Controles internos en contabilidad gerencial

Controles internos

Después de escándalos como los de Enron y Tyco, todos hicieron la misma pregunta, quizás infame: “¿Cómo pudo haber sucedido esto?” Estas empresas tenían contadores y auditores, entonces, ¿cómo es posible que ocurriera un fraude? La respuesta se puede resumir en dos simples palabras: control interno.

Los controles internos pueden definirse ampliamente como todo lo que controla los riesgos de una empresa. Para lograr esto, existen algunos objetivos generales de los controles internos :

1. Proteger los activos: esto significa proteger los activos tangibles e intangibles de la empresa del uso indebido, el fraude y el robo.
2. Prevenir y detectar el fraude: esto puede mostrar cualquier discrepancia que pueda ser el resultado de un fraude. Ayuda a destacar las anomalías.
3. Registros financieros precisos: esto garantiza que todas las transacciones contables se registren de manera correcta y oportuna, y que se hayan informado todos los costos e ingresos.

Adquisitivo

Dado que los gastos en una empresa pueden afectar en gran medida las finanzas, es conveniente contar con controles internos sólidos.

Para salvaguardar el entorno de compras, debe tener un proceso sólido y una segregación de funciones. Para lograr esto, todas las compras deben ser aprobadas por un gerente. Además, alguien del departamento de Compras debe realizar el pedido y el gerente debe aprobar las facturas de pago. Finalmente, alguien de Cuentas por pagar debe ingresar la factura después de la aprobación del gerente.

Control de inventario

El inventario suele ser uno de los mayores gastos de una empresa. Por eso, es muy importante proteger su inventario. Puede realizar un seguimiento de su inventario manteniendo una lista de lo que hay exactamente en su inventario con un número de seguimiento para saber si falta algo. Para mantener su inventario seguro, use candados especializados, códigos de seguridad y acceso limitado al inventario. Además, es una buena idea auditar su inventario realizando periódicamente un recuento completo para asegurarse de que la lista sea correcta.

Recibos y desembolsos de efectivo

Como todos sabemos, el efectivo es muy importante y debe protegerse. Esto se puede lograr de varias maneras diferentes, incluidas las tareas de segregación, que requieren firmas dobles, revisión de firmantes autorizados y conciliación de cuentas bancarias. La separación de funciones puede incluir cosas como asegurarse de que la persona que firma el cheque esté separada de la persona que registra las transacciones. Además, la persona que tiene la custodia de los cheques en blanco debe estar separada tanto del firmante como del registrador. Las firmas dobles significan que los cheques que superen una determinada cantidad deben tener dos firmantes distintos. Revisión de firmantes autorizadosimplica limitar quién tiene la autoridad para firmar cheques y luego revisar esta limitación con frecuencia. Finalmente, tener una persona independiente que concilie las cuentas bancarias para que todas las transacciones puedan ser revisadas es la piedra angular de una conciliación sólida de cuentas bancarias .

Nómina de sueldos

Es muy importante salvaguardar la información de sus empleados y proteger los recursos financieros de la empresa. A continuación, se indican algunas cosas que se pueden hacer para proteger la información.

• Separe la propiedad de los datos, el mantenimiento de registros, la aprobación y la conciliación.
• Compare un período de nómina con otro, utilizando informes de variación de nómina.
• Haga que más de una persona revise y apruebe el desembolso de la nómina.
• Haga que tanto el empleado como el gerente aprueben las hojas de asistencia.
• Guarde los cheques en un lugar seguro.
• Eliminar inmediatamente a los empleados despedidos
• Fomentar los depósitos directos.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendimos sobre la importancia de los controles internos. Los controles internos ayudan a salvaguardar los activos de una empresa, prevenir y detectar el fraude y proporcionar estados financieros precisos. Si tiene controles internos sólidos en compras, inventario, efectivo y nómina, tiene muchas más posibilidades de éxito.