Contabilidad de Fondos: Definición e importancia

¿Qué es la contabilidad de fondos?

La contabilidad de fondos es un método de contabilidad utilizado por organizaciones sin fines de lucro. Se centra en la responsabilidad de una organización en el uso de los fondos recibidos, especialmente cuando los fondos tienen restricciones en su uso. Debido a que las organizaciones sin fines de lucro, como iglesias, gobiernos y organizaciones benéficas, no se centran en generar ganancias, deben dar cuenta de los fondos que reciben y cómo se utilizan esos fondos. Los conceptos básicos de la contabilidad de fondos se centran en la responsabilidad de la organización sin fines de lucro en el uso de los fondos recibidos para el propósito específico. Un fondo se define como un bloque de ingresos recibido por una organización sin fines de lucro para un propósito específico o general. Los ingresos pueden recibirse a través de donaciones, subvenciones o financiación gubernamental. Normalmente hay tres tipos de fondos en la contabilidad de fondos:

• Fondos restringidos: los fondos restringidos son fondos que la organización sin fines de lucro debe utilizar para un propósito específico. La organización sin fines de lucro tiene restringido el uso de estos fondos para cualquier propósito que no sea el indicado.
• Fondos no restringidos: una organización sin fines de lucro puede utilizar estos fondos de la manera que considere adecuada para beneficiar a la organización sin fines de lucro.
• Fondos temporalmente restringidos: Los fondos temporalmente restringidos son fondos recibidos a los que se les ha impuesto una restricción que en algún momento se convertirán en fondos no restringidos. Esta restricción temporal puede ser por un período de tiempo específico o una vez que se complete un objetivo específico.

Contabilidad de fondos versus contabilidad regular

Las prácticas de contabilidad de fondos son muy diferentes de la contabilidad habitual. Las prácticas contables tradicionales se centran en las ganancias y pérdidas de una empresa, mientras que la contabilidad de fondos se centra en la responsabilidad de la organización sin fines de lucro por asignar los fondos recibidos al área correcta.

Las organizaciones que utilizan la contabilidad de fondos generalmente no pagan impuestos porque tienen un estado de exención de impuestos. Una empresa con fines de lucro debe pagar impuestos sobre las ganancias que obtiene y, por lo tanto, requiere prácticas de contabilidad financiera. Estas prácticas se centran en los ingresos obtenidos frente a los gastos incurridos para determinar cuánto dinero obtuvo la empresa en ganancias o pérdidas. Una vez determinada la ganancia o pérdida, se pueden calcular los impuestos adeudados. Una de las mayores diferencias entre los dos métodos es que la contabilidad de fondos tiene diferentes fondos o depósitos a los que se debe asignar el dinero recibido. El proceso contable utilizado en la contabilidad de fondos sigue los fondos desde el depósito hasta que se gastan para verificar que se utilizaron para el propósito previsto, según el grupo de fondos en el que están incluidos.

Importancia de la contabilidad de fondos

La contabilidad de fondos es importante para responsabilizar a las organizaciones sin fines de lucro por el uso que hacen del dinero recibido de los donantes y los fondos gubernamentales. Las organizaciones sin fines de lucro a menudo reciben donaciones de donantes con requisitos específicos sobre cómo se utilizarán los fondos.

Por ejemplo, un miembro de la iglesia puede hacer una donación de $500,000 con la restricción de que los fondos deben invertirse para crecer, y el interés solo puede usarse para una beca anual para uno de los miembros de la parroquia. La contabilidad de fondos verificaría que estos fondos se mantengan por separado y que no se esté utilizando el monto principal de la donación. También verificaría que los intereses recibidos de este monto principal solo se utilicen para una beca para uno de los miembros de la parroquia. Las organizaciones sin fines de lucro que utilizan la contabilidad de fondos deben tener un contador de fondos para mantener los registros de la organización. El contador del fondo es responsable de verificar que cuando se utiliza el dinero proviene del depósito de fondos correcto.

