Conversión de estimaciones de tiempo optimistas, más probables y pesimistas

Los tres tipos de estimaciones

Rita ha sido gerente de proyectos durante muchos años, trabajando para diferentes empresas en una serie de industrias diferentes. Los tipos de proyectos y miembros del equipo han variado, pero Rita siempre ha sido precisa al establecer y cumplir los plazos. Esto se debe, en parte, a su uso de la estimación de 3 puntos , que utiliza un promedio ponderado de tres estimaciones diferentes basadas en tres resultados potenciales.

Dos de las estimaciones tienen una probabilidad similar de ocurrir pero representan resultados significativamente diferentes. La primera es una estimación optimista , que involucra el mejor de los casos. En este escenario, los diferentes factores que impactan en el cronograma han tenido un resultado positivo y el cronograma se ha acortado. La segunda es una estimación pesimista , que involucra el peor de los casos. En este escenario, todo lo que podría salir mal ha salido mal y la línea de tiempo se ha alargado. Ninguno de estos escenarios son los más probables de ocurrir pero, dado que podrían ocurrir, están incluidos.

La tercera estimación, conocida como la estimación más probable , o estimación más probable, es la que se le da más peso en la estimación de 3 puntos. Esta estimación intenta encontrar el término medio entre el mejor de los casos y el peor de los casos y asume que hubo resultados tanto positivos como negativos para los factores que impactan la línea de tiempo. Dado que estos resultados no se pueden predecir con total certeza, esta estimación tiene más peso en lugar de utilizarse exclusivamente.

Propósito de tres estimaciones

Para Rita, el propósito de usar tres estimaciones es porque es extremadamente beneficioso, lo que se hace evidente por su éxito. Sin embargo, hay beneficios tangibles que recibe que podrían estar disponibles para cualquiera que utilice estimaciones de 3 puntos. Estos incluyen un entendimiento común a través de la discusión y una mayor precisión.

1. Comprensión común

Al definir y utilizar tres estimaciones diferentes, existe un entendimiento común de lo que se representa. Si se utilizara una sola estimación, no estaría claro qué escenario representaba. Algunas personas pueden estar inclinadas a proporcionar la estimación más probable. Otros, que desconfían de no cumplir con una estimación determinada, podrían inclinarse a proporcionar una estimación pesimista. Los gerentes pueden presionar por estimaciones optimistas. El uso de tres estimaciones diferentes reconoce explícitamente los diferentes resultados e identifica los factores para cada uno. Esto permite que el equipo discuta los riesgos que se deben mitigar y las oportunidades que se pueden aprovechar.

2. Mayor precisión

El aumento de la precisión también es un beneficio. Dada la gran cantidad de resultados diferentes y la falta de certeza sobre qué resultado se producirá, es importante tener en cuenta más de ellos. Esto reduce la brecha potencial entre la estimación proporcionada y la cantidad real de tiempo necesaria para completar la tarea o proyecto. Esto no solo es beneficioso a corto plazo, sino también a largo plazo. La planificación y la previsión solo se pueden realizar si las estimaciones son fiables.

Cálculo de estimación de 3 puntos

Rita usa cada una de las estimaciones optimistas, pesimistas y más probables en su cálculo de estimación de 3 puntos. El cálculo no es solo un promedio de las tres estimaciones, sino más bien un promedio ponderado con el peso que se le da a la más probable. Específicamente, lo más probable se considera cuatro veces más probable que la estimación optimista o pesimista.

Esto da como resultado un cálculo que suma la estimación optimista (O), la estimación pesimista (P) y cuatro veces la estimación más probable (M) dividida por seis, o:

(O + P + 4M) / 6

Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo web, a Rita se le podría dar una estimación optimista de 3 días, una estimación pesimista de 20 días y una estimación más probable de 8 días. Esto daría como resultado una estimación de 3 puntos de aproximadamente 9 días:

(3 + 20 + 4 (8)) / 6 = 9.17

Un cálculo secundario conectado a una estimación de 3 puntos es la desviación estándar , que identifica la variación entre valores. Esto se determina tomando la diferencia entre las estimaciones optimistas y pesimistas divididas por seis o:

(P – O) / 6

Del ejemplo de Rita, la desviación estándar sería:

(20 – 3) / 6 = 2,83

La estimación de 3 puntos y la desviación estándar se pueden utilizar para asignar niveles de confianza a los rangos de resultados. Con base en una distribución normal o una curva de campana estándar, se puede dar un nivel de confianza del 68% de que la cantidad de tiempo real estará dentro de la estimación de 3 puntos más o menos la desviación estándar. Se puede dar un nivel de confianza del 95% para más o menos dos veces la desviación estándar y un nivel de confianza del 99,7% para tres veces la desviación estándar. Esto le da a Rita flexibilidad en sus estimaciones basadas en el nivel de confianza que necesita. Puede tener un 68% de confianza de que el proyecto se puede completar entre 6 y 12 días (9 ± 3), un 95% de confianza de que en 3 a 15 días (9 ± 2 (3)) y un 99,7% de confianza de 0 a 18 días. (9 ± 3 (3)).

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. Una estimación de 3 puntos utiliza un promedio ponderado de tres estimaciones diferentes basadas en tres resultados potenciales. Es el promedio ponderado de una estimación optimista , que involucra el mejor de los casos; una estimación pesimista , que involucra el peor de los casos; y una estimación más probable , que es el escenario más probable. El cálculo es la suma de la estimación optimista, la estimación pesimista y cuatro veces la estimación más probable dividida por seis. Conectado a la estimación de tres puntos hay un cálculo de la desviación estándar, que identifica la variación entre valores. Esto se puede utilizar con la estimación para establecer niveles de confianza para diferentes rangos de valores. El uso de este enfoque para la estimación conduce a una comprensión común de lo que representan las diversas estimaciones, al inicio de la discusión sobre qué causará los diferentes resultados y, en general, a una estimación más precisa.