Contratos de tiempo y material
Mientras nos preparamos para revisar dos metodologías comunes que los proveedores y los clientes usan al desarrollar contratos, establezcamos un ejemplo que podamos usar. BigRiver, un gran minorista en línea, está construyendo un nuevo centro de distribución. Builders ‘R Us, un contratista general comercial, está preparando un par de propuestas, una que utiliza el cálculo de costos de tiempo y materiales y la otra, un cálculo de costos de costo más tarifa fija. Como usamos esto como ejemplo, recuerde que estas dos propuestas son exactamente para el mismo proyecto.
Al preparar un contrato utilizando el costeo de tiempo y material , la unidad de facturación principal por tiempo se convierte en una hora de trabajo y los materiales se facturan al costo. Dado que Builders ‘R Us no obtendrá ninguna ganancia con los materiales, todos sus costos (administrativos, mano de obra directa y costos como el transporte de materiales) deben incluirse en sus tarifas por hora establecidas.
Tenga en cuenta que ‘tarifas por hora’ es plural. El hecho de que el tiempo sea la unidad de facturación principal no significa que solo haya una tarifa. Builders ‘R Us probablemente tendrá una tarifa de facturación para supervisores, gerentes, arquitectos y una para cada tipo de trabajador, como electricista, plomero, excavador, etc.
Entonces, con un contrato de tiempo y material, el proveedor, Builders ‘R Us, realiza un seguimiento del tiempo que dedican al proyecto y los materiales que compran. Luego, facturan a BigRiver según un cronograma establecido en el contrato, generalmente mensualmente o cuando se acumula una cierta cantidad de costos en dólares.
En algunos contratos de tiempo y material, el cliente y el proveedor acuerdan un máximo de no exceder (NTE). Esta es una cantidad de presupuesto general que el proveedor no puede exceder. Por ejemplo, si BigRiver pone un NTE de $ 80 millones en el contrato con Builders ‘R Us y Builders’ R Us cree que pueden completarlo por $ 70 millones, pueden tener el incentivo de aumentar sus tarifas un poco, o tomar un poco más tiempo en el proyecto para ganar los $ 10 millones adicionales. Afortunadamente, la mayoría de los proveedores se dan cuenta de que su reputación es su característica publicitaria más importante, por lo que generalmente esto no es una gran preocupación, pero siempre es una posibilidad a considerar.
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Contratos de costo más tarifa fija
Otra metodología común para calcular el costo de los proyectos se llama costo más tarifa fija (CPFF). Como su nombre indica, esta metodología implica que el cliente pague los costos del proyecto, además de una tarifa fija decidida durante las negociaciones del contrato. La tarifa fija es una cantidad en dólares, no un porcentaje, y generalmente no cambia, incluso si el proyecto termina costando más o menos de lo anticipado.
Los costos de un proyecto bajo un contrato CPFF incluyen el costo de los materiales y el costo de la mano de obra. Si bien el costo de los materiales es sencillo, el costo de la mano de obra puede ser más difícil de establecer. Junto con los costos laborales directos, Builders ‘R Us debe tener en cuenta los costos laborales indirectos, como la administración.
Comparando estas dos opciones
Cuando piense en utilizar CPFF frente al costeo de tiempo y materiales, probablemente pueda pensar por qué cada parte del contrato podría preferir cada opción. Hay costos y beneficios para cada tipo de contrato, por lo que la mejor opción solo depende de las prioridades y preferencias tanto del cliente como del proveedor. Hagamos una breve revisión de los tres factores más importantes al completar proyectos grandes (velocidad, calidad y costo) y cómo cada uno puede verse afectado por CPFF o por el costo de tiempo y materiales.
Si trabaja para Builders ‘R Us y tiene un contrato de tiempo y materiales, ¿es la velocidad su principal prioridad? Se le paga por cada hora que trabaja, por lo que si lo hace rápido, no gana nada extra. De hecho, si se demora más, ganará más (hasta el NTE, si corresponde). Pero, ¿qué pasa si está trabajando en un contrato CPFF? Usted está ganando esa tarifa fija sin importar cuánto tiempo le lleve hacer el proyecto, por lo que cuanto más rápido lo haga, más rentable será el proyecto.
Por supuesto, la velocidad suele afectar la calidad. Puede ser difícil hacer algo rápido y bueno, o al menos tan bueno como podría si se tomara su tiempo. Esta no es una regla, pero es una suposición segura. Entonces, si está trabajando en un proyecto de tiempo y materiales, sin preocuparse demasiado por cuánto tiempo lleva, entonces la calidad debería ser mayor, ¿verdad? Lo contrario podría ser cierto con un contrato CPFF. Si se incentiva a Builders ‘R Us a trabajar rápido, es posible que sacrifiquen la calidad.
Teoría del Costo Mínimo: Explicación, Principios y Aplicaciones
Finalmente, costo. Bajo un contrato de tiempo y materiales, Builders ‘R Us puede sentirse cómodo tomando su tiempo y haciendo un buen trabajo, ya que hacerlo aumentará el costo. BigRiver podría tener una preocupación con eso, por lo que podrían considerar un NTE. Eso es muy diferente a su posible contrato CPFF, donde ambas partes conocen el costo del proyecto tan pronto como acuerdan la tarifa fija.
Nuevamente, debido a que los clientes y los proveedores saben que su reputación es una apuesta, generalmente pueden acordar un equilibrio entre la velocidad, la calidad y el costo. Estas diferentes consideraciones basadas en la metodología de costos son incentivos teóricos. No dictan la forma en que se comportarán todos los proveedores y clientes.
Resumen de la lección
El tiempo y los materiales y el costo más la tarifa plana (CPFF) son metodologías comunes de cálculo de costos de proyectos que utilizan los clientes y los proveedores al negociar contratos. El tiempo y los materiales implica que el proveedor factura al cliente el costo de los materiales, así como una tarifa por hora para los diferentes tipos de mano de obra involucrados en el proyecto. CPFF es cuando el cliente paga el costo de los materiales y el tiempo, más una tarifa fija además de esos costos. Ninguno es «mejor» que el otro, pero existen costos y beneficios para cada uno.
Si bien CPFF puede alentar a los proveedores a trabajar más rápido, eso podría significar que se enfocan menos en la calidad. Por supuesto, lo contrario ocurre con un contrato de tiempo y materiales, cuando un proveedor sabe que se le pagará todo el tiempo que trabaje, por lo que tomar más tiempo y enfocarse en la calidad puede aumentar el costo para el cliente. Estas consideraciones pueden aumentar el costo de un contrato de tiempo y materiales, mientras que el CPFF es generalmente un costo fijo. Sin embargo, debido a que la reputación es un atributo tan importante para los proveedores, la mayoría trabaja muy bien con los clientes para encontrar el equilibrio adecuado entre velocidad, calidad y costo.
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