Conciliación bancaria: Propósito y ejemplos ¿Qué es la conciliación bancaria?
Definición y propósito de la conciliación bancaria
Una conciliación bancaria es una herramienta para conciliar y salvar las diferencias entre el registro de cheques de una empresa (cuenta de efectivo) y su cuenta bancaria. Estas cuentas suelen estar vinculadas y deben tener un saldo equivalente. Debido a las transacciones en curso, rara vez se da el caso de que coincidan. Para asegurarse de que la diferencia entre los saldos sea simplemente un reflejo de las transacciones en curso, se debe realizar una conciliación bancaria. Esto se suele hacer al menos una vez al mes, cuando el banco envía un estado de cuenta. Algunas empresas realizan conciliaciones diarias porque esto les permite tener un mayor control sobre los flujos de efectivo y se ha vuelto realmente fácil como resultado de la automatización y el acceso a Internet a los datos bancarios.
Una conciliación bancaria es comparable a hacer el balance de la chequera. Cada mes, todos los titulares de cuentas bancarias recibirán un extracto de su banco. Los más concienzudos comprobarán si el saldo coincide con el saldo de los cálculos de su chequera. Si no es así, investigarán la diferencia. Una conciliación bancaria para una empresa es casi idéntica a este proceso.
Las conciliaciones bancarias son una parte importante de la gestión y el control del flujo de caja. Sus muchos beneficios incluyen permitir que el departamento de contabilidad:
- Observe transacciones fraudulentas y robos: si un cliente sigue pagando con cheques que no tienen fondos suficientes, una conciliación bancaria lo pondrá de manifiesto.
- Aviso de cargos inesperados que no fueron aprobados: si de alguna manera se agrega una suscripción automática a los cargos a la cuenta bancaria sin aprobación, una conciliación bancaria traerá ese cargo a primer plano y permitirá que se investigue y bloquee o apruebe a través de los canales adecuados si es un cargo legítimo.
- Detectar errores: ya sea que los haya cometido el banco o el equipo de contabilidad, lo ideal es detectar errores antes de que se publiquen los estados financieros.
- Agregue tarifas y multas bancarias al registro de cheques: normalmente pasan desapercibidas hasta que el extracto bancario las destaca.
Cómo preparar un estado de conciliación bancaria paso a paso
Para realizar una conciliación bancaria se necesitan dos documentos básicos: La caja registradora de la empresa y el extracto bancario del banco. El extracto bancario le permite saber cuál era el saldo bancario al comienzo del mes, los depósitos que el banco tiene registrados para la cuenta y los retiros realizados de la cuenta. El registro de cheques mostrará todos los depósitos y retiros realizados por la empresa durante un período de tiempo determinado, independientemente de si se han liquidado o no en el banco. Una vez recopilados, los pasos principales para realizar una conciliación bancaria son:
1. Busque el saldo del extracto bancario y el saldo en la caja registradora.
2. Cree una hoja de trabajo para trabajar.
3. Anote los depósitos en tránsito y agréguelos al saldo bancario.
4. Anote los cheques pendientes y réstelos del saldo bancario.
5. Encuentre depósitos o retiros automáticos del extracto bancario y realice los asientos de diario necesarios en los libros para ajustar el saldo del libro. Esto puede incluir:
- Depósitos automáticos, como los pagos de los clientes.
- Retiros automáticos, como pagos automáticos de préstamos.
- Intereses devengados: los bancos a menudo pagan intereses sobre los saldos de las cuentas corrientes.
- Cargos por servicios bancarios, como cargos por cuenta, cargos por impresión de cheques, cargos por alquiler de cajas de seguridad y otros.
- Cheques con fondos insuficientes (NSF): si la empresa depositó cheques que no tenían fondos suficientes, el banco devolverá el cheque y el saldo no reflejará el monto del depósito, por lo que el monto debe deducirse de los libros de la empresa.
Si los pasos anteriores son insuficientes para conciliar los saldos de las cuentas, se agrega un sexto paso:
6. Encuentra errores – Los errores pueden venir en diferentes formas. Algunos de los más comunes son los errores de transposición y los errores tipográficos. Por ejemplo, el banco escribe en 1.456, cuando era 1.546, o 1.956 cuando era 1.456.
