Conciliación en contabilidad: definición y ejemplos

¿Qué es la reconciliación?

JoAnn es contadora senior de tiendas Big Box. Una de sus tareas mensuales es hacer la conciliación , un proceso contable que utiliza dos conjuntos de registros para garantizar que las cifras informadas sean correctas y estén de acuerdo.

La reconciliación es importante para asegurar la integridad de los estados financieros. Los inversores y los inversores potenciales confían en esos estados financieros para tomar decisiones importantes sobre su dinero. JoAnn también sabe que la reconciliación es un sistema de alerta temprana que alerta a la gerencia si hay algún fraude o malversación de fondos.

Tipos de reconciliación

La reconciliación se convirtió en un requisito bajo la Ley Sarbanes-Oxley de 2002. Los principios contables generalmente aceptados (GAAP) consideran dos formas principales:

1. La contabilidad por partida doble es el sistema de débitos y créditos con el que están familiarizados todos los estudiantes de contabilidad. Cada transacción comercial en Big Box se registra con una entrada de débito y crédito. Cuando un cliente compra mercadería, la cuenta de efectivo se incrementa con un débito y la cuenta de inventario se reduce con un crédito. La suma siempre será igual a cero.

   El ejercicio del balance de prueba concilia los débitos y créditos que deben igualar al final. JoAnn sabe que hacer el balance de prueba periódicamente es una forma de verificar errores y omisiones cuando se ingresan datos en el sistema de contabilidad.

2. La conversión de cuenta se produce cuando los documentos de origen, como los cheques cancelados, los recibos y las facturas de proveedores, se comparan con los asientos de diario correspondientes en el libro mayor.

La reconciliación es un proceso necesario

Conciliar la cuenta de efectivo

JoAnn siempre comienza el proceso de conciliación con la cuenta de efectivo. ¡Es el más importante, ya que cualquier actividad fraudulenta aparecerá primero en la cuenta de efectivo! También detectará cualquier error cometido por el banco, y JoAnn ha detectado algunos de ellos.

El primer paso es obtener el estado de cuenta mensual del banco y compararlo con el saldo de caja en los registros contables. Nunca se ponen de acuerdo porque las cantidades se calculan en días diferentes, pero la diferencia debe ser algo que se pueda explicar.

Big Box ha emitido algunos cheques y ha realizado algunos depósitos nocturnos desde que se emitió el extracto bancario. Cuando el extracto bancario se ajusta para esos, generalmente se tiene en cuenta la mayor parte de la diferencia.

El resto generalmente proviene de tarifas bancarias y elementos inusuales como cheques de clientes que se devuelven por fondos insuficientes. JoAnn realiza entradas en el diario para reflejar los cargos mensuales por servicio y se asegura de que los cheques sin fondos se hayan ingresado correctamente en el sistema de contabilidad.

Un día, JoAnn pasó por el proceso y no pudo dar cuenta de una diferencia de $ 1,000. Cuando fue al registro de cheques, encontró un cheque perdido. El personal de seguridad de Big Box lo sacó de allí y encontró al empleado culpable que lo robó y le hizo un cheque de $ 1,000. El empleado fue despedido y Big Box le dio a JoAnn un gran certificado de regalo por enterarse del robo.

Otras cuentas importantes para conciliar

Otra gran cuenta para conciliar para un minorista es el inventario. Incluso si se utiliza un sistema perpetuo, es importante realizar un recuento de inventario físico al menos una vez al año para verificar que las cantidades de inventario en los libros estén de hecho en el almacén. La escasez puede significar el robo de empleados o la recepción de pedidos cortos de los proveedores.

• Las cuentas por cobrar se pueden conciliar comparando los registros de pago de las cuentas individuales con el total para verificar si hay entradas erróneas. También se pueden enviar cartas de verificación a los clientes para confirmar los saldos.
• Las cuentas por pagar se pueden conciliar comparando las facturas y los documentos preparados cuando se reciben los artículos con los montos en los registros contables.

Dependiendo de la empresa en particular, es posible que también sea necesario conciliar otras cuentas.

Procedimiento general

JoAnn tiene un procedimiento general a seguir. Sigamos cómo concilia las cuentas por pagar.

1. Compare el saldo del libro mayor con el saldo de las facturas de los proveedores.
2. Si los saldos no concuerdan, busque facturas que no aparezcan en los registros contables. JoAnn los corrige haciendo las entradas de diario adecuadas.
3. Busque elementos que aparezcan en los registros contables sin documentación de respaldo. Estas entradas misteriosas son preocupantes. A veces, los proveedores se olvidan de enviar las facturas o se pierden. JoAnn investigará la entrada para determinar si era legítima. Una llamada al proveedor obtendrá una copia duplicada de la factura.
4. Si aún existen diferencias, puede deberse a entradas incorrectas o transpuestas. Los montos de las facturas y los documentos de respaldo se pueden comparar con los asientos del diario para verificar su corrección. JoAnn a menudo encuentra errores de entrada de esta manera.

Este mismo proceso general se puede utilizar para conciliar muchas otras cuentas. Por suerte para JoAnn, hay programas de software disponibles que la organizarán y la guiarán sistemáticamente a través del proceso de reconciliación. JoAnn los está evaluando para Big Box ahora y espera que tengan uno pronto.

Resumen de la lección

La conciliación es un proceso contable que utiliza dos conjuntos de registros para garantizar que las cifras informadas sean correctas y estén de acuerdo. La reconciliación es importante para asegurar la integridad de los estados financieros.

Dos tipos de conciliación aprobados bajo GAAP (principios contables generalmente aceptados) son:

1. Contabilidad de partida doble : sistema de débitos y créditos que utilizan todas las empresas para preparar sus libros.
2. conversión de cuenta : donde los registros contables se comparan con los documentos originales.

La cuenta más importante a conciliar es el saldo de caja, ya que es una forma de detectar la presencia de fraude o malversación. Otras cuentas importantes para conciliar son los montos de inventario y las cuentas por cobrar y por pagar. Hay programas de software disponibles para guiar a las empresas en la aplicación de un proceso sistemático de conciliación.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador