimonio neto . Los activos son lo que posee una empresa. Los pasivos son lo que debe una empresa. El patrimonio del propietario es la cantidad de dinero que los propietarios de la empresa han invertido en el negocio.

Formato de balance

Todos los informes financieros que componen los estados financieros tienen un formato específico según lo determinado por GAAP. El título de la declaración siempre está centrado y tiene tres líneas. El nombre de la empresa está en la primera línea. El nombre del informe financiero está en la segunda línea. Y la tercera línea indica el período de tiempo que cubre el informe. El balance utiliza el último día del período contable como la fecha registrada en el informe.

Después del título, el balance se divide en dos lados. El lado izquierdo muestra los activos de la empresa. El lado derecho es enumerar tanto los pasivos de la empresa como las cuentas de capital del propietario. Una forma fácil de recordar esto es recordar la ecuación del balance. El signo igual sirve como línea divisoria entre los dos lados.

Creación del balance

Ahora es el momento de crear un balance básico. Veamos un ejemplo. Bill es dueño de una tienda de animales llamada Bill’s Pet Shop. Tiene las siguientes cuentas:

Bienes:

Efectivo en el banco = $ 4,500
Inventario = $ 23,000
Suministros de oficina = $ 2,500
Equipo de oficina = $ 5,000

Pasivo:

Cuentas por pagar = $ 15,000
Notas a pagar = $ 10,000

Capital del propietario:

Bill Campbell – Capital = $ 10,000

Bill reporta su información financiera trimestralmente. El período de tiempo para este trimestre es del 1 de enero al 31 de marzo de 2013.

Siguiendo el formato que hemos enumerado anteriormente, el encabezado es el primer elemento que debe ingresarse. La primera línea dirá ‘Bill’s Pet Shop’. La segunda línea dirá “balance”. La tercera línea dirá “31 de marzo de 2013”. Una vez completado el encabezado, es hora de dividir el balance en los lados izquierdo y derecho. En realidad, no es necesario trazar una línea en el centro del informe, pero sí debe asegurarse de que haya una separación clara entre el lado de los activos del informe y el lado de los pasivos y el patrimonio del propietario del informe.

Los activos, registrados en el lado izquierdo de la ecuación, se enumeran individualmente junto con sus saldos. Usando la información proporcionada para la tienda de mascotas, esos activos serán el efectivo en el banco, inventario, suministros de oficina y equipo de oficina. Después de que se registran todos los activos, el total de los activos se calcula y se escribe en la línea inferior del balance. Para Bill’s Pet Shop, la entrada para registrar los activos totales se escribirá como: Activos totales = $ 35,000.

El lado del pasivo del balance general sigue el mismo formato que el del activo. Todos los pasivos se registran primero. Para Bill’s Pet Shop, los pasivos serán cuentas por pagar y documentos por pagar. Después de la última entrada para los pasivos, se registran los pasivos totales. Para la tienda de mascotas, esa entrada se escribirá como: Pasivo total = $ 25,000.

El patrimonio del propietario se informa en la sección de pasivos. Es importante dejar un poco de espacio entre la sección de pasivos y el patrimonio del propietario para que las secciones individuales estén separadas. El capital social total de la empresa se informa en la línea directamente debajo del título de capital social del propietario. En la última línea del balance general, se informa el total de pasivos y capital contable. La entrada para la tienda de mascotas dirá: Pasivo total y capital del propietario = $ 35,000. Una vez que verifique que ambos lados del balance general sean iguales, el balance general estará completo.

El estado de flujos de efectivo

El estado de flujos de efectivo es el último informe financiero que se incluye en los estados financieros. Este informe financiero consta de tres partes.

La primera sección es la sección de actividades operativas. Las actividades operativas son las actividades que describen el efectivo que entró o salió de una empresa como resultado de las operaciones normales del día a día de la empresa.

La segunda sección del estado de flujo de efectivo es para enumerar las actividades de inversión. Las actividades de inversión describen los ingresos que ingresaron o salieron de un negocio como resultado de transacciones que involucraron la compra o venta de artículos, como plantas, propiedades o equipos.

La sección final del estado de flujo de efectivo es la sección de actividades de financiación. Las actividades de financiamiento describen los ingresos que ingresaron o salieron de un negocio como resultado de acuerdos con accionistas y / o inversionistas.

Seguiremos usando Bill’s Pet Shop como nuestro ejemplo. El 1 de enero, la compañía tenía $ 5,000 en efectivo. Ocurrieron las siguientes actividades:

El efectivo recibido de los clientes fue de $ 27,000.
El efectivo pagado por los salarios fue de $ 6,000.
El efectivo pagado por el alquiler fue de $ 3,000.
El efectivo pagado por otros artículos fue de $ 12,000.
La compra de equipo fue de $ 5,000.
El patrimonio adicional del propietario fue de $ 5,000.

Ahora que tenemos toda la información que necesitamos, compilemos el estado de flujos de efectivo. Al igual que en los otros informes financieros, el título de esta declaración se centra en la página y ocupará tres líneas. La primera línea corresponde al nombre de la empresa. En este caso, pondría Bill’s Pet Shop. La segunda línea nombra el informe financiero. En este caso, se leerá: Estado de flujos de efectivo. La tercera línea enumera el período de tiempo que cubre la declaración. Para esta declaración, se leerá: Para el trimestre que finaliza el 31 de marzo de 2013.

Una vez completada la sección de encabezado, es hora de ingresar las actividades correctas en cada sección. La primera sección es la sección operativa. Para Bill’s Pet Shop, ¿cuáles de las actividades son actividades operativas? Son efectivo recibido de los clientes, efectivo pagado por salarios, alquiler y otros artículos. El efectivo recibido de los clientes se enumera primero, seguido de cada una de las tres categorías de pago en efectivo. Cada artículo se registra en una línea separada.

Después de ingresar todas las actividades operativas, se calcula el ingreso total recibido de las operaciones. Para hacer esto, simplemente reste todo el efectivo pagado del efectivo recibido e ingrese la cantidad en la siguiente línea del estado de flujo de efectivo. Bill’s Pet Shop tiene un efectivo total proporcionado por actividades operativas de $ 6,000.

La segunda sección del estado de flujos de efectivo es la sección de inversión. Para este período de tiempo, Bill’s Pet Shop solo tenía un artículo que aparecerá aquí. Bill compró $ 5,000 de equipo para la tienda de mascotas. Esta actividad cumple los criterios para una actividad de inversión. En el estado de cuenta, el encabezado actividades de inversión está escrito debajo de la sección de actividades operativas completadas. Debajo del encabezado, se registra la compra de equipo y el monto en dólares.

La tercera sección, la sección de financiación, sigue inmediatamente a la sección de inversión. Mirando hacia atrás en las actividades de Bill’s Pet Shop en este trimestre, podemos ver que Bill hizo otro depósito de $ 5,000 en la cuenta de la compañía. Esta fue una adición a la cuenta de patrimonio del propietario y se clasifica como una actividad de financiación. Al igual que en las otras dos secciones del estado de flujos de efectivo, el título de esta sección se coloca debajo de la última sección completada. A continuación, se enumeran las actividades que entran en esta categoría. Para Bill’s Pet Shop, la inversión adicional que realizó en la empresa se informará aquí.

Una vez que toda la información esté completa, solo quedan algunas cosas más por hacer. Se registra el aumento o disminución de efectivo. La tienda de mascotas tuvo un aumento de $ 6,000 en efectivo para el trimestre. El efectivo disponible el 1 de enero se registra como: Efectivo el 1 de enero = $ 5,000. La siguiente línea suma el aumento o resta la disminución de efectivo del efectivo disponible al comienzo del período y lo registra. Para la tienda de mascotas, la entrada sería: Efectivo el 31 de marzo = $ 11,000. El estado de flujos de efectivo ahora está completo.

Resumen de la lecciónEl balance y el estado de flujos de efectivo son dos de los cuatro informes financieros que componen los estados financieros. El formato de estos informes y la información reportada en el informe están definidos por principios contables generalmente aceptados , también conocidos como GAAP.

Las cuentas se dividen en tres categorías: activos, pasivos y patrimonio del propietario. Los activos son cosas que posee una empresa. Los pasivos son cosas que debe una empresa. El patrimonio del propietario es la cantidad de dinero que un propietario ha invertido en su negocio. El balance sigue la fórmula: activo = pasivo + patrimonio neto . Para que el balance general sea completo y preciso, el total de todos los activos debe ser igual a la suma del total de los pasivos y el patrimonio neto.

El estado de flujos de efectivo es el último informe generado para los estados financieros. Su propósito es mostrar cómo fluyó el efectivo dentro y fuera de una empresa durante un período de tiempo determinado. El estado de flujos de efectivo se divide en tres secciones: actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiación. Las actividades operativas son aquellas que están directamente relacionadas con las operaciones del día a día de la empresa. Las actividades de inversión son aquellas que involucran la compra o venta de elementos tales como planta, propiedad o equipo. Las actividades de financiación son actividades que son el resultado de acuerdos con accionistas y / o inversores.

Para completar el estado de flujos de efectivo, debe conocer la cantidad de efectivo desde el comienzo del período contable y determinar la cantidad de efectivo en el período contable actual. Estos dos montos en dólares sumados dan como resultado el efectivo disponible al final del período contable. Una vez que se completan estos dos últimos informes financieros, la empresa tiene su conjunto completo de estados financieros. ¡Ciertamente es mucho trabajo llegar a ese punto!

Los resultados del aprendizaje

Cuando esta lección esté completa, debería poder:

• Determinar que es un balance
• Diseñar un balance básico
• Enumere las tres categorías de cuentas
• Nombra los cuatro informes que componen los estados financieros.
• Cree un estado de flujos de efectivo