Cuentas por cobrar comerciales
Imaginemos que, después de años de soñar y planificar, ha decidido dejar su trabajo diario y finalmente abrir su propio negocio de diseño gráfico. Si bien algunos de los trabajos serán de naturaleza más pequeña, su objetivo es grande. Espera, al final de su primer año, cobrar cientos, si no miles, por algunos proyectos más grandes. Si bien está entusiasmado con esta perspectiva, también se está rascando la cabeza sobre cómo realizar un seguimiento del dinero que le deben los clientes que compran sus servicios más caros a crédito.
En este escenario, su empresa está generando cuentas por cobrar comerciales. Las cuentas por cobrar comerciales representan montos adeudados a una empresa por sus clientes por bienes o servicios comprados a crédito. Para realizar un seguimiento de estas cuentas por cobrar, se utilizan dos libros principales: las cuentas por cobrar comerciales o cuentas por cobrar, el libro mayor auxiliar y el libro mayor general. El libro mayor auxiliar de cuentas por cobrar es un registro de las ventas a crédito de una empresa y sus recibos de efectivo relacionados. Este libro mayor auxiliar clasifica las ventas a crédito y los cobros por cliente. El libro mayor muestra los principales saldos compuestos de una entidad. En este ejemplo, específicamente, el libro mayor muestra el total combinado de los saldos finales de los clientes individuales.
Dado que ambos libros mayores tienen el mismo propósito final de representar el saldo de las cuentas por cobrar para el período, usted pensaría que el saldo de las cuentas por cobrar demostrado en ambos libros se correspondería. Sin embargo, este no es siempre el caso. Por este motivo, se realizan conciliaciones.
Conciliar los libros mayores
Hay varios elementos que pueden provocar una discrepancia entre el libro mayor subsidiario y el libro mayor general. Exploremos algunos de los elementos de conciliación típicos.
| Artículo de conciliación | Descripción | Tratamiento |
|---|---|---|
| Omisión | No se ha registrado una transacción de compra o pago en el libro mayor auxiliar o en el libro mayor general. | Inserte la transacción en el libro de contabilidad correspondiente. |
| Duplicación | Una transacción se ha registrado dos veces en el libro mayor auxiliar o en el libro mayor general. | Elimina el error del libro mayor que contiene la duplicación. |
| Error de entrada | Una transacción se registró incorrectamente en el libro mayor auxiliar o en el libro mayor general, generalmente debido a la transposición. | Ajuste el libro mayor con el error. |
| Error de cuenta | Se registró una transacción en la cuenta del libro mayor incorrecta. | Ajuste el libro mayor para invertir la entrada anterior e incluir la entrada correcta. |
Ejemplo
Volvamos a su negocio de diseño gráfico. Su libro mayor subsidiario para el mes de mayo aparece de la siguiente manera:
La Importancia de las Cuentas por Pagar
| Cuenta: QR Shoes | ||||
| Fecha | Informe detallado | Débito | Crédito | Equilibrar |
| Mayo 1 | Saldo de apertura | $ 1,500 | ||
| 5 de Mayo | Diario de ventas | $ 250 | $ 1,750 | |
| 21 de mayo | Diario de recibos de efectivo | $ 750 | $ 1,000 | |
| 25 de mayo | Diario de recibos de efectivo | $ 520 | $ 480 | |
| Cuenta: AB Computers | ||||
| Fecha | Informe detallado | Débito | Crédito | Equilibrar |
| Mayo 1 | Saldo de apertura | $ 420 | ||
| Mayo 7 | Diario de recibos de efectivo | $ 70 | $ 350 | |
| Mayo 7 | Diario de recibos de efectivo | $ 70 | $ 280 | |
| Balance final | $ 760 |
Las cuentas por cobrar según el libro mayor totalizaron $ 1,750. Después de revisar los libros mayores y la documentación de respaldo, se anotaron los siguientes elementos de conciliación:
- El recibo de efectivo del 25 de mayo de QR Shoes se incorporó incorrectamente al libro mayor auxiliar como $ 520 en lugar de la cifra correcta de $ 250.
- El recibo de efectivo del 7 de mayo de AB Computers se ingresó por error en el libro mayor auxiliar dos veces.
- No se ingresó un nuevo cliente, MN Optometry, en el libro mayor auxiliar. Compraron un logotipo y un diseño de folleto a crédito por $ 400. La transacción se contabilizó correctamente en el libro mayor.
- Un pago de $ 250 que hizo a un proveedor el 18 de mayo se cargó en el libro mayor a cuentas por cobrar en lugar de cuentas por pagar.
Teniendo en cuenta estos elementos, prepararemos nuestra conciliación.
| Articulo | Cantidad | Explicación |
|---|---|---|
| Saldo no ajustado de cuentas por cobrar según el libro mayor auxiliar | $ 760 | Empezamos por el saldo no ajustado. |
| Agregar: error de transposición | 270 | Se dedujeron $ 520 del libro mayor subsidiario el 25 de mayo en lugar de la cantidad correcta de $ 250. El error neto de $ 270 se vuelve a agregar ya que el cliente aún debe esta cantidad. |
| Agregar: error de duplicación | 70 | El error de duplicación del 7 de mayo se vuelve a agregar ya que este duplicado no representa una entrada de efectivo real. |
| Agregar: error de omisión | 400 | Se agrega la cuenta por cobrar de MN Optometry que no se registró correctamente en el libro mayor auxiliar. |
| Saldo ajustado de cuentas por cobrar | $ 1,500 | Llegamos al saldo ajustado. |
| Saldo no ajustado de cuentas por cobrar según el libro mayor | $ 1,750 | Empezamos por el saldo no ajustado. |
| Deducir: Error de cuenta | (250) | Los $ 250 pagados por su empresa a un proveedor el 18 de mayo se deducen de las cuentas por cobrar, ya que el error original debitó las cuentas por cobrar en lugar de las cuentas por pagar. |
| Saldo ajustado de cuentas por cobrar | $ 1,500 | Llegamos al saldo ajustado. |
Vemos que los dos saldos ajustados coinciden y la conciliación está completa.
Resumen de la lección
Cuando las empresas venden bienes y servicios a crédito, se crean cuentas por cobrar comerciales . Las cuentas por cobrar comerciales se registran en su propio libro auxiliar de cuentas por cobrar . Este libro mayor auxiliar rastrea clientes individuales, ventas y recibos de efectivo. El libro mayor, en lugar de mostrar los detalles de las ventas y cobros a crédito, demuestra el saldo total de las cuentas por cobrar para el período. Idealmente, el saldo de las cuentas por cobrar en el libro mayor subsidiario y el libro mayor general siempre coincidiría. Sin embargo, debido a varios factores, estas cifras a veces varían. Por esta razón, se preparan conciliaciones que demuestran estos elementos conciliatorios y ayudan a la administración a realizar las correcciones necesarias. Algunos elementos de conciliación comunes incluyen omisiones, duplicaciones, errores de entrada y errores de cuenta. Si una conciliación se construye correctamente, los saldos ajustados para el libro mayor auxiliar y el libro mayor general coincidirán.
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