Consideración de la audiencia en informes formales

Informes formales

¿Alguna vez ha leído un informe formal y ha pensado qué demonios acabo de leer y por qué? Los informes formales están diseñados para proporcionar información y hacer recomendaciones. Las organizaciones comerciales de todos los tamaños dependen de informes formales para tomar decisiones comerciales informadas. Escribir informes formales puede ser un poco abrumador, especialmente cuando hay mucha información que recopilar, organizar y comunicar.

La clave para informes productivos y efectivos es tener en cuenta la audiencia o las personas que utilizarán la información que está comunicando. Para lograr esta tarea, debe identificar la audiencia y evaluar las necesidades de la audiencia. Echemos un vistazo más de cerca a estas dos tareas y examinemos cómo pueden ayudarlo a redactar un informe eficaz.

Identificación de la audiencia

El primer paso implica hacer un par de preguntas esenciales:

• ¿Para quién escribes?
• ¿Quién usará esta información?

La identificación de la audiencia proporcionará información sobre cómo se debe formatear el informe. También le indicará la información clave que debe incluirse en el informe. Por ejemplo, imagine que está escribiendo un informe formal para B & B Restaurant Company. Si su audiencia es el director de tecnología de la información, no debe llenar su informe con información básica sobre la planificación de eventos. ¡Esa información es la más adecuada para el director de planificación de eventos! Y si estuviera escribiendo un informe para el director de planificación de eventos, no necesitaría incluir información detallada sobre la seguridad informática del restaurante. Por otro lado, el gerente de contabilidad, el presidente y los inversionistas potenciales pueden necesitar conocer toda esta información para tomar las decisiones más informadas.

Evaluación de las necesidades de la audiencia

La siguiente pregunta que debe hacerse es ¿para qué utilizará la audiencia el informe? Identificar y evaluar las necesidades de la audiencia le permitirá concentrarse en asegurarse de que esas necesidades específicas se aborden en el informe. También lo ayudará a comprender cuánta información se debe compartir, así como el foro en el que se compartirá la información. Esto es importante para determinar la profundidad de la información requerida y la necesidad de proteger los datos confidenciales.

Por ejemplo, imagine que B&B Restaurant tiene reuniones de liderazgo mensuales para discutir el desempeño financiero de la empresa. Este mes planean hablar sobre los gastos laborales, que han sido anormalmente altos para la ubicación de Houston, a pesar de que las ventas para la ubicación no han crecido y no justifican el aumento. Antes de la reunión, el departamento de contabilidad descubre que dos de los empleados han exagerado intencionalmente las propinas y las horas trabajadas. Mary, la gerente de contabilidad, quiere presentar esta información en la reunión mensual, pero debe determinar si todos los participantes de la reunión deben estar al tanto de todos los detalles.

Debido a que la cantidad de tiempo es limitada y la información detallada no es útil para todos los presentes, Mary decide utilizar la reunión para informar al equipo de liderazgo general de la discrepancia en ventas versus mano de obra y presentar un plan general para mitigar el problema. Luego, preparará un informe separado y más detallado para el gerente de los empleados que cometen el delito.

Resumen de la lección

Los informes formales están diseñados para proporcionar información y hacer recomendaciones a los responsables de la toma de decisiones en los negocios. Para producir un informe útil y eficaz, debe tener en cuenta la audiencia o las personas que utilizarán la información que está comunicando. Nadie quiere leer información inútil. Empiece por identificar a la audiencia, luego evalúe las necesidades de la audiencia para que pueda determinar el foro para el informe y las formas en que se utilizará la información del informe.