¿Qué son las propuestas de contrato?
Las propuestas de contrato son una forma para que los propietarios de empresas presenten una oferta para cumplir con los requisitos gubernamentales en respuesta a las solicitudes de propuestas (RFP) . Las RFP describen las necesidades del gobierno en cuanto a bienes y / o servicios. Las RFP contienen números de artículo de línea de contrato (CLIN) para cada producto o período de servicio y pueden ser una simple compra de producto o un año base y hasta cuatro años de servicio opcional. Una RFP incluye una lista de cláusulas del contrato y una declaración de trabajo (SOW) o una declaración de desempeño del trabajo (PWS) .
Leer una solicitud de propuesta
¡Veamos un ejemplo del proceso RFP en acción!
Larry es un empresario que está listo para expandirse al mundo de la contratación pública. Una de las cosas más importantes que puede hacer Larry es leer la RFP en su totalidad. Para Larry, esto parece una tarea abrumadora porque muchas RFP tienen al menos 30 páginas y pueden exceder fácilmente las 100 páginas. Sin embargo, Larry se da cuenta de que la mayoría de estas páginas constan de cláusulas que rara vez cambian, y una vez que se familiarice con ellas, podrá hojearlas con bastante rapidez.
Sin embargo, hay algunas cláusulas que Larry debe leer y analizar muy de cerca. El primero es FAR (Reglamento Federal de Adquisiciones) 52.212-1, Instrucciones para los oferentes. Esta cláusula se personalizará con la lista de todos los pasos que deben contener las propuestas de contrato para que se consideren receptivas. Las propuestas a las que les falta uno o más elementos se consideran que no responden , no pasan por el proceso de evaluación completo y no se consideran para adjudicación. Una de las últimas cosas que Larry quiere que suceda es pasar horas trabajando en una propuesta solo para que se considere que no responde.
Declaración de trabajo de rendimiento (PWS)
La declaración de desempeño del trabajo es un área que Larry debe revisar para asegurarse de que su empresa sea capaz de realizar todas las tareas o tenga acceso a los recursos (subcontratistas) que puedan realizar esas tareas. El PWS está redactado por el gobierno desde una perspectiva basada en el desempeño y proporciona toda la información necesaria para que Larry calcule sus costos y, por lo tanto, pueda determinar un precio para los bienes / servicios solicitados.
¿Cuáles son las características de un gobierno democrático?
Basado en el desempeño significa que los días de decirles a los contratistas cómo realizar cada tarea han quedado en el pasado. Por ejemplo, digamos que el contrato es para el mantenimiento del césped. En lugar de decirle al contratista que corte el césped cada 10 días y con qué frecuencia aplicar un tipo específico de fertilizante, el requisito sería simplemente mantener una apariencia presentable con la altura del césped que no exceda las 2 1/2 pulgadas.
Visitas al sitio
La propuesta que Larry está revisando contiene visitas al sitio . Las visitas al sitio son momentos en los que los contratistas pueden venir y ver el sitio de trabajo (generalmente para construcción o servicios) para comprender mejor lo que se requerirá para completar el trabajo. A veces, las visitas al sitio son obligatorias; otros son opcionales. Si una visita al sitio es obligatoria, solo las empresas que tenían un representante registrado en la visita podrán presentar propuestas.
Envío de la propuesta
Después de leer la cláusula de Instrucciones para los oferentes, Larry sabe qué formularios necesitará enviar con su paquete de propuesta. Algunos ejemplos serán un Formulario estándar (SF) 1449 o SF18 completo con reconocimiento de cualquier enmienda de solicitud publicada antes de la fecha de cierre. Otras cosas que pueden requerirse son el desempeño pasado (que muestre la capacidad de completar un trabajo similar en el pasado), una propuesta técnica (que explique cómo se cumplirá el contrato) o una prueba de seguro / fianza para cumplir con los requisitos mínimos.
Cómo se evalúan las propuestas
Lo mejor de las RFP es que se proporcionan todos los requisitos y las formas en que se evaluará la propuesta. No hay más secretos que los que sus competidores brindarán en sus propuestas. El gobierno tiene algunas técnicas de evaluación diferentes según el tipo y la complejidad del trabajo. Existe LPTA (precio más bajo técnicamente aceptable) y hay mejor valor .
LPTA significa que el equipo de evaluación primero revisará cada propuesta para determinar cuáles se consideran receptivas (tienen todo lo solicitado). Las propuestas receptivas se clasifican primero con el precio más bajo. Luego, el equipo revisará la propuesta para determinar si existe alguna razón por la cual el contratista no podría completar los requisitos. El primer contratista que cumpla con todos los criterios recibe el premio.
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El mejor valor es un proceso en el que se revisan todas las propuestas y el equipo tiene la libertad de «comprar» una propuesta mejor, incluso si no es el precio más bajo. Por ejemplo, un contratista ofrece una oferta de $ 90,000 para pintar una serie de casas, pero ese contratista tiene poca experiencia y puede haber tenido algunos problemas menores durante sus contratos anteriores. La siguiente propuesta más baja es de $ 92,000, pero esta es una compañía que tiene un historial largo y estelar de brindar los servicios y tener clientes gubernamentales felices. La adjudicación probablemente iría entonces al segundo contratista porque la diferencia de $ 2,000 vale el factor de confianza que tendrían de que el trabajo se hará correctamente.
Actuaciones pasadas
La empresa de Larry no tiene un desempeño pasado, por lo que debe asegurarse de que el contrato no requiera una cierta cantidad de contratos previos de alcance y precio similares. Hay muchas que no requieren desempeño pasado, por lo que las empresas no siempre son penalizadas por ser nuevas. Sin embargo, en este caso, el desempeño pasado es un factor de evaluación, por lo que la empresa de Larry recibirá una calificación de Neutral. Los contratistas que tienen un historial establecido pueden recibir una calificación de Excelente (o alguna calificación similar en una escala predeterminada).
Resumen de la lección
Las solicitudes de propuestas (RFP) describen toda la información necesaria para que un contratista presente una propuesta. La cláusula Instrucciones para los oferentes es una lista de verificación fundamental para garantizar que su propuesta se considere adecuada. La declaración de desempeño del trabajo (PWS) contiene todos los detalles del trabajo a realizar y con qué estándares.
Las propuestas deben incluir toda la información solicitada en la cláusula de Instrucciones para los oferentes para que no se considere que no responden , lo que significa que la propuesta no aborda todos los aspectos de la RFP. Las visitas al sitio permiten a los contratistas ver el sitio de trabajo para que tengan más información para presentar una oferta precisa. El precio más bajo técnicamente aceptable (LPTA) _ y el mejor valor son dos métodos de evaluación que utiliza el gobierno para determinar quién obtendrá la adjudicación del contrato.
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