Vale la pena señalar que los cheques y retiros que se registran en los libros de la empresa pero que no han sido procesados por el banco se denominan débitos pendientes y los depósitos que se han registrado en los registros de la empresa pero que aún no aparecen en los registros del banco se denominan créditos pendientes. También cabe destacar que los débitos y créditos para el banco tienen el significado opuesto al que tienen para la cuenta de efectivo de la empresa. Un débito es una disminución para el banco y un aumento en la cuenta de efectivo de la empresa. Un crédito es un aumento para el banco y una disminución para la cuenta de caja de la empresa. Es importante tener en cuenta esta diferencia al leer el estado de cuenta que proviene del banco.
Ejemplos de conciliación bancaria
EJEMPLO 1: El Paz de Oasis, un centro de spa ubicado en las montañas en Bariloche, es una pequeña empresa que atiende a los ejecutivos ricos pero muy estresados que viven en la ciudad de Buenos Aires. A la propietaria, una ex ejecutiva que sufrió un infarto a los 32 años y se vio obligada a reevaluar las prioridades de su vida, le gusta mantener sus propios libros en muy buen orden. Fue directora financiera de una importante empresa de cosméticos en su vida anterior. Al ser una emprendedora experta en tecnología, tiene su cuenta bancaria conectada a su sistema de contabilidad electrónica y concilia su información bancaria con la cuenta de efectivo al menos una vez a la semana. Su conciliación bancaria más reciente se ve así:
| Saldo bancario: | $ 17,465 | Saldo de caja registradora: | $11,624.96 |
TRANSACCIONES EN TRÁNSITO
Depósitos en tránsito:
- Depósito realizado esta mañana por los recibos de efectivo de ayer $8,000
Cheques pendientes:
- Cheque # 1005 $500.00
- Cheque # 1058 $865.00
- Cheque # 1065 $12,000
Depósitos Automáticos: 6 clientes con suscripción mensual pagada por depósito automático: $2,160
Retiros Automáticos:
- Suscripción a Muscle Gym: $39.99
- Revista Spa: $ 36.97
- Membresías mensuales en Frutas Orgánicas S.A: $1,518
- Cuota anual de caja de seguridad: $90.00
RECONCILIACIÓN:
| Saldo bancario: | $ 17,465 | Saldo de caja registradora: | $11,624.96 |
| + $8,000 | +$2,160 | ||
| – $500 | -$39.99 | ||
| – $865 | -$36.97 | ||
| – $12,000 | -$1,518 | ||
| -$90.00 | |||
| Sustraer | ($5,365) | Agregar | $475.04 |
| Saldo bancario posterior a la recepción: | $12,100 | Saldo de la caja registradora posterior a la recepción: | $12,100 |
Ahora el propietario hará los asientos de contabilidad correspondientes para registrar el depósito automático y los cargos realizados en la cuenta de efectivo, lo que pondrá al día el saldo de la caja registradora.
EJEMPLO 2: Privilege Automóviles es una gran corporación con un equipo de finanzas y contabilidad de 2026 empleados. El efectivo y los equivalentes de efectivo en el balance del año pasado fueron de $48,587,000. Todos los días, los equipos de contabilidad realizan conciliaciones bancarias en sus muchas cuentas bancarias en un intento por mantener el control sobre el efectivo del gigante. Hay cientos de transacciones. Si se hiciera mensualmente, sería inmanejable. Cada desviación tiene que ser confirmada con el personal apropiado en un proceso burocrático que enorgullecería a una agencia gubernamental. Este proceso está diseñado para prevenir el fraude. Las conciliaciones se realizan diariamente para el día anterior.
| Saldo bancario: | $ 949,999,500.00 | Saldo de caja registradora: | $718,830,600.00 |
Depósitos pendientes: Hay 6 depósitos pendientes por un total de $80,000,000 que reflejan ventas a concesionarios de automóviles en la región.
Cheques pendientes: Hay 85 cheques pendientes. Siete fueron cortados ayer y el resto estaban allí antes. Cuatro de ellos tienen más de 90 días y necesitan ser investigados, cancelados y probablemente recortados.
- Los siete cheques suman un total de $ 75,000,000.00
- Los otros 78 cheques suman un total de $235,000,000.
- Los cuatro cheques de más de 90 días son por $10,000,000.
Depósitos automáticos:
- Los intereses pagados a Privilege Automóviles por el banco se registraron en $ 1,350,000
- La tarifa de impresión de cheques se cobró en $ 600
Retiros Automáticos:
- NSF – Un cheque de uno de los distribuidores rebotó. Fue por $180,000.
Se descubrió un error para el cheque #365187. Los libros de la compañía dicen $1,400.00. El banco pagó $1,900. Debe investigar.
| Saldo bancario: | $ 949,999,500.00 | Saldo de caja registradora: | $718,830,600.00 |
| +80,000,000 | +1,350,000 | ||
| -310,000,000 | -600 | ||
| +500 | -$180,000 | ||
| Menos | -$229,999,500 | Agregar | $1,169,400 |
| Saldo final: | $720,000,000.00 | Saldo final: | $720,000,000.00 |
Los temas pendientes son:
- Cheques n.° 355126, 354758 y 353189. Cada uno es por $3,000,000 y está a nombre de CBRE Córdoba para el alquiler mensual del espacio de oficina. La razón por la que no se han cobrado es que el gerente de la oficina responsable de pagar el alquiler se ha quedado con los cheques mientras negocia mejores términos para el contrato de alquiler. Ella quiere que la empresa proporcione ciertas mejoras en el alquiler que se prometieron cuando se firmó el contrato de arrendamiento por primera vez y le gustaría que se recalcularan los términos a favor de Privilege Automóviles dada la situación económica actual en el espacio de bienes raíces comerciales. Ella ha estado esperando que un ejecutivo de CBRE regrese de vacaciones. Después de discutir la situación con el departamento de contabilidad, el equipo decidió cancelar los cheques y emitir otros nuevos después de que ella renegociara los términos.
- El cuarto cheque pendiente es por una bonificación pagada al vendedor con mejor desempeño el último trimestre. El cheque es por $1,000,000. Desafortunadamente, murió en un extraño accidente de navegación mientras entretenía a un cliente y no dejó herederos. La empresa tiene que averiguar quién está administrando su patrimonio, cancelar el cheque y enviar el nuevo al patrimonio. Esto se encargará al ex gerente del difunto.
- La tarifa de impresión de cheques no se procesó a través de los canales adecuados. El empleado de C/P debe crear una orden de compra solicitando los cheques y presentar toda la documentación adecuada que explique la emergencia que justificó realizar el pago sin autorización.
- El gerente de ventas del cliente con NSF y el A/R Clerk deben ser notificados de la situación y se les debe pedir que la rectifiquen. Se debe hacer un asiento de diario que coloque esta cuenta nuevamente en la lista de cuentas por cobrar.
- El contador senior debe consultar con el banco sobre el cheque #365187.
- El contador senior debe publicar el asiento de diario por el interés pagado por el banco.
Resumen de la lección
Una conciliación bancaria es el acto de equilibrar el registro de cheques de una empresa, la cuenta de efectivo, con su cuenta bancaria. Existen diferencias entre el saldo del banco y el saldo de la cuenta de caja de la empresa. Estas diferencias a menudo provienen de una variedad de transacciones que están en curso y aún no se han liquidado. Los cheques y retiros que están registrados en los libros de la empresa pero que no han sido procesados por el banco se denominan débitos pendientes. Los depósitos que se han registrado en los registros de la empresa pero que aún no aparecen en los registros del banco se denominan créditos pendientes. Los débitos y créditos para el banco tienen el significado opuesto al que tienen para la cuenta bancaria de la empresa. Un débito es una disminución para el banco y un aumento en la cuenta bancaria de la empresa. Un crédito es un aumento para el banco y una disminución para la cuenta de caja de la empresa. Es importante tener en cuenta esta diferencia al leer el estado de cuenta que proviene del banco.
Para realizar la conciliación bancaria se necesitan dos documentos básicos: La caja registradora de la empresa y el extracto bancario del banco. El extracto bancario le permite saber cuál era el saldo bancario al comienzo del mes, los depósitos que el banco tiene registrados para la cuenta y los retiros realizados de la cuenta. El registro de cheques mostrará todos los depósitos y retiros realizados por la empresa durante un período de tiempo determinado, independientemente de si ya se ha liquidado el banco o no. Con estos dos documentos a la mano, se puede realizar la conciliación bancaria. Una vez que se lleva a cabo la conciliación y se resuelven todos los problemas, incluidos los asientos de diario que deben realizarse, el proceso se completa hasta el próximo período a conciliar.