Contabilidad de las compras de inventario

Publicado el 6 septiembre, 2020

Compras de inventario definidas

Siempre he querido abrir mi propio negocio. Me lo imagino mentalmente: el diseño de la tienda, el letrero de neón brillante que muestra la palabra “Abierto” y los clientes entrando. Sin embargo, sé que realmente no es tan fácil. Hay tantas cosas que deben hacerse para operar con éxito una empresa. Uno de ellos, y muy importante, es la contabilidad de las compras de inventario.

Las compras de inventario , en el sentido de una empresa de comercialización, se refieren a la compra de artículos que deben revenderse a los clientes.

Antes de grabar

Para mantener sus registros contables correctos, todas las compras realizadas en un período contable deben registrarse. Antes de que se puedan registrar las compras de inventario, se debe calcular el valor del inventario. Existe una forma bastante sencilla de calcular el costo total de la compra de inventario. Simplemente usa la siguiente fórmula:

precio de venta original – descuentos comerciales – descuentos de compra – devoluciones de compra y descuentos + costos de transporte + tarifas de propiedad y transferencia = costo de compra de inventario

Sé que es mucho para comprender a la vez, así que analicémoslo y analicemos cada parte de la ecuación.

El precio de venta original es fácil. Es el precio que está en la etiqueta de precio o en el catálogo. El precio de venta original es simplemente el precio base del artículo. Digamos que tengo una tienda de dulces y quiero pedir 40 libras de gusanos de goma de Willy’s Candy Direct. El precio de venta original por libra de los gusanos de goma es de $ 6,00, por lo que mi compra total de caramelos es de $ 240,00.

Un descuento comercial es la cantidad de descuento que otorga un fabricante a un revendedor sobre el precio de un artículo. A menudo, se otorgan descuentos comerciales a los clientes que realizan pedidos al por mayor. Por ejemplo, Willy’s Candy Direct ofrece un 20% de descuento para cualquier pedido de dulces de más de 25 libras. Como pedí 40 libras de gusanos de goma, obtengo el 20% de descuento. Y ese descuento totalizará $ 48,00.

Los descuentos de compra son diferentes a los descuentos comerciales. Son descuentos que dan los proveedores a los comerciantes por pagar las facturas a tiempo. ¿Recuerdas los gusanos de goma que acabo de pedir a Willy’s Candy Direct? Pedí los gusanos de goma a cuenta con los términos 3% neto 10. Lo que eso significa es que si pago el monto total de la factura dentro de los 10 días posteriores a la recepción de la factura, puedo deducir el 3% de la factura como descuento. Entonces, si la factura es de $ 192,00, entonces podría deducir $ 5,76 del total y pagar solo $ 186,24, siempre que pague la factura dentro del período de tiempo de 10 días.

Las devoluciones de compra y las bonificaciones son cualquier crédito que el vendedor pueda emitir a un comprador por bienes dañados o devueltos. Digamos que de las 40 libras de gusanos de goma que pedí, varios de los dulces se derritieron juntos. No puedo venderlos de esa manera, así que necesito devolverlos. Lo primero que hago es pesar los caramelos derretidos desde que los compré por libra. Necesito saber cuánto de los dulces hay que devolver. Ciertamente no quiero pagar por algo que no puedo vender. Como pagué $ 4.80 la libra después de mi descuento comercial, y hay 5 libras de dulces derretidos que deben devolverse, mi asignación de crédito es de $ 24.00. Esa cantidad se deduce de mi factura total antes de pagarla.

Ahora que hemos discutido todo lo que se deduce del precio de venta original de un artículo, hablemos de lo que se agrega en la ecuación. El costo de transporte es lo primero que se agrega. El costo de transporte es el costo de mover la mercancía de un lugar a otro. Cuando se trata de agregar los costos de transporte a la ecuación del inventario del costo de compra, es muy importante recordar que solo se agrega el costo de la mercancía que ingresa. El costo de salida de la mercadería se clasifica de manera diferente y no forma parte de la contabilidad de las compras de inventario.

Si me cuesta $ 8,10 llevar los gusanos de goma de Willy’s Candy Direct a mi tienda, entonces esa es la cantidad en dólares que debo agregar en la ecuación.

El último componente de la ecuación del costo de compra son las tarifas de propiedad y transferencia. Las tarifas de propiedad y transferencia son las tarifas asociadas con la transferencia de la propiedad de un activo de una empresa a otra. No todas las compras de inventario tendrán tarifas de propiedad y transferencia asociadas. Por ejemplo, cuando pedí los gusanos de goma de Willy’s Candy Direct, no pagué tarifas de propiedad o transferencia.

Sin embargo, si estuviera en una línea de negocio diferente, digamos un lote de autos usados, tendría que pagar tarifas de propiedad y transferencia. ¿Por qué? Porque el inventario que adquiriría serían autos usados. Cuando se compran los autos usados, debe haber una transferencia de título para transferir la propiedad, que requiere una tarifa de transferencia de título.

Ahora, pongámoslo todo junto y averigüemos el costo de comprar inventario para mi tienda de dulces.

Esto es lo que sé:

Compré 40 libras de gusanos de goma con un precio de venta original de $ 6,00 la libra.
Como ordené más de 25 libras de gusanos de goma, obtengo un descuento comercial del 20% en mi pedido, lo que da como resultado un descuento de $ 48,00.
Obtengo un descuento adicional de compra del 3% si pago la factura completa por la compra de dulces dentro de los 10 días. Esa cantidad de descuento es $ 5.76.
De las 40 libras de gusanos de goma que pedí, 5 libras no se pudieron vender, por lo que Willy’s Candy Direct me acreditó $ 24.00.
Los costos de transporte fueron de $ 8,10.
No pagué ninguna tarifa de propiedad ni de transferencia.

¿Recuerda la ecuación para calcular el costo de comprar inventario? Sus:

precio de venta original – descuentos comerciales – descuentos de compra – devoluciones de compra y bonificaciones + costos de transporte + tarifas de propiedad y transferencia

$ 240,00 – $ 48,00 – $ 5,76 – $ 24,00 + $ 8,10 = $ 170,34

Ahora sabemos que el costo de comprar gusanos de goma para el inventario es de $ 170,34.

Registro de compras de inventario

Ahora que se ha realizado el cálculo del costo de compra de inventario, ¿cómo se registra en los registros contables? Ésta es la parte fácil del proceso. Cualquier transacción ingresada en los registros contables debe tener un débito en al menos una cuenta y un crédito en al menos una cuenta.

Para esta transacción, las compras de la cuenta de activos se cargan. La cuenta de compras se usa solo para registrar el costo de compra de los artículos que están destinados a revenderse. Cuando la mercancía se compra a cuenta, entonces la cuenta de cuentas por pagar se acredita por el monto de la compra. Si la mercancía se paga al momento de la compra, se acredita la cuenta de efectivo.

La compra de gusanos de goma para mi tienda de golosinas se ingresaría en los registros contables con una entrada de diario que se ve así:

1 de noviembre:
Compras	– $ 170,34
Cuentas por pagar	+ $ 170.34

Resumen de la lección

Ciertamente, operar un negocio implica más de lo que parece. Una de las cosas más importantes que se deben hacer en las operaciones comerciales es registrar las compras de inventario realizadas durante cada período contable.

Las compras de inventario se refieren a la compra de artículos que están destinados a revenderse a los clientes. Antes de que estas compras puedan registrarse en los registros contables, se debe calcular el valor de las compras. La mejor forma de hacer esto es usar la ecuación:

El precio de venta original es el precio que figura en la etiqueta de precio o en el catálogo.
Un descuento comercial es la cantidad de descuento que otorga un fabricante a un revendedor sobre el precio de un artículo.
Los descuentos de compra son diferentes a los descuentos comerciales. Son descuentos que dan los proveedores a los comerciantes por pagar las facturas a tiempo.
Las devoluciones de compra y las bonificaciones son cualquier crédito que el vendedor pueda emitir a un comprador por bienes dañados o devueltos.
El costo de transporte es el costo de mover la mercancía de un lugar a otro.
Las tarifas de propiedad y transferencia son las tarifas asociadas con la transferencia de la propiedad de un activo de una empresa a otra.

Una vez que todos estos valores se sustituyen en la ecuación, se calcula el costo de las compras de inventario. Luego, ese valor se registra en los registros contables mediante un débito en al menos una cuenta y un crédito en al menos una cuenta.

La cuenta de compras , que se usa solo para registrar el costo de compra de los artículos que se pretenden revender, es la cuenta que se carga. Si la compra se realizó a cuenta, entonces la cuenta de cuentas por pagar es la que se acredita. Si la compra se realizó en efectivo, se acredita la cuenta de efectivo. Una vez que esta transacción se ha ingresado en los registros contables, entonces y solo entonces puede reflejarse en los estados financieros de la empresa.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya completado esta lección, podrá:

Definir compras de inventario
Describe las partes de la ecuación de compras de inventario.
Explicar los procedimientos de registro para compras de inventario.

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