Contabilidad de fondos para organizaciones sin fines de lucro

La contabilidad de fondos de las organizaciones sin fines de lucro es importante para que la organización pueda demostrar su responsabilidad por todo el dinero que recibe. Como se mencionó, algunos fondos recibidos no tendrán restricciones y la organización puede usar esos fondos para lo que desee, siempre que sea en beneficio de la organización sin fines de lucro. Otros fondos pueden tener restricciones y esos fondos deben usarse únicamente para fines que cumplan con las restricciones de la donación o el pago.

En ocasiones, las entidades gubernamentales utilizarán la contabilidad de fondos, especialmente entidades gubernamentales como un distrito de parques local. Estas entidades gubernamentales reciben su financiación de subvenciones gubernamentales, donaciones de individuos o empresas y eventos para recaudar fondos. Así como una organización sin fines de lucro puede tener restricciones sobre los fondos recibidos, también podría tenerlas una entidad gubernamental. Algunos fondos restringidos pueden ser sólo temporales y otros serán permanentes.

Un ejemplo de fondos con una restricción temporal sería una donación de un individuo con el requisito de que solo se puedan usar $2,000 del saldo principal para proporcionar una beca anual hasta que el monto principal alcance un saldo de $1,000,000. En ese momento, la escuela puede utilizar los fondos para cualquier propósito que considere conveniente. En este ejemplo, el contador del fondo debe asegurarse de que solo se utilicen $2 000 por año para becas hasta que el monto principal alcance un valor de $1 000 000.

Estrategias de contabilidad de fondos

Existen muchas estrategias diferentes que utilizan los contadores de fondos en la contabilidad de fondos. Estas estrategias son necesarias para que la organización sin fines de lucro funcione de la manera más eficiente posible.

• Consolidar fondos para programas: Mantener cuentas separadas para cada tipo de programa puede resultar muy confuso e ineficiente dependiendo del tamaño de la organización sin fines de lucro. Si bien los fondos restringidos deben usarse para propósitos específicos, no es necesario mantener los fondos en una cuenta o solución de inversión separada. Para fines de inversión, probablemente será más eficiente y beneficioso combinar diferentes fondos en una sola cuenta o inversión. Esto es aceptable siempre que la organización sea capaz de dar cuenta del crecimiento de los fondos y de sus usos. Esto a menudo se logra mediante un software de contabilidad, que realiza un seguimiento de cada grupo de fondos y garantiza que los aumentos de valor y los gastos se asignen a los fondos correctos.
• Cuentas de efectivo combinadas: Las cuentas de efectivo combinadas funcionan de manera similar a la consolidación de fondos para programas; sin embargo, este es el efectivo operativo disponible, a veces de múltiples fondos. La combinación de estas cuentas de efectivo puede brindarle a la organización la liquidez necesaria mientras utiliza software de contabilidad para garantizar que los fondos solo se utilicen para su propósito correcto. Si las organizaciones sin fines de lucro tuvieran que mantener una cuenta de efectivo para cada uno de sus fondos, perderían la oportunidad de hacer crecer estos activos.

Resumen de la lección

La contabilidad de fondos es un método de contabilidad utilizado por organizaciones sin fines de lucro. Se centra en la responsabilidad de una organización en el uso de los fondos recibidos, especialmente cuando los fondos tienen restricciones en su uso. Un fondo se define como un bloque de ingresos recibido por una organización sin fines de lucro para un propósito específico o general. Los ingresos pueden recibirse a través de donaciones, subvenciones o financiación gubernamental.

La contabilidad de fondos es bastante diferente de la contabilidad normal. Las prácticas contables tradicionales se centran en las pérdidas y ganancias de una empresa, mientras que la cuenta de fondos se centra en la responsabilidad de la organización sin fines de lucro por asignar los fondos recibidos al área o programa correcto. La contabilidad de fondos de las organizaciones sin fines de lucro es importante para que la organización pueda demostrar su responsabilidad por todo el dinero que recibe. Si bien estos fondos separados deben contabilizarse, la organización sin fines de lucro no necesita mantener cuentas separadas para cada fondo. Más bien, pueden utilizar software de contabilidad de fondos para contabilizar cada uno de los fondos mientras los mezclan.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador