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Pasos para preparar un balance general clasificado
Un balance general clasificado es uno de los cuatro estados financieros básicos; por tanto, no se puede pasar por alto su importancia. Afortunadamente, es fácil de preparar. A continuación, analizaremos los pasos fundamentales para preparar un balance general clasificado.
Paso 1: Reúna la información requerida
El primer paso es recopilar la información necesaria para construir la declaración. La primera fuente de información necesaria es el balance de prueba ajustado. Dado que esta lista incluye ingresos, ganancias, gastos, pérdidas y dividendos / retiros, necesitaremos calcular además el monto que se cerrará al capital. La información adicional requerida puede incluir detalles sobre bonos y pagarés, acciones e inversiones, entre otros elementos. Esta información adicional se recopila, principalmente, para identificar los elementos como de naturaleza actual o de largo plazo.
Paso 2: definir las categorías del balance
El siguiente paso es dividir el balance en categorías. Los activos y pasivos se dividen primero en secciones corrientes y a largo plazo. Las cuentas corrientes son aquellas cuentas que se espera que se agoten (activos) o se satisfagan (pasivos) dentro de un período de un año. Por el contrario, las cuentas a largo plazo tienen una vida que se extiende más allá de un período de un año. Luego, la sección de activos se divide aún más. Las categorías de activos comunes incluyen inversiones a largo plazo, activos fijos e intangibles. Si la sección de capital requiere una división, las categorías más comunes incluyen capital pagado y ganancias retenidas.
Paso 3: Clasifique las cuentas
Después de haber establecido las categorías del balance general, nuestro siguiente paso es analizar el balance de prueba ajustado, junto con cualquier documentación adicional recopilada, para colocar las cuentas en las categorías correctas como se define en el paso 2.
Paso 4: Construya la declaración
El paso final es construir la declaración. Tenga en cuenta aquí que, cuando varias cuentas encajan en una sola categoría de activos, los elementos se enumeran en orden de liquidez , lo que significa qué tan rápido se puede convertir el activo en efectivo. Los pasivos se enumeran en el orden en que deben reembolsarse. También observará que, como parte de este paso final, cada categoría se asienta junto con los activos totales y los pasivos totales y el patrimonio. Si se hace correctamente, los activos totales serán iguales al pasivo total y al patrimonio.
Ejemplo
Para poner en práctica estos pasos, construiremos un balance general clasificado para el año 2019 utilizando la siguiente información:
| Balance de comprobación ajustado | ||
|---|---|---|
| Efectivo | $ 22,440 | |
| Cuentas por cobrar | 14.500 | |
| Renta prepagada | 2,100 | |
| Suministros | 725 | |
| Buena voluntad | 5,000 | |
| Patentar | 2000 | |
| Inversiones a largo plazo | 4.500 | |
| Fábrica | 20.000 | |
| Equipo | 15.000 | |
| Depreciación acumulada – equipo | $ 7.500 | |
| Depreciación acumulada – fábrica | 10,000 | |
| Pagar | 6.000 | |
| Impuestos sobre la renta por pagar | 6.390 | |
| Honorarios de consultoría no ganados | 2000 | |
| Sueldos a pagar | 5,000 | |
| Los intereses a pagar | 50 | |
| Capital social | 12 000 | |
| Ganancias retenidas | 16,350 | |
| Dividendos | 20.000 | |
| Honorarios de consultoría ganados | 131.000 | |
| Gastos salariales | 45,125 | |
| Gasto telefónico | 1500 | |
| Gastos de alquiler | 11.000 | |
| Gastos por intereses | 600 | |
| Ingreso por gastos de impuesto | 27.000 | |
| Gastos de suministros | 800 | |
| Gasto por depreciación – equipo | 1500 | |
| Gastos de depreciación – fábrica | 1.000 | |
| Misc. Gastos | 1500 | |
| Totales | $ 196.290 | $ 196.290 |
Paso 1: Reúna la información requerida
Ya se nos ha proporcionado el saldo de prueba ajustado. Una revisión de los términos de los pasivos enumerados en el saldo de prueba ajustado nos proporciona las siguientes fechas de vencimiento:
| Fechas de vencimiento de las responsabilidades | |
|---|---|
| Pagar | 17 de noviembre de 2023 |
| Impuestos sobre la renta por pagar | 15 de abril de 2020 |
| Honorarios de consultoría no ganados | 31 de enero de 2020 |
| Sueldos a pagar | 3 de enero de 2020 |
| Los intereses a pagar | 31 de mayo de 2020 |
Calculamos además la cantidad que se cerrará a las ganancias retenidas como $ 20,975 al restar los gastos y dividendos de los honorarios de consultoría ganados. Esto nos da un total de ganancias retenidas de $ 37,325. ($ 16,350 + $ 20,975 = $ 37,325)
Paso 2: definir las categorías del balance
Revisando nuestro balance de prueba ajustado, identificamos las siguientes categorías de activos:
- Activos circulantes
- Intangibles
- Inversiones a largo plazo
- Propiedad, planta y equipo
Los pasivos se dividirán en pasivos corrientes y a largo plazo. Finalmente, el patrimonio incluirá dos rubros: capital social y utilidades retenidas.
Paso 3: Clasifique las cuentas
Nuestro siguiente paso es clasificar las cuentas en las categorías enumeradas en el paso 2. Tenga en cuenta que, a partir de las fechas de vencimiento del pasivo que se encuentran en el paso 1, los documentos por pagar son la única cuenta de pasivo a largo plazo. Los pasivos restantes son corrientes. Observar:
| Cuenta | Categoría |
|---|---|
| Efectivo | Activo corriente |
| Cuentas por cobrar | Activo corriente |
| Renta prepagada | Activo corriente |
| Suministros | Activo corriente |
| Buena voluntad | Intangibles |
| Patentar | Intangibles |
| Inversiones a largo plazo | Inversiones a largo plazo |
| Fábrica | PP&E |
| Equipo | PP&E |
| Depreciación acumulada – equipo | PP&E |
| Depreciación acumulada – fábrica | PP&E |
| Pagar | Pasivo a largo plazo |
| Impuestos sobre la renta por pagar | Responsabilidad actual |
| Honorarios de consultoría no ganados | Responsabilidad actual |
| Sueldos a pagar | Responsabilidad actual |
| Los intereses a pagar | Responsabilidad actual |
| Capital social | Capital social |
| Ganancias retenidas | Ganancias retenidas |
Paso 4: Construya la declaración
Balance general de la empresa XYZ para el año que finaliza el 31 de diciembre de 2019 | ||
|---|---|---|
| Bienes | ||
| Activos circulantes | ||
| Efectivo | $ 22,440 | |
| Cuentas por cobrar | 14.500 | |
| Renta prepagada | 2,100 | |
| Suministros | 725 | $ 39,765 |
| Inversiones a largo plazo | 4.500 | |
| Propiedad, planta y equipo | ||
| Fábrica | 20.000 | |
| Equipo | 15.000 | |
| Depreciación acumulada – equipo | (7.500) | |
| Depreciación acumulada – fábrica | (10,000) | 17.500 |
| Intangibles | ||
| Buena voluntad | 5,000 | |
| Patentar | 2000 | 7.000 |
| Los activos totales | $ 68,765 | |
| Pasivo | ||
| Pasivo circulante | ||
| Sueldos a pagar | $ 5,000 | |
| Honorarios de consultoría no ganados | 2000 | |
| Impuestos sobre la renta por pagar | 6.390 | |
| Los intereses a pagar | 50 | $ 13,440 |
| Pasivos a largo plazo | ||
| Pagar | 6.000 | |
| Responsabilidad total | $ 19,440 | |
| Capital contable | ||
| Capital social | $ 12 000 | |
| Ganancias retenidas | 37,325 | |
| Equidad del total de accionistas | $ 49,325 | |
| Pasivo total y capital contable | $ 68,765 |
Resumen de la lección
El balance general clasificado es uno de los cuatro estados financieros básicos y de suma importancia para los inversores. Esta declaración se construye a través de cuatro sencillos pasos:
- Reúna la información requerida
- Definir categorías de balance
- Clasifica las cuentas
- Construye la declaración
Como se mencionó anteriormente, una gran parte de la preparación del balance se basa en la comprensión de las clasificaciones de cuenta corriente y de cuentas a largo plazo . Las cuentas corrientes tienen vidas que vencen dentro de un período de un año, mientras que las cuentas a largo plazo tienen vidas que se extienden más allá de un año. La liquidez de los activos también debe ser considerado a fin de ordenar las cuentas correctamente.