Conciliación de Libro mayor auxiliar y Libro mayor general para inventario

¿Qué son el Libro mayor auxiliar y el Libro mayor general para el inventario?

El inventario es un activo corriente que representa el costo de todos los artículos mantenidos por el inventario para la venta o para la fabricación de los productos que se venderán. Las entidades que venden bienes mantienen al menos una cuenta de inventario en sus libros mayores y, a menudo, más de una para diferentes clases de inventario. En estas cuentas del libro mayor, las compras de inventario, las ventas, las cancelaciones y otros movimientos se registran en detalle o como totales diarios, semanales o mensuales.

Además, se mantiene un sub-libro mayor de inventario. El sub-libro mayor es un libro de apoyo en el que se registran los detalles de las transacciones a nivel de artículo de inventario individual.

Una panadería, por ejemplo, mantendrá cuentas de inventario en el libro mayor de ingredientes o materias primas, productos en proceso y productos terminados. En su sub-libro mayor de inventario, mantendrá cuentas separadas para harina, levadura, azúcar, pan en proceso, tortas en proceso y para productos terminados como pan blanco, pan integral, pastel de chocolate y galletas de mantequilla de maní.

Conciliación del libro mayor secundario de inventario con el libro mayor

En teoría, si totaliza los saldos de todas las cuentas de inventario individuales en el libro mayor auxiliar al final de un período, este total debe coincidir con el saldo final de la cuenta de inventario en el libro mayor general. Si este no es el caso, y por lo general no lo es, se debe realizar una conciliación del sub-libro mayor de inventario con el libro mayor. La conciliación del sub-libro mayor de inventario con el libro mayor es el proceso de comparar los dos libros mayores para identificar las diferencias y los ajustes necesarios.

Estas diferencias pueden deberse a errores administrativos simples, por ejemplo, una transacción de compra se puede ingresar en el libro mayor general por un monto y en el libro auxiliar secundario para otro. En tales circunstancias, el error debe corregirse en el libro mayor en el que se cometió. Sin embargo, el uso de sistemas de contabilidad electrónicos integrados ha minimizado los errores administrativos. En tales sistemas, las razones más comunes para las diferencias entre el libro mayor y los libros secundarios son:

• Diarios registrados en las cuentas del libro mayor que no se registraron en el sub-libro mayor. Piense, por ejemplo, en el diario para ajustar el valor en libros del inventario al menor costo o mercado.
• Problemas de corte como el inventario recibido pero aún no facturado por el proveedor o el inventario enviado pero aún no facturado al cliente.
• Transacciones retroactivas a períodos anteriores. Estos suelen aparecer en el libro mayor auxiliar y en el libro mayor general en períodos diferentes.

El proceso de reconciliación

El proceso de conciliación de inventario seguirá estos pasos:

• Compare los saldos iniciales de la cuenta del libro mayor y la lista del sub-libro mayor con el estado de conciliación del período anterior. Identifica e investiga las diferencias.
• Compare las transacciones registradas en el período actual en el libro mayor con las registradas en el sub-libro mayor. La mayoría de las entidades harán esto electrónicamente utilizando funciones de Excel debido al gran volumen de transacciones involucradas.
• Investigar las diferencias y clasificarlas. Las diferencias deben clasificarse como elementos para los que se debe procesar un ajuste en el libro mayor auxiliar o en el libro mayor, o como elementos de conciliación válidos.
• Prepare una declaración de reconciliación.
• Procesar los asientos de ajuste en el libro mayor y / o sub-libro mayor.
• Compare los saldos ajustados. Deberían estar de acuerdo ahora.

La declaración de conciliación y las entradas de ajuste

La declaración de conciliación es un informe preparado como parte del proceso de conciliación para resumir las diferencias identificadas. Luego los clasificará y mostrará un eventual acuerdo entre el libro mayor y los sub-libros mayores. Veamos un ejemplo:

Declaración de conciliación de inventario el 30 de septiembre de 2020.

Ahora se deben registrar dos asientos de ajuste en el libro mayor. Se verá así:

Si la empresa preparara un balance general el 30 de septiembre de 2020, el inventario se presentará a un valor de $ 1,275,000 + $ 140,000 + $ 35,000 = $ 1,450,000. El total del libro mayor adicional seguirá siendo de $ 1,600,000, pero esta discrepancia no nos preocupa porque sabemos que existen razones válidas para ello.

Resumen de la lección

El inventario es un activo corriente que representa el costo de todos los artículos mantenidos por el inventario para la venta o para la fabricación de los productos que se venderán. Las entidades que venden bienes mantienen al menos una cuenta de inventario en sus libros mayores, así como también en los sub-libros de inventario que son libros de apoyo donde se registran los detalles de las transacciones en el nivel de artículos de inventario individuales. Cuando el total de todas las cuentas de artículos de inventario en el libro mayor auxiliar no coincide con el saldo de la cuenta de inventario del libro mayor, se debe realizar una conciliación del libro mayor secundario con el libro mayor general .

El proceso de conciliación de inventario implicó comparar los asientos en el libro mayor general con los del libro mayor auxiliar, identificar y clasificar las diferencias y procesar los asientos de ajuste. La declaración de conciliación es un informe preparado como parte del proceso de conciliación para resumir las diferencias identificadas, clasificarlas y mostrar un eventual acuerdo entre el libro mayor y los sublibros.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador