Conciliación del libro mayor: política, proceso y ejemplos

El libro mayor

En contabilidad, una cuenta registra cada aumento y disminución transaccional del saldo de esa cuenta. Por ejemplo, la cuenta de cuentas por pagar contiene todas las transacciones que aumentan o disminuyen las cuentas por pagar. El libro mayor es el registro de todas las cuentas utilizadas por la empresa. Es el principal registro contable de la empresa, que contiene y registra todas las transacciones contables. El libro mayor también se conoce comúnmente como el libro mayor, o de manera más informal, los ‘libros’ de la empresa.

Control interno

La conciliación del libro mayor es un procedimiento de control interno que ayuda a garantizar que los saldos de las cuentas en el libro mayor sean materialmente correctos. Este proceso debe llevarse a cabo de manera oportuna y consistente a la misma hora cada mes para una eficiencia óptima. Como parte del sistema de control interno de una empresa, debe haber una política escrita de conciliación del libro mayor para garantizar que este proceso se realice mensualmente para todas las cuentas del balance general de la empresa.

Libros mayores subsidiarios

Una forma común de conciliación del libro mayor se produce cuando un libro auxiliar se concilia con el saldo del libro mayor. Un libro mayor auxiliar contiene información detallada sobre una cuenta específica. Dos de los libros mayores subsidiarios más comunes son los libros mayores de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. El libro mayor de cuentas por cobrar almacena datos contables para cada cliente individual. El libro mayor de cuentas por pagar contiene datos para cada proveedor.

Las distintas empresas utilizan varios tipos de libros de contabilidad. Un ejemplo es una empresa en una industria intensiva en capital que utilizará un libro de contabilidad auxiliar de equipos para registrar la extensa lista de equipos que posee. El proceso de conciliación del libro mayor requiere parcialmente que el saldo de la cuenta subsidiaria esté de acuerdo con el saldo correspondiente en el libro mayor. Cualquier discrepancia debe investigarse.

Cuentas sin libros auxiliares

A veces, las cuentas del libro mayor no tendrán un libro auxiliar con el que conciliar. La cuenta de efectivo es el mejor ejemplo de esto. En este caso, el saldo de caja en el libro mayor se conciliará con el extracto bancario mensual. Este proceso se está volviendo cada vez más automatizado, por lo que las conciliaciones bancarias no se discutirán aquí. Ocasionalmente, los saldos de las cuentas del libro mayor deben conciliarse con un estado de cuenta externo. Por ejemplo, una cuenta de depósito de alquiler del libro mayor debe conciliarse con el extracto bancario para contabilizar cualquier interés que haya estado acumulando el depósito.

Proceso de conciliación del libro mayor

Las siguientes pautas son un ejemplo común de cómo se realiza una conciliación del libro mayor.

• Comprenda las políticas contables de la cuenta que está a punto de analizar. Saber qué transacciones pertenecen a la cuenta será de gran ayuda a medida que avanza. Por ejemplo, si está conciliando las cuentas de depreciación acumuladas, deberá comprender las políticas de depreciación de la empresa.
• Reúna la documentación de respaldo de la cuenta. Si está conciliando la cuenta bancaria con el libro mayor, necesitará elementos como el extracto bancario, cheques cancelados y otra documentación de respaldo. Si está conciliando cuentas por cobrar, necesitará el libro mayor de cuentas por cobrar.
• Revise la cuenta. ¿Se registran correctamente las transacciones en la cuenta de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados y la política de la empresa? ¿Hay transacciones inusuales que ve, ya sea por el monto de la transacción o por la naturaleza de la transacción? Por ejemplo, un gran retiro de efectivo registrado en la cuenta de caja chica debe investigarse de inmediato.
• Asegúrese de que el saldo del libro mayor esté de acuerdo con la documentación de respaldo. Investigue cualquier discrepancia y procese los asientos de diario necesarios para asegurarse de que los dos estén en equilibrio.
• Documente su trabajo y obtenga la aprobación necesaria. La documentación no solo demuestra el cumplimiento de la política y el procedimiento de control interno, sino que proporciona una hoja de ruta para el trabajo en los meses siguientes.

Ejemplos

Debe realizar una conciliación del libro mayor auxiliar de cuentas por cobrar con el libro mayor general al final del mes. Después de obtener los documentos requeridos y revisarlos, no nota ningún elemento inusual. Luego, concilie el total del libro mayor subsidiario con el saldo del libro mayor:

Después de investigar, descubre que se realizaron dos asientos de diario directamente en la cuenta del libro mayor. La primera entrada del diario es:

Un envío de destino FOB solo se puede registrar cuando la mercancía se entregó al cliente. En este caso, se realizó un envío por camión a un cliente que se encontraba en varios estados. El envío no pudo haber llegado a tiempo, por lo que parece ser un ajuste válido.

La segunda entrada es:

Usted sabe que los gastos de viaje y entretenimiento se pagan con un cheque de la empresa. Entonces, alerta al responsable de las conciliaciones bancarias (esta será una entrada de ajuste para él) y propone la siguiente entrada de corrección:

Su conciliación final de cuentas por cobrar será:

Una vez realizado el asiento de diario de corrección, las cuentas por cobrar ahora se encuentran en su saldo adecuado. Se deben realizar conciliaciones para todas las cuentas del balance y cuentas seleccionadas del estado de resultados según sea necesario al final del mes.

Resumen

El proceso de conciliación del libro mayor es un control interno crítico. Cada cuenta del balance general del libro mayor debe conciliarse con los detalles de respaldo al final de cada mes. Este detalle de respaldo puede ser un libro mayor subsidiario u otra documentación, como un extracto bancario. La conciliación debe documentarse y aprobarse.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador